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Kostenfaktor Geschäftsreisen: Mit diesen acht Tricks lässt sich bares Geld sparen

Der Geschäftsreise-Experte Comtravo stellt im Folgenden acht Tipps zum Sparen vor, um Kostenfallen zu meiden:

Geschäftsreisen

Klar formulierte unternehmensinterne Richtlinien beeinflussen den Reisemittel-Einkauf und somit direkte Ausgaben um bis zu 50 Prozent.

1. Reisen in der Wochenmitte: Können die Termine flexible gestaltet werden, sollten Reisetage vor und nach dem Wochenende und Feiertagen vermieden werden, da in diesen Zeiträumen auch viele Privatpersonen reisen, was die Preise automatisch nach oben treibt. Es empfiehlt sich, die Termine in der Wochenmitte zu planen, als günstigster Reisetag gilt der Dienstag.

2. Bei Online-Buchungen Cookies löschen: Bei der Online-Buchung sollte immer der „Inkognito Modus“ des Webbrowsers genutzt werden, um Preissteigerungen zu vermeiden. Anbieter beobachten über das Setzen von „Cookies“ nämlich das Buchungsverhalten und den Aufenthaltsort ihrer Kunden und können dementsprechend Preise erhöhen. Digitale Buchungslösungen vermeiden Preissteigerung durch eine programmatische Abfrage der verschiedenen Ländertarife.

3. Reiserichtlinien/Travel Policy einführen: Klar formulierte unternehmensinterne Richtlinien beeinflussen den Reisemittel-Einkauf und somit direkte Ausgaben um bis zu 50 Prozent. In den Richtlinien sollte verankert werden, welche Verkehrsmittel, Buchungsklasse, Hotelkategorien und Buchungswege erlaubt sind.

4. Die Gesamtkosten im Blick behalten: Anstatt ausschließlich die Ticketkosten der Geschäftsreise zu betrachten, sollten die „Total Cost of Trip“ optimiert werden. Dahinter steckt die Idee, nicht nur nach dem günstigsten Ticket zu suchen, sondern alle finanziellen Aspekte wie zum Beispiel Gehalts-, Taxi- und Nahverkehrskosten eines Trips zu beachten.

5. Transparenz über Ausgaben schaffen: Folgende Größen sollten hierzu beurteilt werden: Gesamtkosten, Anzahl der Reisen und Kosten und Umsatz pro Abteilung. Mithilfe des Reportings können Schwankungen verstanden werden, der Return on Investment lässt sich besser einschätzen und mittelfristig können so zukünftige Reisekosten optimiert werden.

6. Auf Firmenverträge zurückgreifen: Fast alle Fluggesellschaften bieten Firmenkunden ab einem bestimmten Reisevolumen Rahmenverträge an. Diese bieten ab einem festgelegten Jahresumsatz spezielle Konditionen an wie zum Beispiel günstigere Flugpreise oder flexibles Umbuchen.

7. Firmen-Benefit-Programme nutzen: Lufthansa bietet zum Beispiel das PartnerPlusBenefit-Programm an. Nach einmaliger Anmeldung sammeln Reisende bei jedem Flug mit der Lufthansa oder Partner Airline Benefitpunkte, die dann in Freiflüge, Upgrades oder Rückvergütungen für die Firma eingetauscht werden können.

8. Geschäftsreisebuchung an Experten outsourcen: Ein Großteil der Kosten und Zeit kann durch Übergabe der Reisebuchung, Abrechnung und Reporting an einen professionellen Anbieter reduziert werden. Besonders geeignet sind dafür moderne Anbieter, die mithilfe von automatisierten Prozessen, Einsparpotenziale von bis zu 30 Prozent garantieren.

Der Artikel stammt aus working@office 08 | 2018. Hier geht es zum Gratis-Test ...

Weitere Informationen unter www.comtravo.com.

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