Reiseorganisation, Geschäftsreise organisieren
Die geschäftliche Reiseorganisation ist ein wichtiger Bestandteil des Travelmanagements © tetxu - Shutterstock

Reiseorganisation für Geschäftsreisen: 10 Tipps für eine optimale Planung

Wer eine Geschäftsreise organisiert, muss vieles im Blick haben: Reisekosten, Wünsche des Mitarbeiters, Zeitplan. In diesem Artikel finden Sie alle Fakten zur Reiseorganisation von Business-Reisen, eine Checkliste zur Reisevorbereitung und ein Beispiel für einen Reiseplan für die Geschäftsreise. So gelingt die Planung in jedem Fall.

Kaum ein Feld ist im Reisemanagement so abwechslungsreich und spannend wie die Reiseorganisation: Geschäftsreisen wollen sorgfältig geplant und organisiert werden. Bevor es jedoch an das eigentliche Buchen von Dienstreisen geht, sind Assistenzkräfte gefragt: Sie sichten die verschiedenen Angebote und wählen das Beste für das Unternehmen aus.

Auch die Reisevorbereitung ist ein integraler Bestandteil der Reiseorganisation. In diesem Artikel sind alle wichtigen Informationen inklusive einer Checkliste und einer Beispiel-Reiseplanung zusammengefasst.

Reiseorganisation: Aufgaben der Bürofachkraft

In den meisten Unternehmen übernimmt die Assistenz oder das Sekretariat die Reiseorganisation. Nur in wenigen Fällen entscheiden sich Firmen, mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die das geschäftliche Travel Management übernehmen.

Wer selbst schon einmal eine Geschäftsreise organisiert hat, weiß, dass die Reiseorganisation viel Abstimmungsbedarf erfordert. Diese drei Personengruppen stehen bei der Organisation der Reise im Fokus:

  1. Reisender: Wünsche und Anforderungen des Reisenden
  2. Anbieter: Verschiedene Tarife sowie Leistungen, Preise von Mobilität und Unterkunft
  3. Unternehmen: Reisebudget, spezifische Vorgaben

Assistentinnen und Assistenten fungieren bei der Planung einer Geschäftsreise also als Schnittstelle. Umso wichtiger ist es, dass sie den Überblick bewahren und die Fäden der Kommunikation und Organisation in der Hand behalten.

Tipp 1: Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sollte die Führungskraft beziehungsweise der geschäftlich reisende Kollege oder Mitarbeiter in die Planung mit einbezogen werden. Falls das nicht möglich ist, sollte der Vorgesetzte zumindest das finale Reisemanagement absegnen.


Doch der Chef oder die Chefin ist nicht die einzige Person, mit denen Office-Professionals bei der Reiseorganisation in Kontakt treten müssen. Häufig arbeiten Sekretärinnen und Sekretäre auch mit Reisebüros oder Ansprechpartnern bei Hotelketten zusammen. Nicht zu vergessen ist, dass Dienstreisen häufig auch an unternehmensinterne Vorgaben gebunden sind.

Gute Reiseorganisation: Kurze Kommunikationswege und feste Strukturen

Die Planung einer Geschäftsreise läuft besonders reibungslos ab, wenn der Prozess der Reiseorganisation standardisiert ist. Das bedeutet, dass Office-Professionals die Organisation einer Dienstreise immer auf dieselbe Art und Weise angehen. Gibt es zum Beispiel ein Online-Buchungsportal, das immer genutzt wird und in welchem bereits alle Firmendaten hinterlegt sind, lässt sich die Buchung viel schneller durchführen.

Tipp 2: Nutzen Sie zur Reiseorganisation ein Formular, in dem der Vorgesetzte alle wichtigen Eckdaten für die Reise hinterlegen kann – zum Beispiel Zielort, Dauer, bevorzugte Verkehrsmittel und Namen der Geschäftspartner. So hat die Assistenz alle Daten korrekt vor sich liegen und kann sich schneller um die Abwicklung der Reiseprozesse kümmern. Das Formular sollte sich als Standard-Methode durchsetzen. Denn solche festen Strukturen erleichtern den Arbeitsablauf erheblich.


Auch für die spätere Reisekostenabrechnung sollte es ein Formular geben. Dadurch wird verhindert, dass Angaben fehlen oder falsch gemacht werden. Gibt es kein Formular, dann empfiehlt es sich, zumindest eine Excel-Tabelle anzulegen, die immer wieder genutzt werden kann. Hierbei sind die integrierten Rechenfunktionen sehr hilfreich, um beispielsweise Beträge schnell und korrekt zusammenzuzählen.

Die Reisekosten im Blick: So wird die Geschäftsreise wirtschaftlich

Als Bürofachkraft gilt es, unternehmensinterne Vorgaben und die Wünsche des geschäftlich Reisenden zu vereinbaren. Das ist nicht immer einfach. Dennoch steht bei Dienstreisen immer die Kosten-Nutzen-Abwägung im Vordergrund. Wer die Reiseorganisation übernimmt, muss also auch stets die Kosten im Auge behalten.

In der Regel gibt es in Unternehmen vorgegebene Rahmen und Budgets, die nicht oder nur im Ausnahmefall überschritten werden dürfen. Im Sinne des Unternehmens zu handeln heißt nicht nur, im finanziellen Rahmen zu bleiben, sondern auch Sparpotenziale zu erkennen.

Kosten können zum Beispiel gesenkt werden, indem die Assistenz die Reise im Internet bucht. Dort finden sich manchmal günstigere Angebote als bei Reisebüros.

Tipp 3: Kontaktieren Sie Airlines oder Hotelketten direkt. Denn ohne zwischengeschaltete Agenturen, Reisebüros oder Portale ist der Preis oft günstiger. Verreisen mehrere Kollegen, können Sie auch nach einem speziellen Angebot für eine Gruppenreise fragen. Einige Hotels bieten außerdem spezielle Tarife für Geschäftskunden an – nachfragen lohnt sich also!


Die Kosten einer Dienstreise lassen sich nicht nur durch günstige Angebote senken. Sogenannte Payback-Systeme, z. B. Flugmeilen oder Miles, können sich ebenfalls bezahlt machen. Insbesondere Unternehmen, in denen Geschäftsreisen zum gewohnten Business gehören, profitieren von Bonussystemen und Freiflügen. Aber nicht nur Fluglinien, sondern auch einige Hotelketten bieten Bonussysteme an – selbst im niedrigeren Preissegment. Es lohnt sich also möglicherweise, die Übernachtungen immer bei den gleichen Hotelketten zu buchen, um Punkte zu sammeln.

Reiseorganisation: Vorbereitung und Planung

Eine gute Vorbereitung ist für eine erfolgreiche Dienstreise ausschlaggebend. Um den Businesstrip im Vorfeld gut planen zu können, sollte die Bürofachkraft deshalb die Eckpunkte der Reise kennen:

  • Art der Reise: Geschäftsessen oder -treffen, Vorträge, Studienreisen
  • Ziel der Reise: nächste Stadt, Deutschland, EU-Staaten, Länder außerhalb des europäischen Kontinents
  • Transportmittel: Bahn, Flugzeug, Mietwagen
  • Unterkunft: Hotel, Ferienhaus, Monteurwohnung/Boarding House, Serviced Apartement

Tipp 4: Falls es Ihr Vorgesetzter ist, der auf Geschäftsreise geht, sollten Sie sich mit ihm absprechen, in welchen Fällen er unbedingt kontaktiert werden möchte und in welchen Fällen auch sein Vertreter entscheiden kann. Außerdem sollten Sie vor seiner Abreise gegebenenfalls noch wichtige Unterschriften einholen.


Travel Management: Buchen und Reservieren

Das wichtigste bei der Organisation einer Dienstreise ist es, die Fahrt und die Übernachtungen sicherzustellen. Dabei sollten nicht nur die Kosten ausschlaggebend sein. Vielmals ergibt es Sinn, auch den Reisekomfort zu beachten – hier obliegt es dem unternehmensinternen Travel Manager, eine Abwägung zwischen Kosten und Nutzen anzustellen.

Kostet eine Fahrt mit der Bahn nur geringfügig mehr, wenn sich die Umstiege und Wartezeiten reduzieren, ist es sinnvoll, auf mehr Komfort zu setzen. Gleiches gilt beim Flug: Sind Direktflüge möglich und nur etwas teurer, geht der Reisekomfort vor. Umgekehrt sollte man den Aufpreis für eine Hotelübernachtung vermeiden, nur weil die Unterkunft durch unerhebliche Ausstattungsdetails, zum Beispiel eine Minibar, besticht.

Bei der Wahl des Verkehrsmittels sollte bedacht werden, inwiefern der Reisende auch vor Ort mobil sein muss. Ein Mietwagen bietet die größte Mobilität vor Ort.

Tipp 5: Planen Sie genügend Zeitpuffer für die Reise ein. Ist sie zeitlich zu knapp getaktet, könnte nur eine kleine Verspätung den gesamten Tagesplan durcheinanderrütteln. Gleichzeitig sollte der Puffer aber nicht zu groß sein, da die Reise sonst unnötig in die Länge gezogen wird. Sie sollten auch Ferienzeiten, Feiertage oder angekündigte Warnstreiks im Hinterkopf behalten, denn dann sind die Verkehrsmittel möglicherweise sehr ausgelastet bzw. nicht verfügbar.


Künstliche Intelligenz vereinfacht passgenaue Reisebuchung

Künstliche Intelligenz hat auch bei Buchungsportalen Einzug gehalten. Es gibt eine wachsende Anzahl von Reisebuchungsportalen, die KI nutzen, um die Benutzererfahrung zu verbessern und personalisierte Reiseoptionen anzubieten, darunter Concur, Egencia, Navan (TripActions) und TravelPerk. Mit Hilfe von maschinellem Lernen suchen Buchungsportale nach Mustern und Trends im Buchungsverhalten von Unternehmen und Reisenden. Das Verhalten der Nutzerinnen und Nutzer auf der Plattform wird analysiert, um daraus Erkenntnisse über ihre Präferenzen, Bedürfnisse und Reisegewohnheitenzu gewinnen. Anhand dieser Daten können die Systeme personalisierte Reiseangebote erstellen, die den Bedürfnissen und Vorlieben der Geschäftsreisenden entsprechen.

Aus großen Datenmengen aus verschiedenen Quellen wie Social-Media-Plattformen, Reisedatenbanken und Flugpreisvergleichsseiten werden ebenfalls Erkenntnisse gewonnen, die bei der Erstellung personalisierter Reiseangebote hilfreich sein können. NLP-Technologien wiederum werden dazu genutzt, um unstrukturierte Daten wie E-Mails, Reisedokumente und Chat-Nachrichten zu analysieren und daraus Erkenntnisse abzuleiten. Auf Basis dieser Erkenntnisse können KI-Systeme personalisierte Reiseangebote erstellen und automatisiert Fragen beantworten. Durch die Nutzung von KI-Systemen werden personalisierte Reiseangebote schneller erstellt und den Bedürfnissen und Vorlieben von Unternehmen und Reisenden wird besser entsprochen.

Quelle: Yvonne Göpfert, Journalistin


Checkliste: So gelingt die Reisevorbereitung

Buchen und Reservieren nimmt einen Löwenanteil der Reiseorganisation ein. Doch das ist noch nicht alles. In zahlreichen Unternehmen gehört es dazu, dass Assistenzkräfte auch inhaltliche Zuarbeit leisten. Das beginnt mit der Zusammenstellung einer Mappe mit den wichtigsten Infos und endet bei der inhaltlichen Aufbereitung eines bestimmten Themas.

Diese Dinge auf der Checkliste sollten aber in jedem Fall organisiert sein:

  • Reisedokumente: Buchungscodes, Hotelreservierungen, Flugtickets, Reservierung vom Mietwagen, ggf. Visa für Länder außerhalb der EU
  • Bei einem Event: Einladung, Tagesordnung, Anfahrtsplan, Tagungsunterlagen
  • Dokumente: Ausweise, ggf. Führerschein, ggf. Kreditkarte, alles Wichtige zum Einlesen unterwegs
  • Werben und Präsentieren: Visitenkarten, Prospekte, Give-Aways
  • Geschenke: Gastgeschenke

Tipp 6: Je nachdem, wie eng Sie mit Ihrer Führungskraft zusammenarbeiten, sollten Sie auch wichtige persönliche Gegenstände mit auf die Checkliste setzen. So zum Beispiel die Lesebrille oder Medikamente.


Informationen zu Gesundheit und Einreise lassen sich in OBEs einbinden. Durch entsprechende Einstellungen im Workflow-System der OBEs können Reiseanfragen oder getätigte Buchungen an weitere Abteilungen im Unternehmen geleitet werden, damit diese sich um Einreisedokumente oder Gesundheitsvorsorgegespräche und Gefährdungsbeurteilung kümmern.

Tipp 7: Zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gehört es auch, den Reisenden im Vorfeld über Einreisebestimmungen und Regelungen am Reiseziel zu informieren. Dies geht schnell und unkompliziert, wenn im Intranet des Unternehmens die wichtigsten Informationen und Portale aufgelistet sind, auf die der Kollege schnell zugreifen kann. Alternativ können auch Reisebüros die Informationen liefern.


Tipp 8: Es gibt auch die Möglichkeit, Buchungen an externe Dienstleister wie Visumdienste oder Travel Risk Unternehmen weiterzuleiten, damit diese die Reisenden betreuen und informiert halten. Das kann in besonders stressigen Phasen durchaus eine Überlegung wert sein.


Gerade bei Flügen kann sich derzeit ständig die Lage ändern. Daher ist es ratsam, für die Buchung der Tickets mit einem Reisebüro zusammenzuarbeiten. Denn es ist äußerst zeitintensiv, die aktuell geltenden Regelungen selbst immer wieder nachzufragen und die Informationen weiterzugeben. Der große Vorteil: Ein Reisebüro bietet Kostentransparenz und Zusatzservices, wie beispielsweise einen möglichen 24-Stunden-Service für Notfälle.

Je nach System kann verkehrsmittelübergreifend recherchiert werden, das heißt, der Bucher muss nicht schon bei der Reiseanfrage das Verkehrsmittel selbst vorbestimmen. Die Reiserichtlinien des Unternehmens lassen sich elektronisch abbilden und geben damit den Reisenden und allen Buchenden einen guten Überblick. Neben dem Vorteil der Übersichtlichkeit und Vergleichbarkeit von angebotenen Preisen für verschiedene Anbieter können die Reisendenprofile datensicher in den Systemen erfasst werden.

Tipp 9: Bei Geschäftsreisen sollte die Gesundheit der Mitarbeiter immer miteinbezogen werden. Manche Kollegen gehören vielleicht zu Risikogruppen, oder habeb spezielle gesundheitsbedinge Bedürfnisse. Gerade bei Reisen in Länder mit mangelder Hygiene sollte man besondere Vorsicht walten lassen und sich vorher mit dem Betriebsarzt absprechen.


Die Gespräche mit Angehörigen der Risikogruppen und die Einschätzung der Risiken fallen in den Bereich Travel Risk Management. Hierbei geht es um Fürsorge und besonders um Prävention. Das können buchende Assistenzen oder Reisestellen nicht alleine bewältigen.

Notfall-Apps für schnelle Hilfe

Geschäftsreisen sind heutzutage komplizierter als noch vor einigen Jahren. Doch es gibt viele kleine Helfer, die die Reise sicherer machen. Sogenannte Notfall-Apps dienen dazu, Geschäftsreisende in Notfallsituationen schnell Hilfe und Unterstützung zu bieten. Sie liefern frühzeitige Reisewarnungen und Sicherheitsinformationen zu den Reiseplänen.

Die Apps können verschiedene Funktionen haben:

  • GPS-Tracking. Mitarbeitende können im Notfall einen Alarm auslösen und eine Benachrichtigung oder ein GPS-Signal an ihre Kollegen senden. Die App überträgt den Standort an einen sicheren Online-Hub, in dem der Arbeitgeber den Standort auf einer Karte sehen und schnell Hilfe senden kann.
  • Sicherheitswarnungen. Die Apps können Reisende über aktuelle Sicherheitswarnungen in verschiedenen Ländern informieren und sie auf potenzielle Risiken hinweisen.
  • Reiseinformationen. Die Apps können Reisenden Informationen zu Visa-Anforderungen, medizinischen Einrichtungen, Polizeistationen und anderen wichtigen Orten liefern.
  • Kommunikationsfunktionen. Einige Apps ermöglichen es Nutzern, über die App direkt mit Notdiensten, Botschaften oder anderen Reisenden in Kontakt zu treten.

Quelle: Yvonne Göpfert, Journalistin


Die Zukunft der Geschäftsreisen

Dienstreisen lassen sich heutzutage in vielen Fällen genauso gut durch virtuelle Meetings ersetzen lassen.

Verantwortliche sollten sich fragen: Unter welchen Gesichtspunkten sind Reisen in der Zukunft unbedingt notwendig? Wo werden Reisen vielleicht auch dauerhaft einer Genehmigung unterliegen, weil sie zu den verzichtbaren Reisen gehören? Lassen Sie Regeln festlegen, wie sich sogenannte „Rudelreisen“ auf eine kleinere Anzahl von Reisenden reduzieren lassen, indem einzelne Mitarbeiter bedarfsweise virtuell zugeschaltet werden.

Erfragen Sie bei jeder Reise, ob es sich um einen reinen firmeninternen Reisegrund handelt oder ob externe Personen teilnehmen. Sichten Sie die Reisegründe auch rückblickend, um für die Zukunft klare Vorgaben mit der Unternehmensleitung zu fixieren.

Digitale Reisekostenabrechnung im Homeoffice

Viele Mitarbeiter wechseln mittlerweile zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit ab. Reisekostenabrechnungen erfolgen in vielen mittelständischen Unternehmen jedoch noch papierbasiert. Um diese im Homeoffice bearbeiten zu können, müssen sie entweder eingescannt werden, oder sie werden abgeholt oder per Post an die Mitarbeiter im Homeoffice gesendet. Das ist einerseits umständlich und andererseits schwierig mit dem Datenschutz vereinbar, wenn die Dokumente und Belege dann zu Hause offen auf dem Schreibtisch liegen.

Daher sollte die Reisekostenabrechnung am besten komplett digitalisiert werden. Es gibt dafür mehrere Ansatzpunkte:

  • Zahlprozesse für online gebuchte Reiseleistungen können in Zusammenarbeit mit Kreditkartenanbietern auf Wunsch für viele Leistungen zentralisiert werden. Je nach Leistungsart ist es sogar möglich, auf Rechnungen der Dienstleister ganz und gar zu verzichten oder auf digitale Rechnungen umzustellen und den Rechnungsbearbeitungsprozess zu vereinfachen.
  • Mittels einer Reisekostensoftware lassen sich die Abrechnungen digital umsetzen. Je nach Softwarelösung können die einzureichenden Belege gescannt oder per Foto-App in die Software hochgeladen werden. Einzelne Lösungen bieten auch den Import digital eingegangener Belege an. Die Bearbeitung kann komplett online erfolgen.
  • Die internen Prozesse gilt es mit dem Softwareanbieter in eine Verfahrensbeschreibung aufzunehmen, die dazu dient, einem Betriebsprüfer die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften darzulegen. So kann der Versand von Papierbelegen stark reduziert oder sogar völlig abgeschafft werden.

Wenn alle Schritte vom Reiseantrag bis zur Abrechnung umgesetzt wurden, spricht man von einem digitalen End-to-End-Prozess für Geschäftsreisen. Dies lässt sich sowohl mit einzelnen Komponenten (OBE und Reisekostensoftware) oder integrierten Lösungen (Travel & Expense) in Unternehmen etablieren.

Beispiel Reiseplan Geschäftsreise - so geht richtige Reiseorganisation

Es ergibt durchaus Sinn, die wichtigsten Reisedaten und Informationen noch einmal kompakt zusammenzufassen. Der Reiseplan sollte nicht nur Datum, Uhrzeit und den Ablauf beinhalten, sondern auch zusätzliche Informationen.

Reiseorganisation: Beispiel Reiseplan

Reiseplan für: Frau Tatjana Schmitt

Datum: 03.09.2019

Uhrzeit

Anreise/Abfahrt

Bemerkungen

07:13 Uhr

Abfahrt München Hbf, Gleis 3, ICE 302

Sitzplatzreservierung: Wagen 23, Platz 89

keine Umstiege

10:39 Uhr

Ankunft Berlin Hbf

Fahrer wartet am Bahnhofsvorplatz

11:30 Uhr

Mittagessen im Hotel Kempinski

 

 

Reservierung auf Schmitt

Treffen: Peter Müller, Factum GmbH Thema: mögliche Zusammenarbeit

13:30

Ende Mittagessen, Weiterfahrt zum Bundesverband für Handarbeit

Taxi wartet vor dem Hotel

Tipp 10: Übergeben Sie den Reiseplan ausgedruckt und übersenden Sie ihn zusätzlich noch per E-Mail an den Reisenden. So hat der Mitarbeiter immer Zugriff darauf, selbst wenn er den Ausdruck verlieren sollte.


Fragen und Antworten zur Reiseplanung

Sollte die Buchung von Verkehrsmitteln und Übernachtungen über ein Reisebüro erfolgen?

Grundsätzlich ist es oft günstiger, online bei den entsprechenden Anbietern zu buchen. Es kommt jedoch immer auf den speziellen Fall an, weswegen ein Preisvergleich zum Standard gehören sollte.

Erstattet werden Fahrtkosten (Privat-Pkw, Mietwagen, Flugzeug, Bahn sowie öffentliche Verkehrsmittel und Taxifahrten), Parkgebühren, Maut, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten und Telefon- und Internetkosten.

Reisenebenkosten sind alle Kosten, die bei der Dienstreise anfallen, aber nicht zu Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder Verpflegungsmehraufwand zählen. Es handelt sich also zum Beispiel um Gepäckgebühren oder Trinkgelder.

Über den Autor

Yvonne Göpfert


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