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Checkliste Chefabwesenheit: Klären Sie diese Punkte

Wenn Ihr Chef nicht im Büro, sondern geschäftlich unterwegs ist, sind Sie besonders gefordert, damit das Tagesgeschäft reibungslos funktioniert. Wie Sie sich noch besser organisieren können, damit der Informationsfluss zwischen Ihnen und Ihrem Chef problemlos klappt und Sie ihn wirkungsvoll entlasten, lesen Sie in diesem Artikel.

Führen Sie ein Gespräch mit Ihrem Chef, bevor er abreist

Bevor Ihr Chef für mehrere Tage verreist, sollten Sie mit ihm vorher einige Details durchsprechen. Darum geht es:

  • Schauen Sie gemeinsam den Terminkalender durch – was steht nach seiner Rückkehr unmittelbar an, was können Sie dafür vorbereiten?
  • Sprechen Sie ab, wann Sie miteinander telefonieren werden. Vereinbaren Sie Zeiten, wenn möglich.
  • Klären Sie, wie Sie ihn in Notfällen schnell erreichen.
  • Was können und sollten Sie während seiner Abwesenheit erledigen?
  • Was soll delegiert werden, damit nichts liegen bleibt?

 

E-Mail-Kommunikation vernetzt Sie beide

Die meisten Chefs lesen unterwegs ihre E-Mails und sind deshalb fast immer gut informiert. Zusätzlich könnten Sie ihm, falls von ihm gewünscht, abends eine kurze Zusammenfassung der Tagesereignisse schicken, von denen er nichts in seinem Posteingang lesen konnte.

Wenn Ihr Chef im Urlaub ist

Auch Chefs wünschen sich Erholung. Im Urlaub wird er hoffentlich nicht jeden Tag seine E-Mails lesen – geschweige denn bearbeiten. Fragen Sie ihn, ob er von allen Informationen aus dem Büro verschont bleiben möchte oder ob Sie ihm täglich oder wöchentlich eine Übersicht der wichtigsten Ereignisse zusammenstellen sollen.

Rückrufwünsche „protokollieren“ Sie für ihn in einer Anrufliste

Alle Anrufe, die er nach seinem Urlaub erledigen muss, fassen Sie am besten in einer Anruferliste zusammen. Das ist nicht nur für ihn, sondern auch für Sie übersichtlich, und Sie können die Liste nach seiner Rückkehr gemeinsam abarbeiten.

So kann die Anruferliste für Ihren Chef aussehen

 

Machen Sie Anrufern keine Versprechungen

Die Versuchung, einem Anrufer einen Rückruf zu versprechen, ist groß. „Er meldet sich bei Ihnen“, geht einem schon fast automatisch über die Lippen. Damit gehen Sie die Verpflichtung ein, dass Sie Ihren Chef dazubringen, tatsächlich zurückzurufen.

Der Assistentinnen-Handbuch-Tipp: Sagen Sie lieber „ich richte ihm aus, dass Sie angerufen haben“. Das wirkt verbindlich und Sie verpflichten Ihren Chef nicht zum Rückruf.

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