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Bestnote für Ihre Organisation

Die ist Ihnen sicher, wenn Sie sich in puncto Travel-Management professionalisieren: Globale Trips brauchen eine besonders umsichtige Planung. Mit unserem Muster-Reiseplan unterstützen Sie Ihre Chefin oder Ihren Chef auch in der Ferne optimal.

Zur Organisation von Geschäftsreisen gehören wichtige Arbeitsprozesse wie Termin-Management, Reservierung und Buchung der erforderlichen Transportmittel und Unterkünfte, Formularwesen, Buchhaltung sowie  Abrechung und Archivierung. Auch das Erstellen eines Reiseplans, der sämtliche Informationen bündelt, ist ein effizientes Planungselement. 

 

Schwarz auf Weiß: Reisepläne mit allen Details 

Wenn Sie alles geplant, gebucht und organisiert haben, sollten Sie alle Einzelheiten schriftlich festhalten und einen Reiseplan erstellen bzw. eine Reisemappe zusammenstellen. Damit wird nicht nur Ihre Arbeit dokumentiert, Sie liefern Ihrem Chef auch die wichtigste Informationsquelle für seine Reise. Hier findet er alle erforderlichen Dokumente und Unterlagen.

 

Muster für einen Reiseplan 

Falls in Ihrer Firma keine Vorlage zum Reiseplan existiert, erstellen Sie selbst ein Dokument, das so strukturiert ist, dass Ihr Chef die Informationen zu Flügen, Hotels,  Ansprechpartnern und Unterlagen immer an der gleichen Stelle findet. Ideal ist hier ein Tabellenformat mit verschiedenen Spalten zu Datum, Uhrzeiten, Terminen, Telefonnummern und den erforderlichen Dokumenten (siehe Checkliste "Muster für einen Reiseplan").

 

Alle Daten zur Hand

Den Reiseplan benötigen Sie gleich in mehrfacher Ausführung, denn die Partner Ihres Vorgesetzten sind sicher auch dankbar für einen Plan, der ihnen die freien Zeiten Ihres Chefs zeigt. Und für Sie selbst im Sekretariat ist der Reiseplan wichtig, um internen und externen Anrufern Auskunft geben zu können, wann der Chef wieder im Büro ist bzw. wann er in dringenden Fällen zu erreichen ist. Sie selbst sollten auch Kopien der Flugscheine, Reservierungsbestätigungen und Ausweisdokumente im Büro vorliegen haben. Falls etwas verloren geht, können Sie damit leichter und schneller Ersatz anfordern. Vergessen Sie nicht, die wichtigsten Ansprechpartner der unterschiedlichen Geschäftstermine mit Kontaktdaten auf dem Reiseplan zu vermerken. Einerseits verhindern Sie damit, dass Ihr Chef Sie immer wieder anruft, um sich verbinden zu lassen, andererseits haben auch Sie gleich die Daten zur Hand, die Sie brauchen, um  eventuelle Verspätungen mitzuteilen oder Dokumente an Geschäftspartner zu senden. 

 

Die Autorin Gabriele Hölscher arbeitet als Vorstandssekretärin und Dozentin.

 

    Dieser Auszug hat Ihnen gefallen? Den vollständigen Artikel finden Sie im Travel-Management, einer Extra-Beilage in working@office, Ausgabe 04/2008).
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