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3 Checklisten für Geschäftsreisen

Sie sind ein Profi in Ihrem Job und planen Reisen aus dem „Effeff“? Gerade dann sollten Sie auf keinen Fall auf Checklisten verzichten.

Checklisten wie Reise-Checklisten sind immer dann notwendig, wenn„

  • Sie umfangreiche Aufgaben in kurzer Zeit erledigen müssen,„
  • es um Aufgaben geht, die nur selten vorkommen,„
  • ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden soll,„
  • wichtige Informationen kompakt gebündelt werden sollen,„
  • Fehlerquellen aufgedeckt werden sollen,„
  • eine Vertretung schnell die Aufgabe übernehmen soll,„
  • Sie Arbeitsvorgänge kontinuierlich verbessern wollen.

 

Keine Frage, dass weder die NASA noch eine Fluggesellschaft auf Checklisten verzichtet. Auch in jedem Rennstall ist die Benutzung von Checklisten eine Selbstverständlichkeit – und genau das sollte es für Sie auch sein.

Mehr als 1 000 Checklisten und Vorlagen für alle Anlässe finden im Assistentinnen-Handbuch.

Lassen Sie Ihre Checklisten wachsen. Notieren Sie sich alles,was Sie an Informationen und Hinweisen erhalten, und vervollständigen Sie diese Notizen immer weiter. Mit jeder Reise kommen neue Informationen und hilfreiche Tipps hinzu. Gehen Sie vor jeder Reise die Checkliste mit dem Reisenden durch. Unter Umständen hat er Informationen, die er Ihnen noch nicht weitergegeben hat. Oder Sie kommen während der Besprechung auf Ideen, was an Unterlagen oder Gepäck noch hilfreich wäre. Sammeln Sie auch dann, wenn gerade keine Reise ansteht, alles, was Ihnen zum Thema Geschäftsreise unterkommt.

Checkliste 1: "Vor der Reise"

  • Genauen Reisetermin festlegen
  • Reisestationen festlegen
  • Flüge buchen
  • Mietwagen buchen
  • Bahntickets buchen
  • Platzreservierungen
  • Geschäftswagen überprüfen
  • Pass/Pässe gültig?
  • Doppelter Pass notwendig?
  • Visum beantragen
  • Impfbuch überprüfen
  • Fremdwährung beschaffen
  • Kreditkarten
  • Hotels buchen
  • Abholservice bestellen
  • Reiseplan erstellen
  • Vertretungsregelung
  • Offene Vorgänge überprüfen
  • Mitarbeiter über Abwesenheit informieren
  • Cheftermine vereinbaren

 

Mitnahmeliste für Geschäftsreisen

  • Flugtickets/Etix
  • Bahntickets
  • Mietwagenreservierung
  • Hotelreservierung
  • Wegbeschreibung/Stadtpläne
  • Eintrittskarten
  • Teilnehmerausweis
  • Schreibblock/Stifte
  • Visitenkarten
  • Firmenpapier/Umschläge/Briefmarken
  • Werbegeschenke
  • Produktproben
  • Prospekte
  • Preislisten
  • Geschäftsbericht
  • Handy
  • Laptop/Table
  • Ladegerät
  • Adapter
  • Telefonliste
  • Wörterbuch
  • Infos über Reiseland
  • Lesematerial für Flug/Bahn

 

Checkliste 2: Geschäftsreise-Vorbereitung

Verkehrsmittel

  • Flugtickets
  • Bahntickets
  • Sitzplatzreservierung
  • Parkplatzreservierung
  • Mietwagen
  • Geschäftswagen eingetragen
  • Übergepäck

 

Unterkunft

  • Hotelreservierung

 

Termine

  • Pufferzeiten berücksichtigt
  • Zeitzonen beachtet
  • Fahrzeiten eingeplant
  • Terminprioritäten beachtet
  • Termine bestätigt
  • Telefon- und Adressliste beigefügt
  • Treffpunkte vereinbart
  • Wegbeschreibungen
  • Termin für tägliche Absprache

 

Dokumente

  • Reisepass
  • Reisepass 2
  • Führerschein
  • Internationaler Führerschein
  • Visum
  • Impfbescheinigung
  • Medikamentenpass

 

Reisedokumente

  • Länderinformationsblatt
  • Wichtige Vokabeln
  • Notfallnummern
  • Landkarten
  • Flugtickets
  • Bahntickets
  • Hotelreservierung
  • Eintrittskarten
  • Einladungen
  • Teilnehmerausweise
  • Kopien von Dokumenten

 

Geld

  • Euro
  • Dollar
  • Währung Reiseland
  • Reiseschecks
  • Kreditkarten

 

Gesundheit/Sicherheit

  • Reiseapotheke
  • Sicherheitshinweise
  • Impfungen

 

Technik

  • Datensicherung vor Reise
  • Laptop/Tablet/Ladegerät
  • Beamer
  • Handy/Ladegerät
  • Kamera/Übertragungskabel
  • Diktiergerät
  • USB-Stick
  • CDs
  • Kabel
  • UMTS-Karte

 

Allgemeine Unterlagen

  • Firmenprospekt
  • Geschäftsbericht
  • Präsentation
  • Visitenkarten
  • Schreibblock/StifteBriefpapier/Umschläge/Briefmarken
  • Werbegeschenke
  • Lesematerial

 

Besonderes

  • Dolmetscher
  • Gastgeschenke
  • BodyguardV
  • IP-Service
  • Abendkleidung
  • Sportkleidung

 

Abwesenheitsregelung

  • Vertretung geklärt

 

Checkliste 3: "Nach der Reise"

  • Folgetag nach Rückkehr freihalten
  • Informationsblätter einsammeln
  • Informationen an Mitarbeiter weitergeben
  • Briefe an Geschäftspartner
  • Visitenkarten einscannen
  • Unterlagen vervollständigen
  • Reisekostenabrechnung
  • Verbesserungen eintragen
  • Protokolle verfassen
  • Pressemitteilung
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