SMART OFFICE Software
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SMART OFFICE Software

Die Datenflut, mit der wir es täglich zu tun haben, ist geradezu gigantisch. Die Daten sind verteilt auf Festplatten, im Firmennetzwerk, in der Cloud oder im Internet. Doch wie findet man Inhalte am besten? Smarte Suchstrategien unterstützen.

Eine strukturierte Ablage ist Gold wert, denn sie kann aufwändige Suchaktionen ersparen. Doch was, wenn das Gewünschte außerhalb der eigenen Ablage liegt? Die Suche in modernen Medien gleicht immer öfter der nach der berühmten Stecknadel im Heuhaufen. Daten ohne Ende: Wie pickt da man ein bestimmtes Bild oder eine bestimmte PDF-Datei heraus? Häufig führt die Kombination mehrerer Such-Methoden zum Ziel. Lernen Sie unterschiedliche Wege kennen.

Vielfältige Suchoptionen

Sucht man im Netz, sind die Ergebnisse unter anderem von der verwendeten Suchmaschine abhängig, aber auch davon, was man in den Browser eingibt und welche Operatoren bzw. Parameter angegeben werden. Zudem kann man Dienste nutzen, die auf bestimmte Elemente spezialisiert sind, etwa solche, die rein bildorientiert arbeiten, wie die Bildersuche von Google. Windows besitzt übrigens eine ähnliche Bildsuche, die die Suchmaschine Bing verwendet. Dazu unten mehr.

Das Betriebssystem bringt ebenfalls Möglichkeiten mit, um den Rechner nach bestimmten Inhalten zu durchkämmen. Die eingebaute Suchfunktion gibt es als eigenständiges Tool oder eingebunden im Datei-Explorer. Auch Anwendungen wie Word, Excel, Outlook oder Onenote enthalten eine Suche. Enthalten sind allgemeine und programmspezifische Funktionen.

Googeln will gelernt sein

Die Suchmaschine ist leistungsstark, doch ohne unsere Hilfe kommt auch sie nicht aus. Die folgenden Techniken funktionieren in Google und in vielen anderen Suchmaschinen. Die erste Maßnahme, Ergebnisse zu erhalten, ist überall gleich simpel: Grenzen Sie Ihre Suche genau ein, ­präzisieren Sie so genau wie möglich. Verwenden Sie Begriffe, nach denen auch andere fahnden würden. Ganze Sätze sind bisweilen besser als Einzelworte. Und, für manchen vielleicht überraschend: Beim Suchen ist die Groß- und Kleinschreibung unwichtig.

Hilfreich dagegen können Platzhalter sein. Suchen Sie nach einem Rezept und wollen sich nicht auf einzelne Zutaten beschränken oder diese aus den Suchmaschinen-Vorschlägen wählen, geben Sie etwa ein: Kartoffeln mit *. Das Sternchen ist ein „Joker“. Die Ergebnisse sind entsprechend vielfältig. Ebenfalls praktisch: Operatoren. Verwenden Sie die Worte AND oder OR. Beispiel: iphone AND samsung liefert nur Ergebnisse, die beides enthalten. Mit OR erhalten Sie dagegen Fundstellen, die mindestens eines der Worte enthalten. Über das Menü im unterem Suchfeld lassen sich Ergebnisse zusätzlich filtern. Sie wollen Begriffe ausschließen? Geben Sie ein Minuszeichen davor ein. Sie suchen nach Training, wollen aber keine Fußballernamen finden? Ihre Eingabe könnte lauten: Training -Fußball.

Exakte Sätze oder Namen finden Sie mit der Phrasensuche: Setzen Sie die Wörter in Anführungszeichen. Es wird nach Begriffen in der vorgegebenen Abfolge gefahndet. Das ist sogar kombinierbar. Beispiel: „Claudia von Wilmsdorff“ und dahinter das Wort Training.

Suchen Sie dagegen bestimmte Dokumenttypen, hilft das Zauberwort filetype, gefolgt von einem Doppelpunkt. Mit Filetype:pdf werden nur solche Dokumente gefunden. Ähnliches gibt es auch bei der Suche im Betriebssystem.

Die besonders sichere Suchmaschine duckduckgo bietet noch eine Besonderheit: Sogenannte Bangs. Das sind kleine Befehle für die Suche. Tippen Sie !a und dahinter das Wort Puzzle, wird ausschließlich bei Amazon nach Puzzle-Spielen gesucht. Es gibt weitere bereits vorgefertigte Bangs, eigene kann man kreiieren.

Bilder finden

Haben Sie schon einmal die Bildersuche von Google benutzt? Die spürt Grafisches auf und verrät, wo es zu aufzuspüren ist oder präsentiert Ähnliches als Vergleich. Dazu können Sie das Bild vom PC aus hochladen. Handelt es sich um ein Bild auf einer Website, verwenden Sie dessen URL. So geht es:

  • Klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an.
  • Wählen Sie Bildadresse kopieren (in den meisten Browsern lautet der Befehl so oder ähnlich).
  • Wechseln Sie zu images.google.de.
  • Klicken Sie rechts am Ende des Suchfeldes auf die kleine Kamera.
  • Kopieren Sie die URL aus der Zwischenablage ins Suchfeld.

In Windows erreichen Sie über das Startmenü eine ähnliche Funktion. Die eingebundene visuelle Suche verwendet als Ausgangspunkt einen Screenhot:

  • Drücken Sie die Windows-Taste und S.
  • In der unteren rechten Ecke sehen Sie einen Kreis mit abgerundetem Quadrat und Punkt darin, daneben ein i.
  • Klicken Sie auf das Symbol, wird der Bildschirm abgedunkelt. Sie ziehen mit der veränderten Maus einen Bildausschnitt auf dem Monitor auf.
  • Die Suchmaschine Bing startet und zeigt Ergebnisse.

Falls erforderlich, suchen Sie hier ebenfalls nach Dateien, die Sie hochladen, oder Sie verwenden die URL von Bildern auf Websites. Spüren Sie Produkte auf, bestimmen Sie Pflanzen oder Tiere und sammeln Sie weitere Infos.

Finden mit dem Explorer: überraschend vielseitig

Der Datei-Explorer von Windows bietet eine große Auswahl an Befehlen rund um die Suchfunktion. Da gibt es verblüffende Hilfen, die man dort erst einmal nicht vermutet. Wussten Sie, dass Dateien nicht nur zu sortieren sind (z. B. nach Dateinamen anordnen), sondern dass Sie sie filtern können?

  • Wählen Sie als Ansichtsart „Details“.
  • Die Dateien erscheinen als Liste, mit Überschrift. Klicken Sie auf eine Überschrift, zum Beispiel Name, wird sortiert.
  • Zeigen Sie jetzt einmal probehalber auf die Überschrift Typ. Sie erkennen rechts einen kleinen nach unten zeigenden Pfeil. Klicken Sie darauf, erscheint eine Auswahl verschiedener Dateiarten.
  • Wählen Sie eine oder mehrere per Mausklick aus, die Liste wird entsprechend Ihrer Wahl gefiltert.

Das geht an allen anderen Stellen, wie dem Datum. Alleine schon mit dieser Aktion verschafft man sich Überblick und kann auf das Suchen vielleicht verzichten.

Falls es doch nötig wird, genügt ein Klick ins Suchfeld. Windows schlägt bereits durchgeführte Suchaktionen erneut vor. Man kann eine wählen oder einen anderen Begriff eingeben. Bestätigt man oder klickt auf den Pfeil hinter dem Suchwort, startet die Suche im aktuell geöffneten Ordner.

TiPP: Blenden Sie die Vorschau ein – Register Ansicht, Bereiche, Vorschaufenster. Der schnelle Dateieinblick unterstützt Sie beim Sichten der Ergebnisse.

Im Menüband oben sehen Sie nun Suchtools. Hier verfeinern Sie die Suche weiter. Zum Beispiel beziehen Sie Unterordner ein oder suchen erneut an anderer Stelle. Außerdem lässt sich ein Änderungsdatum bzw. ein Zeitraum angeben oder andere Details wie Größe, Art und Eigenschaften verwenden. Nützliches Detail: Der Dateipfad ist sichtbar und man kann diesen mit einem Klick auf das Symbol in der Gruppe Optionen öffnen, sobald ein Suchergebnis markiert ist.

Windows besitzt einen Suchindex, um schnell Ergebnisse zu zeigen. Den stellt man sich am besten wie ein Schlagwortverzeichnis vor. Aber nicht alle Dateien auf dem PC werden dort erfasst. Was indiziert ist, kann man überprüfen: In der Gruppe Optionen klicken Sie auf Erweiterte Optionen. Dann wählen Sie den Eintrag Indizierte Orte ändern und sehen die Ordner des Such-Index. Die Links ganz unten im Suchfeld liefern zusätzliche Informationen rund um Suche und Indizierung. Für manche der Einstellungen braucht man jedoch Administratorrechte.

Unter den erweiterten Optionen erkennt man auch, wie sich die Suche verhält: Sucht sie in Dateiinhalten? Durchkämmt sie Systemdateien oder Zip-Archive? An nicht indizierten Orten kommt es vor, dass die Suche sehr lange dauert. Das ist der Fall, weil quasi jede Datei geöffnet wird, um auch den Inhalt zu durchforsten. Genügen Ihnen die Dateinamen als Ergebnis, nehmen Sie das Häkchen weg. Wird der Ordner oft genutzt, übernimmt man ihn in den Suchindex, um künftig schneller auch Dateiinhalte zu finden.

3 Suchtricks für den Büro-Alltag

Tipp 1

Neu in Microsoft 365 ist eine allgemeine Suche, die schnell zu erreichen ist: Drücken Sie ALT+M. Der Cursor erscheint oben im Suchfeld. Letzte Aktionen oder Vorschläge unterstützen bei der Suche.

Tipp 2

Sie haben als Suchergebnis einen umfangreichen Word-Vertrag geöffnet. Nun möchten Sie darin einen Namen finden: Drücken Sie STRG+F und geben Sie den Namen ein. Alle Fundstellen im Vertrag werden hervorgehoben. Das Beste: STRG+F funktioniert fast überall, sogar auf ewig langen Internet-Seiten.

Tipp 3

Zum Suchen fehlen Ihnen Details, nur soviel wissen Sie noch: Kürzlich verwendet. Drücken Sie Win+R. Der Ausführen-Dialog erscheint. Tippen Sie den Text „shell:recent“  ohne Anführungs- bzw. Leerzeichen  ein. Bestätigen. Im jetzt sichtbaren Verlaufsordner werden Sie vermutlich schnell fündig.