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Ob Sekretärin oder Office Professionals - Reisekostenabrechnung ist eine der Routineaufgaben im Office © Maxx-Studio - Shutterstock

Reisekosten-Abrechnung: Reisekosten korrekt abrechnen

Schnell mal zu einem Kunden fliegen oder mit dem Auto die Dienstreise antreten. Längere Geschäftsreisen, um einen grandiosen Deal für das Unternehmen abschließen. Gründe für eine Dienstreise gibt es viele. Aber ist jede Dienstreise gleich bei der Reisekostenabrechnung oder gibt es Unterschiede? Wie man Reisekosten abrechnet, welche Formalitäten man kennen muss oder welche Reisekosten erstattungsfähig sind, das haben wir in diesem Artikel zusammengefasst. Und als Topping bekommen Sekretärinnen eine Checkliste, damit in der Reisekostenabrechnung nichts fehlt.

Im Anschluss an eine Dienstreise steht die Reisekostenabrechnung an. In zahlreichen Unternehmen ist es die Aufgabe von Sekretärinnen und Sekretären, die Reisekosten abzurechnen. Wer bereits die Geschäftsreise für die Führungskraft organisiert hat, profitiert hier von Hintergrundwissen: Office-Professionals, die auch die Reiseorganisation innehatten, wissen genau, welche Belege vorhanden sein müssen.

Erfahren Sie hier, welche Aspekte bei der Reisekostenabrechnung von Relevanz sind und welche steuerrechtlichen Besonderheiten – Pauschalbeträge, Vorsteuer und Co. – mit einer Dienstreise verbunden sind.

 

Reisekostenabrechnung: Grundlagen und Wissenswertes

Übt ein Arbeitnehmer eine Tätigkeit außerhalb des Firmengeländes oder außerhalb des Heimarbeitsplatzes aus, handelt es sich um eine Dienstreise. Ob das Reiseziel nur wenige Kilometer vom Firmensitz entfernt ist oder am anderen Ende der Welt liegt, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Fakt ist jedoch: Eine Auswärtstätigkeit wird steuerrechtlich erst dann als Dienstreise anerkannt, wenn das Ziel der Reise außerhalb der Stadtgrenze liegt. 

Wann handelt es sich um Dienstreisen? 3 Fälle

  • Besuch von Schulungen, Tagungen oder Messen
  • Kundentermine an Orten außerhalb der Stadtgrenze
  • Reisen zu anderen Niederlassungen des eigenen Unternehmens


Was sagt das Steuerrecht zum Thema Dienstreisen?

Im Steuerrecht werden Dienstreisen einheitlich definiert. Dabei spricht der Gesetzgeber allerdings nicht explizit von einer Dienst- oder Geschäftsreise, sondern von einer sogenannten „Auswärtstätigkeit“.

Eine solche Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet. Die erste Tätigkeitsstätte ist der feste Arbeitsplatz, also in der Regel der Unternehmenssitz.

Ziel einer Reisekostenabrechnung

Je nach Perspektive verfolgt die Reisekostenabrechnung unterschiedliche Ziele. Denn Dienstreisen sind steuerlich lukrativ – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.

Während der Reisende Kilometergeld und Entfernungspauschalen als Werbungskosten in seiner Lohnsteuererklärung ansetzen kann, haben Firmen andere Optionen. Sie können Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen und somit die Steuerlast reduzieren.

Reisekostenabrechnungen haben jedoch noch eine weitere Funktion: Sie dienen als Grundlage für die Erstattung von Auslagen, die während einer Geschäftsreise anfallen.

Häufig legen geschäftlich Reisende – sofern sie keine Firmenkreditkarte haben – die Kosten für Restaurantbesuche, Taxifahrten oder sogar Hotel- und Flugkosten aus. Diese Auslagen sollten nach der Rückkehr von der Dienstreise zügig erstattet werden.

Keine Abrechnung der Reisekosten ohne passende Belege

Wie aufgezeigt, hat die Reisekostenabrechnung drei wesentliche Ziele: Sie birgt steuerliche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und dient außerdem der Erstattung von Auslagen. Da die Abrechnung auch steuerrechtliche Relevanz hat, ist es essenziell, dass die Reisekostenabrechnung nachvollziehbar und transparent ist.

Das bedeutet: Keine Reisekostenabrechnung ohne passende Belege. Es gilt daher, Kassenzettel, Quittungen und andere Belege gewissenhaft aufzubereitenund zu archivieren. Office-Professionals leisten bei der Abrechnung von Dienstreisen wichtige Vorarbeit für die Finanzbuchhaltung.

Sie sortieren die Quittungen, ordnen sie verschiedenen Positionen zu und prüfen, ob die Belege valide sind. Kommt es zu einem Verlust von Belegen, lässt sich auch ein Eigenbeleg ausstellen. Dabei führt der reisende Mitarbeiter genau aus, welche Auslagen er wofür hatte. Mit seiner Unterschrift verifiziert er die Richtigkeit der Angaben.

Handelt es sich um Kassenzettel oder Belege auf Thermopapier, ergibt es Sinn, gleich eine Kopie anzufertigen. Der Druck auf Thermopapier bleicht durch Sonneneinstrahlung aus und kann durch Verunreinigungen unleserlich werden.

Da Unternehmen jedoch für die korrekte Archivierung von Quittungen zuständig sind, ergibt es Sinn, hier vorsorglich tätig zu werden. Die Belege müssen bei einer Buchprüfung auch in zehn Jahren noch leserlich sein.

Original- Belege sind Pflicht

Lassen Sie sich außerdem alle Belege im Original einreichen. Auch wenn E-Tickets auf dem Smartphone modern sind, können Sie diese oft nicht einreichen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie dies schon vor Antritt der Reise deutlich machen.

Formales rund um die Abrechnung der Reisekosten: Das müssen Sie wissen

In den meisten Unternehmen hat sich ein Standard zum Abrechnen der Reisekosten etabliert. So gibt es bestimmte Formulare oder sogar ein PC-Programm, über das sich Dienstreisen abrechnen lassen. Auch umfassend programmierte Excel-Listen mit automatischen Rechenfunktionen erleichtern die Arbeit und helfen, Fehler zu vermeiden.

Dennoch hat der Gesetzgeber bislang (Stand: August 2019) keine Vorgaben für die Formalia einer Reisekostenabrechnung festgesetzt.

Theoretisch wäre es also möglich, dass das Sekretariat die Abrechnung der Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Spesen handschriftlich auf einem Zettel anfertigt. Dass dies wenig sinnvoll ist, ist selbsterklärend.

Standardisierte Lösungen tragen dabei bei, dass die Reisekostenabrechnungen schnell und vor allem einheitlich erledigt werden können. Das ist nicht nur effizient, sondern auch nachvollziehbar – auch Jahre später, falls es zu einer Prüfung der Unterlagen durch das Finanzamt kommen sollte.

 

Welche Kosten sind in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig?

Für die Erstattung von Auslagen sind Quittungen bzw. entsprechende Belege notwendig. Erst wenn ein Nachweis über die Auslagen vorliegt, ist es möglich, die Reisekosten vollständig abzurechnen. Doch welche Kosten können Unternehmen an ihre Arbeitnehmer lohnsteuerfrei zurückzahlen?

Fahrtkosten bei der Geschäftsreise

Generell unterscheidet man zwischen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Zu den Fahrtkosten zählen also alle Ausgaben bzw. Auslagen, die mit der Fahrt in Verbindung stehen.

Beispiele für Fahrtkosten, die erstattungsfähig sind

Das sind die Kosten für:

  • Auto und Mietwagen
  • Bahn
  • Flugzeug
  • Öffentliche Verkehrsmittel


Haben Sie ein Handbuch für Reiserichtlinien im Office?

Die Aufgabe von Sekretärinnen und Sekretären ist es hier, die Vollständigkeit der Belege zu prüfen. In zahlreichen Unternehmen regeln die Reiserichtlinien Details rund um die Dienstreise. So zum Beispiel, welche Verkehrsmittel der Reisende nutzen darf und welche Komfortklassen vom Arbeitgeber übernommen werden.

Einige Unternehmen stellen es ihren Mitarbeitern frei, 1. Klasse zu reisen. Andere kommen nur für die Kosten in der 2. Klasse Bahn auf. Haben Office-Professionals die Reise nicht selbst gebucht, ist es also Pflicht, den Reiseverlauf mit den entsprechenden Reisevorgaben vom Unternehmen abzugleichen.

Generell ist es sinnvoll, den Abgleich mit der Reiserichtlinie sicherheitshalber immer zu tätigen, um Missverständnisse zu vermeiden. Ist der geschäftlich Reisende mit dem Pkw verreist, müssen Office-Professionals auch die Fahrtkosten abrechnen.

Dienstreisen mit dem Auto: Wie wird abgerechnet? 

  • Abrechnung der Fahrtkosten durch Pauschalen: Fahrten mit dem Auto lassen sich durch die Erstattung einer Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer abrechnen. Wer mit dem Motorrad fährt, erhält nur einen Betrag von 20 Cent pro gefahrenen Kilometer (Stand: August 2019). Wie hoch die jeweiligen Pauschalen sind, können Sie auf der Seite vom Bundesministerium für Finanzen (kurz: BMF) nachlesen oder beim Steuerberater erfragen.
  • Fahrtenbuch im Fahrzeug: Der tatsächliche Aufwand für Fahrten lässt sich nur abrechnen, wenn der Fahrer ein Fahrtenbuch führt. Zahlreiche Unternehmen setzen jedoch aus Gründen der Einfachheit auf die Erstattung der Reisekosten auf Basis der Kilometerpauschale.


Übernachtungskosten: Hotel, Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand

Wer mehrere Tage lang geschäftlich auf Reisen ist, benötigt auch eine Unterkunft. Die Übernachtungskosten für die Reise lassen sich ebenfalls im vereinbarten Kostenrahmen erstatten. Sekretärinnen und Sekretären kommt hierbei die Aufgabe zu, zu prüfen, ob die Kosten für die Übernachtung den Reiserichtlinien entsprechen und ob die Übernachtungskosten bereits von der Firma oder einer dritten Stelle bezahlt wurden.

Überweist die Firma die Rechnung für die Hotelkosten oder werden die Übernachtungskosten mit der Firmenkreditkarte bezahlt, erhält der Reisende selbstredend keine Erstattung. Gleiches gilt, wenn der Reisende als Sprecher für eine Veranstaltung eingeladen wurde. Schließlich hatte er auch in diesem Fall keine Auslagen. Ein weiterer wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist der Verpflegungsmehraufwand.

Hier gilt die Regel: Erstattet das Unternehmen die Kosten für die Übernachtung im Hotel inklusive Frühstück, bekommt der Reisende einen geringeren Verpflegungsmehraufwand erstattet. Die Verpflegungspauschale reduziert sich somit. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt 20 % für ein Frühstück und 40 % für ein Mittag- oder Abendessen. Der tatsächliche Preis der Mahlzeiten ist hierbei nicht relevant.

Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten – was fällt darunter?

Doch was genau versteht man eigentlich unter dem Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungskosten? Dabei handelt es sich um die zusätzlichen Kosten, die ein geschäftlich Reisender tragen muss, wenn er sich aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte aufhält.

Nach dem Einkommensteuergesetz können diese beruflich bedingten Mehrkosten für die Verpflegung als Betriebsausgabe bzw. als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Zu den Reisekosten zählt man die Übernachtungskosten und andere Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Explizit als Reisenebenkosten werden in der Fachliteratur Gepäckgebühren, Trinkgelder, Schäden am Reisegepäck oder Reisegepäckversicherung genannt.

Bei Unsicherheit der Reisekostenabrechnung – BMF

Wer sich unsicher ist, welche Aufwendungen in der Reisekostenabrechnung wie angeführt werden und welche Pauschbeträge im Hinblick auf die Steuer aktuell sind, sollte immer einen Blick auf die Informationen vom BMF werden.

Nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts finden sich auf der Seite des BMF alle Informationen rund um Reisekosten und deren Abrechnung.

Dienstreise ins Ausland – was ist zu beachten?

Reist ein Mitarbeiter ins Ausland, lohnt sich ebenfalls ein Blick auf die Liste der aktuellen Pauschalbeträge. Je nach Land weichen die Pauschbeträge für die Übernachtung und die Verpflegung ab. Gut zu wissen ist auch, dass die Ankunftszeit am An- und Abreisetag für die Pauschalen von Relevanz ist.

Auch der Zeitrahmen – also wie viele Stunden ein Kollege oder eine Führungskraft auf Dienstreise ist – hat Einfluss auf die Höhe der erstattungsfähigen Beträge. Hier gibt es immer wieder Änderungen, über die Sie sich als Office-Professional bei Ihrem Steuerberater informieren können.

Checkliste Reisekostenabrechnung

Um den Prozess rund um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen, ist es sinnvoll, nach einem standardisierten Verfahren vorzugehen. Folgende Checkliste hilft, die wichtigsten Aspekte im Blick zu behalten:

Hotel und Übernachtungskosten

  • Rechnung muss ausgewiesene MwSt. aufweisen
  • Mahlzeiten müssen, wenn inklusive, einzeln gelistet werden
  • Kosten/Hotelkategorie müssen den Richtlinien entsprechen
  • Wenn, beispielsweise bei einer privaten Übernachtung bei Freunden, keine Rechnung vorliegt, kann nur ein Pauschbetrag erstattet werden
  • Gab es zwingende Gründe, warum ein Hotel gewählt wurde, dass teurer war, als generell erlaubt (z. B. wegen Messezeiten o. Ä.)

Verpflegungsmehraufwand

  • Entspricht dieser den Pauschalen? (einsehbar auf der Seite vom Finanzministerium)
  • Achtung: Staffelung der Pauschalen nach Dauer der Abwesenheit
  • Sind Kürzungen nach Dauer der Abwesenheit beachtet? (10 Tage Reisedauer)


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