Outlook effizient nutzen: 6 Tipps für Power-User
Lesen Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation effizienter gestalten können – mit den 6 Outlook-Tipps aus diesem Beitrag.

Outlook effizient nutzen: 6 Tipps für Power-User

In vielen Büros wird das Microsoft-Programm Outlook intensiv genutzt, meist für die Mail-Korrespondenz. Das Programm kann aber noch viel mehr, wie unsere Tipps für einen noch effizienteren Arbeitsalltag zeigen. Die Beispiele wurden in Outlook 2013 erstellt, funktionieren aber auch unter 2010 und tiefer.

Nehmen wir an, Sie möchten alle Termine, die den Namen „Assistentinnenzirkel“ tragen, lila färben.

  • Rufen Sie im Kalender das Register Ansicht auf und wählen Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht die Ansichtseinstellungen. 
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
  • Rechts wählen Sie Hinzufügen, um die Regel zu erstellen.
  • Geben Sie der neuen Formatierungsregel einen Namen, etwa „Assistentinnentreffen“. Im selben Fenster selektieren Sie die Farbe.
  • Drücken Sie auf die Schaltfläche Bedingung. Der Dialog Filtern erscheint.
  • Auf dem ersten Register Termine und Besprechungen hinterlegen Sie den Suchbegriff, auf den Outlook reagieren soll. Im Beispiel ist es das Wort Assistentinnenzirkel. Darunter sagen Sie Outlook, wo es suchen soll. Wir suchen innerhalb des Betreffs. Outlook kann auf Wunsch auch andere Orte durchforsten. 
  • Bestätigen Sie alle offenen Dialogfenster mit OK, um sie zu schließen.

Zurück im Kalender sehen Sie das Ergebnis: Die entsprechenden Termine sind jetzt farbig. Fügen Sie einen neuen Termin mit demselben Betreff hinzu, reagiert Outlook umgehend und färbt diesen.

Auf die gleiche Art ließen sich auch Termine hervorheben, die besonders wichtig sind (hohe Priorität) oder zum Beispiel Anlagen besitzen. Die benötigten Befehle sind auf den weiteren Registerkarten im Dialog Filtern verteilt.

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