Kein Etikettenschwindel: Kategorien für OneNote-Notizen
Kategorien in OneNote sind ein gleichermaßen beliebtes wie effizientes Tool. Sie erleichtern das Ordnen bzw. Wiederfinden von Informationen und sparen Zeit.

Kein Etikettenschwindel: Kategorien für OneNote-Notizen

Die gute alte Papier-Kladde bekommt zunehmend Konkurrenz durch Notizbuch-Apps wie OneNote. Die enthält viele clevere Werkzeuge, etwa Kategorien, das sind quasi Etiketten für Notizen. Zusammen mit der speziellen Suche sind Einträge schnell entdeckt und bequem zu verwalten.

Viele Informationen erreichen uns mittlerweile direkt in digitaler Form, sei es als Worddokument, Exceltabelle oder Präsentation, als E-Mail oder PDF-Anhang, als Screenshot oder Website. Gemeinsam ist allen, dass sich solche Infos sehr einfach in OneNote übernehmen lassen. Schnell sammeln sich auf diese Weise zahlreiche Seiten oder Notizen an. Um die Übersicht zu behalten, sind Kategorien und die dazu gehörige Suchfunktion eine tolle Arbeitshilfe. Man nennt die Kategorien auch Tags, also Markierung oder Anhänger, die man an eine Notiz heftet. Wir erläutern das am Beispiel der OneNote-App von Windows 10 und erwähnen auch Abweichungen zur aktuellen Desktopversion OneNote 2016.

In Kategorien denken

Die größte Herausforderung bei der Arbeit mit Kennzeichnungen ist es, die passende Kategorie zu finden. In der Windows-App von OneNote ist nur eine Handvoll vorgefertigter Kategorien enthalten, was es nicht einfacher macht. Sie finden die Kategorien Aufgabe, Wichtig, Frage, für später vormerken oder Definition. Allerdings ist OneNote flexibel und nimmt Ihre Wunschkategorie mit in die Liste der bereits vorhandenen auf.

Machen Sie einen ersten Rundgang durch die Kategorien: Öffnen Sie die OneNote-App von Windows. Sie starten diese beispielsweise über die Kachel im Startmenü. Die Tags, wie sie hier heißen, liegen auf dem Register Start. Links außen – an vorletzter Stelle – sehen Sie das Aufgaben-Symbol: Ein Quadrat mit einem Häkchen darin. Dahinter finden Sie einen kleinen, nach unten weisenden Winkel. Klicken Sie darauf, klappt ein Auswahlmenü mit weiteren Tags auf. Klicken Sie ein Symbol an, erscheint es im Text oder in der Überschrift. Einige Kategorien heben den Text farbig hervor.

Arbeiten mit Kategorien: Eine Aufgabenliste anlegen

Zum Ausprobieren legen Sie eine Aufgabenliste an. Als Beispiel dient die Vorbereitung einer Besprechung.

  • Erfassen Sie auf einer OneNote-Seite in je einem eigenen Absatz folgende Punkte: Datum/Zeit festlegen, Raum buchen, Themen sammeln, Agenda erstellen, Teilnehmer einladen.
  • Klicken Sie mit der Maus auf den oberen Rand des Kastens, der den Text umgibt. Der Notizcontainer wird sichtbar, wenn Sie mit der Maus auf den Text zeigen. Durch den Klick ist alles markiert.
  • Drücken Sie jetzt auf das Aufgaben-Symbol. Vor Ihrem Text sehen Sie nun kleine Kästchen: Sie haben den Absätzen den Tag Aufgabe zugeordnet. Sobald Sie einen Punkt der Aufstellung bearbeitet haben und in das Kästchen klicken, erscheint darin ein Haken. Der Haken visualisiert, dass Sie den Eintrag erledigt haben. Mit der Aufgaben-Kategorie erzeugen Sie schnell und einfach Listen zum Abhaken. Das kann man genauso gut in Protokollen oder Checklisten nutzen.

Hinweis: In der Desktop-App OneNote 2016 finden Sie ebenfalls Aufgaben, sogar in doppelter Form: Als Aufgabenkategorie (so wie in der App) und zusätzlich als Outlook-Aufgabe. Mit letzterer werden keine Kästchen zum Ankreuzen generiert, sondern die To-dos an die Aufgabenliste in Outlook übertragen. Outlook erinnert Sie auf Wunsch auch an die Erledigung. Haken Sie dort einen erledigten Punkt ab, weiß das kurze Zeit später auch OneNote. Sie erkennen das am aktualisierten Symbol. Umgekehrt klappt es genauso. In der Windows-10-App gibt es das Zusammenspiel zwischen One- Note und Outlook in puncto Aufgaben nicht.

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