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10 Zwischenbescheide per E-Mail, mit denen Sie um etwas Geduld bitten – mit 2 englischen Texten

Die Menschen sind heutzutage flott unterwegs. Wenn Sie nicht sofort eine verbindliche Antwort parat haben, versenden Sie einen Zwischenbescheid. Hier lesen Sie, wie Sie das zeitsparend und gelungen bewerkstelligen.

Zwischenbescheide per E-Mail senden

Lassen Sie niemanden warten – senden Sie lieber Zwischenbescheide.

Beantworten Sie jede E-Mail innerhalb eines Tages und senden Sie notfalls einen Zwischenbescheid

„Haben Sie meine E-Mail bekommen?“ fragen die ganz Ungeduldigen, da ist sie gerade erst in Ihrem Posteingang aufgepoppt. Kunden fragen nach ein, zwei Stunden, warum Sie sich noch nicht gemeldet haben – es sei schließlich dringend. Als hätten Sie den ganzen Tag nichts Besseres zu tun, als Gewehr bei Fuß zu stehen und Ihre E-Mails unverzüglich zu beantworten. Trotzdem sollten Sie E-Mails binnen eines Tages beantworten. Immerhin ist es ein schnelles Medium. Weitere hilfreiche Organisations-Tipps finden Sie hier.

Mit Zwischenbescheiden ersparen Sie sich Nachfragen

Wenn Sie wissen, dass Sie eine E-Mail nicht sofort oder „relativ sofort“ beantworten können, verschicken Sie einen Zwischenbescheid. Sie ersparen sich damit lästiges Nachfragen von Kolleginnen und Kollegen oder verärgerten Kunden. Der Zwischenbescheid hat diese Vorteile:

  • Sie beruhigen den Absender.
  • Sie verschaffen sich Zeit bis zur endgültigen Antwort.
  • Sie verhindern fast immer Nachfragen.

Ein Beispiel:

Maike arbeitet als Vertriebsassistentin für eine Leasingfirma. An manchen Tagen muss sie sehr viele Angebote erstellen. Nicht immer schafft sie das am gleichen Tag. Und wenn sie mal einen Tag nicht in der Firma ist, fragen die Kunden schon ungeduldig nach. Maike findet das unverschämt. „Die können doch mal ein, zwei Tage warten“, denkt sie sich. Einmal hat sich sogar ein Kunde bei ihrem Chef beschwert, weil er nicht am gleichen Tag ein Angebot erhalten hatte.

Unsere Meinung: Maike könnte ganz leicht für mehr Kundenzufriedenheit sorgen, indem sie Zwischenbescheide verschickt. Wenn ein Kunde weiß, dass die Anfrage angekommen ist und er nicht vergessen wird, fühlt er sich ausreichend informiert und wird nicht von Stunde zu Stunde unzufriedener. Informationsfluss heißt das Zauberwort. 

Mit der richtigen Technik erledigen Sie Zwischenbescheide ruck, zuck

Jeden Zwischenbescheid individuell zu formulieren, ist natürlich zeitintensiv. Wenn Sie sich jedoch Schnellbausteine oder Signaturen anlegen, investieren Sie nur wenige Sekunden in Ihre kundenorientierte Kommunikation.

Richten Sie sich verschiedene Zwischenbescheide als Signaturen ein

Wenn Sie sich für unterschiedliche Situationen und Umstände wappnen möchten, sind unterschiedliche Signaturen ein Segen. Sie haben eine E-Mail erhalten, die Sie nicht sofort/am gleichen Tag/binnen weniger Stunden beantworten können? Fügen Sie einfach die passende Signatur ein und schicken Sie dem Kunden schnell und mit nur wenigen Klicks eine Antwort.

So legen Sie zusätzliche Signaturen für Zwischenbescheide an

Öffnen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie im Menü auf EINFÜGEN und dann auf SIGNATUR. Im sich öffnenden Menüfenster klicken Sie ganz unten auf SIGNATUREN. Im nächsten Fenster klicken Sie anschließend auf NEU.

Sie werden jetzt gebeten, einen Namen zu vergeben. Nennen Sie die Signatur, die Sie gerade anlegen, zum Beispiel „Zwischenbescheid auf Beschwerde“.

Geben Sie dann in dem großen, leeren Fenster den Text ein, den Sie dafür anlegen möchten.

Beachten Sie: Kopieren Sie unterhalb der Zwischenbescheid-Signatur unbedingt Ihre Standardsignatur. Nur so ist immer alles komplett, und Sie müssen beim Einfügen der Signatur nicht noch zusätzliche Angaben machen.

Wenn Sie alles eingegeben haben, verlassen Sie die geöffneten Fenster per Klick auf OK.

Wenn Sie eine Signatur benötigen, also in eine neu geöffnete E-Mail einfügen möchten, funktioniert das folgendermaßen:

Klicken Sie in die geöffnete E-Mail und dann auf EINFÜGEN, SIGNATUR. Wählen Sie anschließend aus der Liste die gewünschte Signatur.

Beachten Sie: Ihre Standardsignatur wird damit für diese E-Mail überschrieben. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihre Standardangaben bei all Ihren Signaturen ergänzen.

Alternative zu Signaturen für Zwischenbescheide: Legen Sie sich Schnellbausteine an

Es ist Geschmackssache, ob Sie lieber mit unterschiedlichen Signaturen oder mit Schnellbausteinen arbeiten. Deshalb stelle ich Ihnen hier beide Optionen vor.

So funktioniert’s:

Geben Sie den Text, den Sie für den Zwischenbescheid verwenden möchten, in eine neue E-Mail ein. Markieren Sie den Text, und klicken Sie auf EINFÜGEN, SCHNELLBAUSTEINE.

Im sich öffnenden Fenster (ganz unten) klicken Sie auf AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEINKATALOG SPEICHERN. Vergeben Sie einen passenden Namen, damit Sie den Text jederzeit schnell wiederfinden.

Unsere Empfehlung: Sie können den Schnellbaustein besonders rasch einfügen, wenn Sie seinen Namen eingeben und dann F3 drücken – schon ist der gewünschte Text eingefügt.

Wenn Sie sehr viele Schnellbausteine angelegt haben, wissen Sie die Namen sicher nicht auswendig. Fügen Sie sie dann ein über EINFÜGEN, SCHNELLBAUSTEINE, und wählen Sie aus der Liste den passenden aus.

So sollte Ihr Zwischenbescheid nicht aussehen

Wir bestätigen dankend den Eingang Ihrer E-Mail.

Die Bearbeitung wird sich verzögern. Wir melden uns wieder bei Ihnen.

Unsere Meinung: Sie sollten nicht auf eine Anrede verzichten. Ja, die müssen Sie dann individuell ergänzen. So viel Zeit muss sein.

„Wir bestätigen dankend den Eingang …“ – diese Standardfloskel ist ungemein langweilig, distanziert, abgegriffen und nichtssagend. Zumal: Die Formulierung suggeriert, auch wenn sie sehr gebräuchlich ist, die E-Mail könne „gehen“ – und zwar geradewegs zur Bürotür hinein.

„Die Bearbeitung … verzögern“ – das ist sehr negativ ausgedrückt und könnte viel positiver formuliert werden. Beispiele dazu erhalten Sie in den folgenden Muster-E-Mails.

„Wir melden uns …“ – sehr unverbindlich formuliert. „Na, das kann ja dauern“, wird der Empfänger vielleicht denken.

So formulieren Sie besser

Wenn es so knapp gehalten sein soll wie in unserem Negativ-Beispiel, dann formulieren Sie lieber kurz und positiv:

Guten Tag, danke schön für Ihre E-Mail.

Wir werden uns so schnell wie möglich um Ihren Wunsch kümmern. Bitte geben Sie uns zwei bis drei Tage Zeit für eine Antwort.

Vielen Dank für Ihre Geduld.

10 Muster für Zwischenbescheide – sowie 2 englische Texte

Zwischenbescheid auf wiederholte Bitte um Angebot an guten Kunden, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Zwischenbescheid

Lieber Herr Meyer,

danke schön, dass Sie uns erneut um ein Angebot bitten. Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir dafür zwei, drei Tage Zeit geben könnten. Im Augenblick habe ich sehr viel zu tun, und ich möchte Ihrem Angebot die notwendige Aufmerksamkeit schenken.

Sie können nicht so lange warten? Dann melden Sie sich bitte noch einmal bei mir.

Viele Grüße

Staubarg AG

i. A. Susanne Schreiber

Vertriebsassistenz

Zwischenbescheid auf Frage eines Kunden, Assistentin → Kunden

Betreff: Zwischenbescheid

Sehr geehrter Herr Neubad,

ich habe Ihre E-Mail erhalten. Bitte geben Sie mir etwas Zeit zum Antworten. Ich verspreche Ihnen, mich zu beeilen. Rechnen Sie morgen, spätestens übermorgen mit einer Antwort.

Freundliche Grüße

Liebold GmbH

i. A. Martina Feuersänger

Assistenz Vertrieb

Zwischenbescheid auf Bitte um Angebot, Assistentin → Kundin

Betreff: Zwischenbescheid – danke für Ihre Anfrage

Guten Tag, sehr geehrte Frau Oesterwinter,

danke schön, dass Sie uns die Gelegenheit geben, Ihnen ein Angebot zu erstellen.

Ich bitte Sie um etwas Geduld und bin zuversichtlich, dass ich es Ihnen morgen, spätestens übermorgen zusenden kann. Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn Sie nicht so lange warten können oder möchten.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Schanzen GmbH

i. A. Birgit Meistermann

Assistenz Vertrieb

Zwischenbescheid auf Frage – Chef nicht da, meldet sich später, Assistentin → Geschäftspartnerin

Betreff: Zwischenbescheid

Sehr geehrte Frau Mertens,

Herr Dr. Werner hat Ihre E-Mail erhalten und mich gebeten, mich kurz bei Ihnen zu melden. Er lässt Sie herzlich grüßen.

Er ist geschäftlich verreist und wird sich in …. Tagen bei Ihnen melden.

Er hofft, dass Sie ihm noch etwas Zeit geben.

Freundliche Grüße

Astmann GmbH

i. A. Claudia Schlothans

Assistentin Dr. Hans Werner

Zwischenbescheid auf Frage – Chef nicht da, meldet sich später, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Zwischenbescheid

Sehr geehrter Herr Schneider,

Rolf Seiger lässt Sie herzlich grüßen und Ihnen ausrichten, dass er Ihre E-Mail erhalten und natürlich auch gelesen hat.

Er würde Ihnen gern nach seiner Rückkehr am … antworten. Räumen Sie ihm diese „Gnadenfrist“ ein? Falls wir nichts von Ihnen hören, gehen wir davon aus, dass Sie dieser Bitte mit Geduld und Verständnis begegnen. Wenn Sie es eiliger haben, melden Sie sich doch bitte noch einmal kurz per E-Mail.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Meier KG

i. A. Tanja Sturm

Sekretariat Vertrieb

Zwischenbescheid auf Reklamation einer Kundin, Assistentin → Kundin

Betreff: Zwischenbescheid

Sehr geehrte Frau Jansen,

es tut uns sehr leid, dass Sie mit unserem Service nicht rundum zufrieden waren.

Um alle Punkte für Sie klären zu können, geben Sie uns bitte etwas Zeit. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen – versprochen.

Es grüßt Sie aus Hamburg

Softfax GmbH

i. A. Juliane Huber

Sekretariat Geschäftsleitung

Zwischenbescheid auf Frage – Chef nicht da, meldet sich später, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Zwischenbescheid

Guten Tag, sehr geehrter Herr Richter,

Frank Theissen bestätigt dankend den Eingang Ihrer E-Mail.

So oder so ähnlich beginnen „Vertröstungs-E-Mails“. Und diese ist leider eine solche.

Wir bitten Sie tatsächlich um etwas Geduld. Herr Theissen wird am … wieder „an Bord“ sein und Ihre E-Mail so schnell wie möglich beantworten.

Geduld und Verständnis sind jetzt gefragt. Können wir auf beides bei Ihnen zählen? Dann herzlichen Dank.

Falls Sie schneller eine Antwort benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen – ich setze dann alle Hebel in Bewegung, um Ihnen behilflich zu sein.

Freundliche Grüße

EGO Systemhaus GmbH

i. A. Barbara Hofmann

Assistentin Frank Theissen

Zwischenbescheid auf umfangreiche Reklamation eines Kunden, Assistentin → Kunden

Betreff: Zwischenbescheid

Sehr geehrter Herr Norrenbrock,

danke schön für Ihre E-Mail und Ihre Ehrlichkeit. Wir wünschen uns, alle Kunden immer zufriedenstellen zu können. Meistens gelingt uns das – manchmal, wie in Ihrem Fall, nicht. Das ärgert uns natürlich sehr.

Dieser Zwischenbescheid soll signalisieren: „Wir haben Ihre E-Mail erhalten, gelesen und verstanden. Jetzt sind wir dran und kümmern uns.“

Bitte geben Sie uns etwas Zeit, bis wir uns bei Ihnen mit einer verbindlichen Antwort oder Information melden können.

Freundliche Grüße

MeyerMüller GmbH

i. A. Sybille Brandt

Assistentin Geschäftsleitung

Zwischenbescheid auf Frage einer Kundin, Assistentin → Kundin

Betreff: Zwischenbescheid

Guten Tag, sehr geehrte Frau Hartmann,

sehr oft wünsche ich mir, ich könnte alle E-Mails, die ich erhalte, sofort beantworten. So geht es mir auch mit Ihrer E-Mail. Doch – Sie ahnen es schon – ich muss Sie ein wenig vertrösten und um Geduld bitten. Hat meine Antwort bis morgen oder übermorgen Zeit? Ist es so, danke ich für Ihre Geduld.

Falls nicht, lassen Sie es mich bitte wissen, dann „ziehe ich Sie vor“.

Freundliche Grüße

SINUS GmbH & Co. KG

i. A. Manuela Meyer

Assistenz Vertrieb

Zwischenbescheid – Rücksprache erforderlich, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: AW: Zwischenbescheid – können Sie das liefern

Sehr geehrter Herr Wagner,

Anfragen unserer Kunden beantworten wir selbstverständlich immer sofort. Wir möchten Sie nicht warten lassen und Ihre Geduld auf keine noch so kleine Probe stellen.

Ihre spezielle Anfrage erfordert eine kleine Recherche bei den Kolleginnen und Kollegen in der Fachabteilung.

Ich verspreche Ihnen, es wird keine Geduldsprobe für Sie werden. Eine Antwort erhalten Sie spätestens morgen von mir oder einem unserer Experten.

Beste Grüße aus Köln

Dynamixx GmbH

i. A. Sandra Schlesier

Assistenz Vertrieb

Interim response to an enquiry – CEO not in the office, will write later, Secretary → business associate

Betreff: interim response

Dear Mr Schneider

Bernd Meier sends you his best regards and has asked me to inform you that he has received and of course read your email.

He would prefer to reply to your enquiry when he returns on … and hopes you will give him this 'breathing space'. If we don’t hear anything from you to the contrary we will assume that this request has met with your approval. If the matter is urgent, however, please send us a brief email once more.

Many thanks.

With best regards

Meier KG

Tanja Sturm

Secretary Sales department

Interim response to an enquiry from a customer, Secretary → customer

Betreff: interim response

Hello, dear Ms Hartmann

I often wish that I was able to immediately answer all the emails I receive. The same applies to your email, of course. But as I’m sure you will already have realised, I’m going to have to put you off for a while and ask you to have a little patience. Can my response wait until tomorrow or the day after? If so I thank you in advance for being so Patient.

However, if the matter is really urgent please let me know and I’ll do my best to give you 'preferential treatment'.

With best regards

SINUS GmbH & Co. KG

Manuela Meier

Secretary Sales Department

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