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Führungskräfte um Zuarbeit bitten: So formulieren Sie freundlich und wirksam

Kolleginnen und Kollegen dazu aufzufordern, Termine einzuhalten, ist schon schwierig. Wie aber formulieren Sie, wenn Sie einem Vorgesetzten, der nicht Ihr Chef ist, sagen sollen, was er zu tun hat? Mit diesem Beitrag erhalten Sie viele Formulierungsideen für Aufforderungs-E-Mails an Führungskräfte aller Art.

Führungskräfte um Zuarbeit bitten

Sie sind unsicher, wie Sie eine Führungskraft um Zuarbeit bitten sollen? Hier erhalten Sie Formulierungsideen für Ihre E-Mails.

Bitte um Zuarbeit: Der Ton macht die Musik

Wenn Sie Kolleginnen oder Kollegen um Zuarbeit bitten, will jedes Wort sorgsam gewählt sein. Es gibt unterschiedliche Befindlichkeiten, gute und weniger gute Beziehungen zu den Kolleginnen und Kollegen und die Tagesform der Beteiligten spielt auch eine Rolle.

Noch etwas herausfordernder ist es, wenn Ihr Chef Sie bittet, Herrn Dr. Petersen, Bereichsleiter, auf die Füße zu treten, damit er seine Quartalszahlen liefert − und zwar unverzüglich. Es kommt auf jedes Wort an. Es gibt 3 Möglichkeiten, das zu meistern. Wie diese aussehen, lesen Sie hier.

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Variante 1: „Im Namen Ihres Chefs“ liegen Sie immer richtig

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen und auf jeden Fall vermeiden möchten, einem Vorgesetzten auf die Füße zu treten, weil Sie als Assistentin ihn zu etwas auffordern, dann fordern Sie ihn im Namen Ihres Chefs auf.

Das sieht bei einer erstmaligen Aufforderung so aus …

Herr Hansen bittet Sie, ihm die Quartalszahlen bis zum 12. Oktober zu schicken.

So stellen Sie klar, dass Sie selbst nur Befehlsempfängerin sind und auf Anweisung handeln.

… und bei einer Terminerinnerung so

Herr Hansen hat mich gebeten, Sie an die Abgabe der Quartalszahlen zu erinnern.

Oder:

Denken Sie bitte noch daran, Herrn Hansen die Quartalszahlen zu schicken. Vielen Dank!

Wenn Ihre Firma eine sehr traditionelle Unternehmenskultur hat, gehen Sie mit solchen Formulierungen auf Nummer sicher. Damit fühlt sich niemand angegriffen und keiner denkt sich: „Was bildet die sich denn ein?“

Variante 2: Sie formulieren selbstbewusst

Wenn Sie finden, dass Sie sich bei Variante 1 zu sehr hinter dem Rücken Ihres Chefs verstecken, möchten Sie vielleicht selbstbewusster formulieren.

Selbstbewusste Formulierungen und worauf Sie achten sollten

FormulierungMeine Meinung

Bitte schicken Sie mir die Quartalszahlen bis zum 12. Oktober zu, damit ich den Quartalsbericht rechtzeitig fertigstellen kann.

Der Nebensatz, „… damit ich …“ ist wichtig. Ohne die Erläuterung würde die Formulierung zu sehr nach Befehlston klingen.

Ich bitte Sie, mir die aktuellen Geschäftszahlen für den Quartalsbericht bis zum 12. Oktober per E-Mail zu schicken. 

Diese Aufforderung funktioniert auch ohne Erklärung. Sie wirkt nicht zu streng.

Ich möchte Sie bitten, mir die aktuellen Zahlen für den Bericht zum 3. Quartal zu senden. 

Das ist zwar höflich, aber umständlich und deshalb stilistisch nicht gut. Sie möchten nicht, Sie tun es ja. 

Sind Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 12. August zu?

Eine gute Alternative zur vorherigen Formulierung. Das ist zwar eine Frage, aber dennoch ist es klar, dass Sie die Unterlagen bis zum genannten Zeitpunkt benötigen. Diese Formulierung ist ideal, wenn Sie an die nächsthöhere Hierarchieebene delegieren.

Angenommen Sie arbeiten für den Bereichsleiter und bitten einen Geschäftsführer, Ihnen etwas zu senden, ist das ein gute Alternative.

Variante 3: Den Umweg über die Assistentin nehmen

Je nach Hierarchiegefüge und was in Ihrem Unternehmen üblich ist, würden Sie den Geschäftsführer nicht direkt anschreiben, sondern seine Assistentin:

Alternativ formulieren Sie dann so:

Ist es möglich, dass Ihr Chef uns die Unterlagen bis … zur Verfügung stellt. Würden Sie ihn bitte darauf ansprechen? 

Oder:

Bitte seien Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 12. August zu, damit ich den Bericht innerhalb der gewünschten Frist erstellen kann.

Bitte beachten Sie: Die Verwendung des Konjunktivs „seien“ ist korrekt und nicht altmodisch. Gleichzeitig drückt er eine klare, wenn auch freundliche Aufforderung aus. Dies macht den Nebensatz erforderlich, wenn Sie an die nächsthöhere Hierarchiestufe einen Wunsch haben.

Formulieren Sie Ihre Bitte auf Zuarbeit konkret

Egal für welche der 3 Varianten Sie sich entscheiden: Vor lauter Höflichkeit mag man dazu tendieren, schwammig zu formulieren.

So nicht:Besser so:

Es wäre schön, wenn Sie die Unterlagen bis morgen Mittag schicken könnten.

Meine Meinung: Ein „Es wäre schön“ verstehen die meisten auch genauso. Es wäre eben schön, wenn nicht, dann nicht.

Bitte seien Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 18. September, 15 Uhr zu.

Meine Meinung: Sicher ist sicher. Einige „Pappenheimer“ finden, dass 24 Uhr auch noch am 18. September ist. Diese Diskussion wollen Sie im Anschluss nicht führen. 

Es wäre hilfreich, wenn wir Ihre Stellungnahme bis zum 19. August vorliegen hätten.

Meine Meinung: Ja klar, hilfreich schon, aber nicht notwendig.

Herr Dr. Petersen benötigt Ihre Stellungnahme bis zum 19. August, 14 Uhr, damit er sie mit in den Kundentermin nehmen kann.

Meine Meinung: Sehr konkret formuliert mit Begründung. Hat er die Unterlagen bis dahin nicht, steht er ohne etwas im Kundengespräch da.

Mein Tipp: Sie haben nun verschiedene Formulierungen zur Auswahl. Letztendlich hängt es von Ihrem Selbstverständnis, Ihrem Verhältnis zum Empfänger und dem allgemeinen Miteinander in Ihrem Unternehmen ab, wie Sie formulieren. Wägen Sie Ihre Wortwahl sorgfältig ab.

So entscheiden Sie sich für die richtige, respektvolle Anrede bei der Bitte um Zuarbeit

Eine Anrede gehört in jeder E-Mail dazu.

Mein Tipp: Ein respektvoller Umgang ist in einer zeitgemäßen E-Mail-Korrespondenz nicht auf „Sehr geehrte/-r ...“ beschränkt.

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen Alternativen.

AnredeWie die Anrede wirkt und wann sie geeignet ist
Sehr geehrter Herr Dr. Jansen,

förmlich und respektvoll − die klassische Variante

Guten Tag, 

sehr geehrter Herr Dr. Richter,

förmlich und respektvoll − mal was anderes, zeitgemäßer
Guten Tag, (lieber) Herr Dr. Richter,weniger förmlich, aber immer noch respektvoll − auch mal was anderes
Hallo, Herr Dr. Richter,geeignet bei einem lockeren Umgangston im Unternehmen; auch branchenabhängig
Hallo,respektlos und ungeeignet − die Anrede mit dem Namen ist ein Muss
Hallo zusammen,zu locker und ungeeignet für die Anrede von Vorgesetzten − Ausnahme: lockerer Umgangston im Unternehmen
Guten Morgen, sehr geehrte Damen und Herren des Führungskreises,respektvoll und förmlich, wenn Sie mehrere Vorgesetzte gleichzeitig anschreiben müssen
Lieber Herr Dr. Richter, vertrauter Umgang, setzt ein gutes Miteinander voraus
Lieber Bernd,nur in Unternehmen möglich, in denen sich ausschließlich geduzt wird oder wenn Sie sich mit dem Angesprochenen duzen

Eine Grußformel gehört dazu

Bei den Grußformeln haben Sie die Qual der Wahl. Entscheiden Sie auch hier je nach Verhältnis zur Ansprechpartnerin oder zum Ansprechpartner und nach Firmengepflogenheiten.

Die Klassiker – respektvoll und förmlich

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Mit freundlichem Gruß
  • Freundliche Grüße

Führungskräfte um Zuarbeit bitten: 6 Muster-E-Mails

Bitte um Informationen für Kundengespräch

Assistentin des Bereichsleiters → Abteilungsleiter

Betreff: Daten und Informationen zur Petersen GmbH

Guten Morgen, Herr Dr. Lindtner,

Bernd Meyer hat, wie Sie wissen, am 19. August ein Gespräch mit Dr. Karsten Schwertfeger, Geschäftsführer der Petersen GmbH, in Hamburg. Ihm ist wichtig, rundum informiert in den Termin gehen zu können.

Bitte seien Sie so freundlich, die relevanten Daten, Zahlen und Ergebnisse der bisherigen Verhandlungen zusammenstellen zu lassen. Ich benötige die Unterlagen bis 18. August, 13 Uhr, damit ich ihm alles mit auf den Weg geben kann.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Es grüßt Sie

i. A. Ina Gärtner

Assistentin Bernd Meyer

Bitte um Information nach Kundengespräch

Assistentin Leiter Produktion → Geschäftsführer

Betreff: Bitte um Information – Ergebnis Gespräch Kallmann GmbH

Sehr geehrter Herr Dr. Werner,

Ole Huber hat mich gebeten, Sie nach dem Ergebnis des Gesprächs bei der Kallmann GmbH letzte Woche zu fragen.

Sie wollten mit der Geschäftsleitung unter anderem auch über die kurz- und mittelfristig benötigten Kapazitäten sprechen.

Wir hatten in der Vergangenheit große Schwankungen bei den angefragten Kapazitäten. Haben Sie mit dem Kunden eine Absprache treffen können, die uns mehr Sicherheit in der Planung verschafft?

Es steht nächste Woche, 12. Juli, die Entscheidung an, ob wir die Anlage für die Kallmann GmbH im 1- oder 2-Schichtsystem fahren. Wir benötigen Ihre Ergebnisse deshalb idealerweise bis 10. Juli.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Sültech GmbH

i. A. Iris Fischer 

Sekretariat Bernd Tratsch

Erinnerung, Investitionsantrag zu unterschreiben

Assistentin des Bereichsleiters → Geschäftsführer/Vorstand

Betreff: Bitte um Unterschrift des Investitionsantrags

Guten Tag, sehr geehrter Herr Huber,

wir haben Ihnen den Investitionsantrag mit der Nummer IV-234-1256-2014 mit der Bitte um Genehmigung letzte Woche geschickt.

Ist es Ihnen möglich, den Antrag diese Woche zu unterschreiben? Wenn Sie noch Fragen dazu haben, ist Bernd Schäfer in dieser Zeit gut zu erreichen.

Entschuldigen Sie bitte, dass ich nachfrage; doch die Zeit drängt etwas, da das Angebot für die zu genehmigende Maschine bis 12. August befristet ist.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Freundliche Grüße

Profitec GmbH

i. A. Karin Isenhagen

Sekretariat Bernd Schäfer

Bitte, einen Vertrag zu unterschreiben

Assistentin des Bereichsleiters → Geschäftsführer/Vorstand

Betreff: Unterschrift für Vertrag mit Petersen GmbH erbeten

Guten Morgen, sehr geehrter Herr Dr. Heinrichsmeier,

der Vertrag für das genehmigte Projekt mit der Petersen GmbH ist fertig und wurde von der Rechtsabteilung geprüft.

Sie erhalten ihn heute mit der Bitte, ihn bis zum 15. August zu unterschreiben.

Sollten Sie noch Fragen, Anmerkungen oder Änderungswünsche haben, bittet Bernd Jansen Sie, diese kurzfristig mit ihm zu besprechen, damit das Projekt wie geplant pünktlich starten kann.

Freundliche Grüße

Schwarzer GmbH & Co. KG

i. A. Barbara Kaiser

Sekretariat Produktionsleitung


Erinnerung, Vertrag zu unterschreiben

Assistentin des Bereichsleiters → Geschäftsführer/Vorstand

Betreff: Erinnerung Unterschrift für Vertrag mit Saatmann GmbH

Guten Morgen, sehr geehrter Herr Dr. Zuber,

Herr Heinrichs hat mich gebeten, bei Ihnen nachzuhaken, ob Sie noch Fragen zu dem Vertrag haben, den wir mit der Petersen GmbH schließen möchten.

Da wir mit dem Projekt bereits Anfang nächsten Monats starten möchten, benötigen wir noch Ihr Okay, also Ihre Unterschrift.

Wenn Sie noch Fragen haben, erreichen Sie meinen Chef diese Woche über sein Handy: 0170 5445677 oder, wie gehabt, über mich.

Sollte alles klar sein, bittet Herr Heinrichs Sie, den Vertrag am besten noch in dieser Woche zu unterschreiben, damit wir pünktlich mit der Petersen GmbH starten können und das Projekt reibungslos über die Bühne gehen kann.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Hinninger Möbelwerke KG

i. A. Ute Fischer

Sekretariat Produktionsleitung

Bitte um Information, ob Entscheidung getroffen wurde

Assistentin des Bereichsleiters → Vorstandsmitglied

Betreff: Entscheidung getroffen zu „TT-Headshare“?

Sehr geehrte Frau Dr. Mertensmeier,

das Gremium, das über „TT-Headshare“ zu entscheiden hat, tagte am 15. Juli.

Sind Sie so freundlich und lassen Jens Schweiger wissen, ob und welche Entscheidung zu diesem Thema getroffen wurde? Ich hake nach, da die Zeit etwas drängt. Der Kunde sitzt uns seit einiger Zeit „im Nacken“. Er wird zunehmend ungeduldig und erwartet eine schnelle Antwort. Wir möchten ihn nicht verlieren.

Ich würde mich freuen, wenn Sie mir die gewünschte Information so schnell wie möglich geben könnten, damit der Kunde schon bald Klarheit hat.

Herzlichen Dank.

Es grüßt Sie

i. A. Elke Schmitz

Assistenz Vertrieb


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