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Zeitspartipps für Excel: So erledigt sich Ihre Arbeit fast wie von selbst

Excel-Aufstellungen manuell zu erstellen, ist keine gute Idee: zu viel Aufwand und ein hohes Fehlerrisiko. Überlassen Sie die Arbeit einfach dem Programm! Es unterstützt Sie mit pfiffigen Werkzeugen und bringt Sie sicher ans Ziel.

Zeitsparende Tipps: Microsoft Excel arbeitet fast automatisch, wenn man wichtige Funktionen kennt.

Zeitspartipps für Excel: So erledigt sich Ihre Arbeit fast wie von selbst

Ziffernreihen sind für den Rechenknecht ein Leichtes, Excel braucht dafür nur einen Startwert. Geben Sie zum Beispiel in eine Zelle die Ziffer 3 ein. Fassen Sie dann das Ausfüllkästchen in der unteren rechten Ecke der aktuellen Zelle mit der Maus und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste bis an das Ende Ihrer Liste. Dort lassen Sie los.

Klicken Sie auf das nun erscheinende Symbol und wählen Sie im aufklappenden Menü den Befehl Datenreihe ausfüllen – fertig! Unter der Befehlswahl stehen noch mehr praktische Optionen bereit; übernehmen Sie etwa nur Formate.

 

Zeit sparen mit Excel: Der Reihe nach in Fünfer-Schritten

Auch anderswo eröffnen sich nützliche Anwendungsmöglichkeiten. Starten Sie ein leeres Arbeitsblatt und überzeugen Sie sich davon:

  • Geben Sie in die Zelle A1 die Zahl 5 ein und bestätigen Sie.
  • Lassen Sie die Zelle markiert und wählen Sie Start, Bearbeiten, Füllbereich.
  • Wählen Sie unter Reihe die Option Spalten
  • Tragen Sie bei Inkrement die Schrittgröße ein, beispielsweise 5.
  • Geben Sie nun einen Endwert ein, etwa 500.
  • Drücken Sie OK (Abbildung 2).

 

Das funktioniert sowohl unter- als auch nebeneinander. Nehmen wir beispielsweise an, Sie erstellen einen Tageskalender. Die Überschriften der einzelnen Spalten sollen jeweils im Halbstunden-Rhythmus beschriftet werden, und zwar von 9:00 bis 17:00 Uhr.

Im Dialog Reihe wählen Sie in diesem Fall Zeilen, geben als Schrittweite 00:30 ein und als Ende 17:00. Per Klick auf OK sind Sie am Ziel.

 

Das Excel-Ausfüllkästchen: Klein, aber fein!

Das Ausfüllkästchen in der rechten unteren Ecke der aktiven Zelle spart jede Menge Tipparbeit. Packen Sie es mit der linken Maustaste und ziehen Sie es dann nach unten. Je nach Zellinhalt zeigt Excel ein anderes Verhalten: Enthält die Zelle eine Zahl, wird sie kopiert. Besteht der Inhalt aus einem Wochentag oder einem Monatsnamen, werden die Zellen fortlaufend mit den folgenden Tagen oder Monaten gefüllt. Haben Sie mehrere, aufeinanderfolgende Zahlen eingegeben und markieren diese, setzt der Zug am Ausfüllkästchen die Reihe fort. Sogar Intervalle werden erkannt. Haben Sie beispielsweise die Zahlen 5, 10, 15 eingegeben und diese drei Zellen markiert, führt Excel beim Ziehen die Fünfer-Reihe fort.

Versuchen Sie nun einmal Folgendes: Klicken Sie das Ausfüllkästchen nicht mit der linken, sondern mit der rechten Maustaste an und ziehen Sie es nach unten. Wenn Sie die Maus loslassen, erscheint ein Kontextmenü. Sie haben nun die Wahl, ob Sie eine Datenreihe ausfüllen oder den Zellinhalt kopieren möchten (Abbildung 3).

 

Und noch ein Trick mit dem Ausfüllkästchen: In der letzten Zelle einer Spalte packen Sie es mit der linken Maustaste und halten während des Ziehens nach unten zusätzlich die Umschalttaste fest. Die ausgewählten Zellen bleiben leer. Das Format der vorherigen wird jedoch übernommen, zum Beispiel ein zuvor bestimmtes Währungsformat oder die Textausrichtung.

Selbst das Löschen von Zellinhalten funktioniert per Ausfüllkästchen. Markieren Sie Daten, die gelöscht werden sollen. Packen Sie das Ausfüllkästchen der letzten Zelle in diesem Bereich mit der linken Maustaste und ziehen Sie es von unten nach oben. Der Bereich wird grau – die Daten sind „weggeputzt“.

 

Eigene Datenreihen erstellen: So geht's ganz schnell!

Doch sogar das clevere Ausfüllkästchen hat seine Grenzen. Was tun zum Beispiel, wenn Excel die Datenreihe nicht kennt, die Sie benötigen? Nehmen wir an, Sie brauchen eine stets gleiche Reihe mit Produktbezeichnungen. Dafür nutzen Sie eine benutzerdefinierte Ausfüll-Liste.

  • Zuerst tragen Sie alle Bezeichnungen in der richtigen Reihenfolge in eine Spalte Ihrer Wahl ein, je ein Produktname pro Zelle. Markieren Sie diese Liste abschließend.
  • Wechseln Sie dann zu den Excel-Optionen im Register Datei.
  • Wählen Sie die Rubrik Erweitert.
  • Weiter unten im Abschnitt Allgemein klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten
  • Die neue Liste ist bereits voreingestellt. Da Sie die Produktnamen erfasst und markiert haben, schlägt Excel den Import der passenden Zellen vor.
  • Klicken Sie auf Importieren und bestätigen Sie mit OK (Abbildung 4).

 

Eingaben von Excel vervollständigen lassen

Excel hilft beim Wiederholen von Angaben. Hat man in einer Tabelle einen Begriff getippt, merkt sich Excel diesen Begriff. Diese Liste wird dynamisch und selbstständig vom Programm fortgeführt, jeweils für das aktuelle Blatt. Sobald Excel die Übereinstimmung eines Begriffs entdeckt, bietet es Ihnen diesen zur automatischen Vervollständigung an.

Eine Alternative: Klicken Sie mit der rechten Maustaste unter die letzte ausgefüllte Zelle und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Dropdownliste-Auswahlliste. Nun wählen Sie einen Eintrag daraus per Maus.

Möchten Sie eine bereits ausgefüllte Zelle ändern, gelingt das so: Markieren Sie die Zelle und halten Sie die ALT-Taste fest, während Sie die Pfeiltaste nach unten drücken. Es erscheint ebenfalls eine Auswahl. Der Inhalt der markierten Zelle ist sinnvollerweise nicht dabei (Abbildung 5).

 

Excel tippt sogar für Sie

Sollen gleiche Daten in der unmittelbar angrenzenden Nachbarzelle auftauchen, lohnt sich der Weg über Bearbeiten, Füllbereich. Damit kopieren Sie die gewünschten Daten mühelos. Angenommen, in Zelle B2 steht Text, der nach C2 übernommen wird. Markieren Sie die Zelle C2 und wählen Sie den Befehl Rechts. Möchten Sie die angrenzende Zelle B1 ausfüllen, wählen Sie den Befehl Oben.

Tipp: Nutzen Sie Tastenkürzel: STRG+R für rechts, L für links, U für unten.

Das funktioniert auch: Markieren Sie alle Zellen, die den gleichen Text enthalten sollen. Nicht zusammenhängende Zellen markieren Sie bei gedrückter STRG-Taste. Geben Sie jetzt den Text in der Bearbeitungszeile ein. Anschließend drücken Sie STRG+Eingabe, um den Text in alle markierten Zellen zu übernehmen.

 

Individuelle Auswahl mit Excel: eine selbst erstellte Dropdownliste

Sie möchten die Einträge einer Liste nicht in Handarbeit erfassen, sondern zur Auswahl vorgeben. Die Folge der Einträge kann variieren, eine Ausfüllliste ist daher nicht das passende Instrument. Die Lösung ist eine selbst erstellte Dropdownliste. Praktisch ist eine solche Liste für Filial-Orte Ihrer Firma oder für die Namen der Mitarbeiter.

Beispielsweise möchten Sie eine Liste für die Erfassung geleisteter Überstunden von Mitarbeitern anlegen.

  • Tragen Sie die Namen der Mitarbeiter jeweils in eine Zelle ein, am besten etwas abseits der eigentlichen Tabelle, etwa in Zelle M3 bis M10.
  • Markieren Sie die Spalte, die später die Namen enthalten soll.
  • Wechseln Sie auf das Register Daten, Gruppe Datentools. Klicken Sie auf Datenüberprüfung, Datenüberprüfung
  • Im erscheinenden Dialog wählen Sie auf dem Reiter Einstellungen unter Zulassen den Eintrag Liste.
  • Selektieren Sie dann die Quelle (die zuvor erfassten Namen) und bestätigen Sie mit OK (Abbildung 6).

 


An den zuvor markierten Zellen erscheint rechts ein Auswahlpfeil. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie die Namen der Mitarbeiter. Ab sofort übernehmen Sie per Klick die Namen.

Soll das Tabellenblatt von jemand anderem bearbeitet werden, unterstützen Sie die Kollegen mit einer Eingabeaufforderung oder anderen Hinweisen. Beim Erstellen der Dropdownliste sehen Sie zwei weitere Reiter: Eingabe und Fehlermeldung. Dort hinterlegen Sie entsprechende Hinweise.

Möchten Sie die Auswahlliste mit den Namen verbergen, gibt es zwei Methoden.

  1. Markieren Sie die Spalte und wählen Sie nach einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf Ausblenden.
  2. Oder formatieren Sie die Namen so, dass Sie nicht sichtbar sind.

 

Excel-Schutz: Änderung verboten!

Vor Verfälschung beziehungsweise Überarbeitung schützt diese Maßnahme dennoch nicht. Wer sich auskennt, erfährt jederzeit über den Dialog Datenüberprüfung, welcher Bereich als Quelle hinterlegt wurde. Auch ist in aktuellen Excel-Versionen ein Dateninspektor eingebaut. Was tun?

Steht die Namensliste auf einem separaten Tabellenblatt, gehen Sie so vor: Wechseln Sie zur Namensliste. Drücken Sie Datei, Informationen, Arbeitsmappe schützen, Aktuelle Tabelle schützen. Entfernen Sie die beiden oberen Häkchen aus den Kontrollkästchen und vergeben Sie ein Passwort. Das müssen Sie wiederholen. Nun kann die Liste weiterbearbeitet werden, an den hinterlegten Namen sind aber keine Änderungen möglich.

Stehen die Namen auf dem gleichen Tabellenblatt wie die Liste, gibt es ebenfalls eine Lösung:

  • Markieren Sie zuerst die Tabelle, zum Beispiel mit STRG+A.
  • Rufen Sie mit STRG+1 den Dialog zum Formatieren von Zellen auf. Wählen Sie dort das Register Schutz.
  • Entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen Gesperrt. Damit sind alle Zellen temporär ohne Schutz.
  • Markieren Sie jetzt alle Zellen, die die Namensliste enthalten. Aktivieren Sie die Sperrung wieder: STRG+1, Schutz, Haken setzen, OK klicken.

 

Zum Schluss legen Sie einen Blattschutz fest, etwa über Datei, Informationen, Arbeitsmappe schützen. Entfernen Sie den Haken bei Gesperrte Zellen auswählen. Vergeben Sie ein Kennwort und drücken Sie OK

Sie haben eine Frage zu einer bestimmten Funktionalität in MS-Office? Kontaktieren Sie unsere Autorin Claudia von Wilmsdorff im working@office-Forum unter www.working@office.de/forum.html und stellen Sie der PC-Expertin Fragen zu Ihren individuellen Herausforderungen. Hervorragende Excel-Tipps finden Sie auch hier ...

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