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Zeitmanagement in kleinen Unternehmen: 5 Tipps für mehr Effizienz

Zeit ist unser kostbarstes Gut. Gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen kommt es häufig so vor, als habe der Tag nicht genug Stunden, um die Vielzahl an Aufgaben zu bewältigen. Letztlich kann dann nur eine Maßnahme helfen: effektives Zeitmanagement.

Zeitmanagement in kleinen Unternehmen: 5 Tipps für mehr Effizienz

Die Projektmanagement-Plattform Teamleader hat aus diesem Anlass sechs konkrete Tipps für kleine Unternehmen zusammengestellt, die dabei helfen, Zeit einzusparen und Arbeitsprozesse zu optimieren. Diese Tipps helfen natürlich auch, wenn Sie für ein größeres Unternehmen tätig sind.

1. Planen Sie im Voraus

Gute Planung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, Ihre Zeit rationeller zu verwalten. Versuchen Sie jeden Tag, 5 bis 10 Minuten für Ihren Kalender zu reservieren. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine elektronische Version oder eine auf Papier bevorzugen. Wichtig ist, dass Sie an einer einzigen Stelle alle Aufgaben notieren, die sie erledigen müssen und bis wann diese abgearbeitet sein müssen. Verwenden Sie am besten einen Kalender, den Sie überall hin mitnehmen können, etwa den Ihres Smartphones. Berücksichtigen Sie allerdings, dass Ihnen unerwartete Ereignisse dazwischenkommen können: Bauen Sie also auf jeden Fall etwas Spielraum ein!

2. Notieren Sie, wie lange Sie an etwas arbeiten
Prioritäten zu setzen ist einfacher, wenn Sie von der Grundannahme ausgehen, dass Ihre Zeit etwas kostet. Indem Sie sich notieren, wie lange Sie an bestimmten Aufgaben arbeiten, können Sie neuralgische Punkte in Ihren Projekten identifizieren und lernen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Timetracking motiviert Sie darüber hinaus, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren und Nebensachen aufzuschieben. Manche Kunden schätzen es auch sehr, wenn Sie einen akkuraten Projektbericht samt Zeiterfassung vorlegen können. Ihrem Kunden gegenüber demonstrieren Sie so Transparenz und Professionalität. 

3. Behalten Sie den Überblick
Wenn Sie neben Ihren Terminen und Aufgaben auch Projektzwischenstände, Deadlines und den Fortschritt Ihrer Kollegen im Auge behalten müssen, entsteht ein hoher Verwaltungsaufwand, der mit einem einfachen Kalender kaum noch beherrschbar ist. Moderne Projektmanagement-Software wie Teamleader erleichtert Entscheidungsträgern diese Aufgaben und schaffen Übersichtlichkeit, da alle Projekte, Aufgaben, Prozesse und Teammitglieder in nur einem Tool angezeigt und verwaltet werden. Mitarbeiter können für Projekte eingeplant und deren Zeithorizont festgelegt werden; relevante Dokumente lassen sich mit Projekten oder einzelnen Aufgaben verknüpfen. So entstehen effiziente Arbeitsabläufe, die Kollaboration im Team wird unterstützt und die Selbstständigkeit der Mitarbeiter gefördert.

4. Nutzen Sie Fahr- und Wartezeiten
Standortgebunden zu arbeiten ist nicht mehr aktuell, auch die Wartezeit beim Arzt oder in der Bahn kann zum Arbeiten genutzt werden. Zwar bietet es sich nicht unbedingt an, Aktenstapel hervor zu holen und durchzusehen – aber wer tut das noch auf Papier? Die Möglichkeiten sind heute endlos: Unterlagen können über die Cloud gemeinsam bearbeitet werden, an Meetings kann man per Videokonferenz teilnehmen, Ihren Kalender können Sie digital organisieren und mit einem Klick teilen. Kundendaten verwalten und bearbeiten Sie ebenfalls online, egal wo Sie sich gerade befinden.

5. Automatisieren Sie, wo es möglich ist

Wer expandieren will, kann nicht ewig alles manuell erledigen. Bereiten Sie deshalb Schablonen für Ihren E-Mail-Verkehr und Ihre Texte vor, die Sie öfter versenden, wie Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen. Auch die vielen Kontakte, die man heutzutage auf verschiedenen Wegen gewinnt und mit denen man durch unterschiedliche Kommunikationskanäle verbunden ist, sollten systematisch verwaltet werden. Ein CRM-Tool kann bei all dem helfen: Angebote im Handumdrehen zu finden, E-Mails mit dem richtigen Ansprechpartner zu verknüpfen und Ihre Verkaufszahlen zu analysieren - und das alles automatisch.

Zudem vereint ein CRM-Tool Mitarbeiter und Aufgaben übersichtlich in einem Programm, an das sich unkompliziert gängige Anwendungen wie z. B. Microsoft Outlook oder Google Calender anschließen lassen. Denn auch die Verwendung einer einzigen Plattform anstelle einer Vielzahl an Hilfsprogrammen spart Zeit - und Nerven.

Teamleader
Teamleader ist eine integrierte SaaS-Cloudanwendung für Kundenbeziehungsmanagement, Vertrieb, Projektplanung, Zeiterfassung und Fakturierung. Teamleader rationalisiert den gesamten Prozess vom Angebot bis zum Zahlungsmanagement, ermöglicht eine effizientere Teamarbeit und schnellere Prozessabläufe.

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