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So gewinnen Sie Zeit im Telefonat

Wir alle lieben schnelle und effektive Telefonate. Doch manchmal benötigen Sie etwas mehr Zeit, um zusätzliche Informationen zu beschaffen oder um kurz über die Antwort nachzudenken. Die einfachste Möglichkeit ist es, dem Anrufer einen Rückruf anzubieten. So haben Sie Zeit, die Antwort vorzubereiten. Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie während der kurzen Wartezeit den Anrufer nicht verärgern, indem Sie ihm das Gefühl geben, hingehalten zu werden. Da er Sie aber nicht sieht, müssen Sie ihm also sagen, was Sie tun und die Führung im Gespräch behalten. Wie das geht, lesen Sie hier.

Zeit gewinnen

Mit diesen Überbrückungsformulierungen gestalten Sie die Wartezeit für den Anrufer angenehm und transparent.

Bleiben Sie jederzeit Ihrem Gesprächspartner gegenüber transparent

Situation 1: Wenn der gewünschte Gesprächspartner nicht verfügbar ist, sagen Sie zum Beispiel:

  • „Ich sehe, dass der Kollege gerade zu seinem Schreibtisch zurückkehrt. Gleich kann ich Sie verbinden, einen Moment bitte noch … So, ich verbinde Sie mit … “
  • „Die Kollegin beendet gerade noch ein Telefonat. Haben Sie noch ein wenig Geduld? Sie ist bestimmt gleich fertig. Nun ist die Leitung frei, ich verbinde Sie mit …“
  • Oder Sie bieten einen anderen Gesprächspartner an: „Es tut mir leid, aber Frau M. telefoniert auf der anderen Leitung. Darf ich Sie mit Frau B. verbinden? Sie bearbeitet das gleiche Sachgebiet.“

Situation 2: Wenn Sie die Antwort auf seine Frage noch nicht kennen, können Sie sich so Zeit verschaffen:

  • „Bitte entschuldigen Sie, aber das ist mir noch nicht ganz klar. Was genau möchten Sie wissen?“
  • „Damit ich sicher bin, dass ich Sie richtig verstanden habe: …. Ist das so korrekt?“
  • „Vielen Dank für diese Information. Das notiere ich kurz, das ist wichtig …“

Situation 3: Wenn Sie die gewünschte Information noch aufrufen müssen, halten Sie auf diese Weise den Anrufer hin:

  • „Einen Moment bitte noch, gleich kann ich Ihre Frage beantworten. Die Datei öffnet sich gerade – ah, hier: …“
  • „Haben Sie bitte einen Moment Geduld, das weiß ich auswendig nicht zu 100%. Ich sehe kurz nach, damit Sie eine korrekte Information bekommen.“
  • „Die Information habe ich selbst gerade erst bekommen, Moment, ich sehe nach, wie sich das genau verhält. Es hat sich etwas geändert … ja, genau: …“

Mit diesen Überbrückungsformulierungen gestalten Sie die Wartezeit für den Anrufer angenehm und transparent. Idealerweise fällt ihm so gar nicht auf, dass er warten muss, und er wird sich für das effektive Telefonat bedanken.

In jeder Ausgabe von working@office finden Sie einen Text, der von unseren Muttersprachlern bzw. Diplomübersetzern in vier Fremdsprachen übersetzt wurde. So können Sie Ihre Fremdsprachenskills erweitern. Dies ist die deutsche Übersetzung des Texts aus working@office 10 | 2019.

Wichtige Begriffe und Vokabeln (Deutsch)

  • effektiv
  • Rückuf
  • Wartezeit
  • hinhalten
  • Gesprächspartner
  • transparent
  • Leitung
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