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Wie Sie erfolgreiche Zahlungserinnerungen schreiben, ohne Ihre Kunden zu verärgern

Ihr Unternehmen hat seine Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch der Kunde bezahlt nicht? Das kann schon einmal vorkommen. Nicht immer muss dies mit der schlechten Zahlungsmoral des Kunden zusammenhängen. Manchmal wird eine Rechnung einfach übersehen, oder Ihr Kunde ist noch nicht dazu gekommen zu überweisen. In einem solchen Fall gleich eine Mahnung zu schicken, wäre nicht geschickt. Vor allen Dingen dann nicht, wenn es sich um besonders gute Kunden handelt, die sonst immer zahlen. Aber auch ein Neukunde könnte sich über Ihr zu schnelles Mahnwesen wundern und verärgert sein.

Zahlungserinnerung

Manchmal wird eine Rechnung einfach übersehen, oder Ihr Kunde ist noch nicht dazu gekommen zu überweisen. In einem solchen Fall gleich eine Mahnung zu schicken, wäre nicht geschickt.

Zahlungserinnerungen sollen nicht verärgern

Wenn Sie selbst schon einmal eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung erhalten haben, wissen Sie: Die meisten Schreiben klingen vorwurfsvoll und altmodisch. Dies ist besonders dann unvorteilhaft, wenn ein Kunde zahlen will, aber es aus einem der oben genannten Gründe noch nicht getan hat. Solche Kunden sollten Sie nicht durch vorwurfsvolle Briefe verärgern. 

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Eine für den Kunden leicht nachvollziehbare Zahlungserinnerung hat folgende Inhalte:

  • Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/ Leistung
  • Verweis auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie auf den Rechnungsbetrag
  • Bitte um Bezahlung (ohne Skonto!)
  • Bankverbindung 
  • Hinweis, dass der Kunde das Schreiben bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht beachten soll


Muster: Zahlungserinnerung – sehr freundlich

Haben Sie uns vergessen?

Sehr geehrter Herr Dietrich,

wir schätzen Sie als treuen und zuverlässigen Geschäftspartner. Daher haben wir Ihren Auftrag vom 21. Oktober 20.. über die Lieferung von drei Ersatzturbinen bereits am nächsten Tag ausgeführt. Der Rechnungsbetrag von 4.789 € war am 11. November 20.. fällig. Eine Kopie der Rechnung Nr. 45/29 vom 01. November 20.. schicken wir Ihnen mit. Vielleicht ist Ihre Zahlung an uns ja schon unterwegs. Dann werfen Sie diesen Brief ganz einfach in den Papierkorb. Sie sind noch nicht zur Bank gekommen? Dann überweisen Sie den Betrag doch bitte bis zum 01. Dezember 20.. auf das Konto 23 456 789 bei der Volksbank Hamburg Nord, BLZ 230 560 25. Oder sind Sie mit unserer Lieferung unzufrieden? Dann rufen Sie uns doch bitte an: 0123 332218. Es lässt sich bestimmt schnell eine Lösung finden.

Freundliche Grüße

Muster: Zahlungserinnerung – freundlich, kreativ

Ihr Auftrag vom 08. Oktober 20..

Unsere Rechnung Nr. 345-68a vom 14. Oktober 20..

Sehr geehrter Herr Meißner,

Unmögliches wird sofort erledigt – Wunder dauern etwas länger! Das ist das Motto für unseren Service. Damit Sie immer mit uns zufrieden sind, finden wir bestimmt auch für Sie schnell eine optimale Lösung. Hinter unserer Leistung steht ein Team engagierter Mitarbeiter, deren Einsatz wir angemessen und pünktlich honorieren möchten. Sicher verstehen Sie, dass wir dazu auf die fristgerechte Bezahlung unserer Rechnungen angewiesen sind.

Vielleicht sind Sie noch nicht dazu gekommen, unsere Rechnung vom 14. Oktober, die am 31. Oktober 20.. fällig war, zu begleichen. Es wäre schön, wenn Sie sich die Zeit nähmen und bis zum 20. November 20.. den Betrag von 3.556,- Euro auf eines unserer Konten überweisen würden.

Vielen Dank!

Postbank Bielefeld, Kontonummer: 10 584 462, Bankleitzahl: 440 100 46; Sparkasse Bielefeld, Kontonummer: 315 129 513, Bankleitzahl: 440 501 99

Freundliche Grüße

Muster: Zahlungserinnerung – freundlich, klassisch und gut

Reparaturarbeiten an Ihrer Heizungsanlage

Sehr geehrter Herr…,

leider ist bislang für unsere Rechnung Nr. 2008/123 in Höhe von 2.156,- Euro keine Zahlung eingegangen. Wir hoffen, dass dies nur in der Freude über die nun wieder wohlig gewärmten Räume untergegangen ist und bitten Sie, die Zahlung so bald wie möglich zu veranlassen.

Bankverbindung: Postbank Dortmund, Kontonummer: 105 844 62, Bankleitzahl: 440 100 46; Sparkasse Dortmund, Kontonummer: 315 129 513, Bankleitzahl: 440 501 99

Sollten Sie die Rechnung bereits bezahlt haben, so dürfen Sie dieses Schreiben getrost vergessen und sich weiter an der Wärme erfreuen.

Mit besten Grüßen

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