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Einfach gut organisiert – so meistern Sie die Weihnachtspost mit links

Als hätten Sie nicht schon genug zu tun … Damit der Zeitaufwand für den Versand von Karten, Briefen und E-Mails sich für Sie in einem überschaubaren Rahmen hält, erhalten Sie mit diesem Beitrag die wichtigsten Tipps für Ihre perfekte Organisation.

Weihnachtspost organisieren

Mit unseren Tipps haben Sie dieses Jahr die Organisation rund um die Weihnachtspost fest im Griff.

Weihnachtspost: E-Mail, Karte, Brief, Geschenk? Die Welt hat sich verändert

In den letzten Jahren hat sich vieles geändert. War es vor einigen Jahren noch üblich, Geschenke für wichtige Geschäftspartner zu kaufen, entfällt diese Aufgabe heute zum Teil. Compliance verbietet vor allem Geschäftspartnern in größeren Unternehmen, Geschenke anzunehmen.

Bleiben noch die Weihnachtskarten und -briefe. Selbst hier hat sich vieles verändert. War der Weihnachtsbrief früher der Rolls-Royce unter den Weihnachtsgrüßen, reicht vielen heute die Kleinwagen-Sparvariante: Die Massen-Weihnachts-E-Mail, die an alle Geschäftspartner ohne persönliche Anrede verschickt wird. Das geht schnell, erfordert nur, dass die E-Mail-Kontakte gepflegt sind. Aber ob das so passend ist?

Die Entscheidung, wie Ihre Weihnachtsgrüße aussehen sollen, will sorgfältig überlegt sein. Dieser Beitrag hilft Ihnen dabei und zeigt Ihnen dann, wie Sie alles dazu Notwendige organisieren.

Unser brandneuer USB-Stick mit den 33 besten Weihnachtstexten darf in keinem Büro fehlen! Er gehört Ihnen – als Dankeschön für Ihr Interesse am Profi-Handbuch Kommunikation: E-Mails und Briefe!

E-Mails, Karten oder Briefe versenden?

Der Trend geht eindeutig zum Versand von E-Mails. Der Versand von Karten nimmt ab und ein Brief wird kaum noch verschickt. Also, was tun?

MediumVorteileNachteileUnsere Meinung

E-Mail als Massenpost ohne persönliche Anrede

Sie möchten den Versand der Weihnachtsgrüße schnellstmöglich erledigt haben, dann ist das Ihre Lösung.

Der Weihnachtsgruß ist nahezu wirkungslos. E-Mails ohne Anrede beziehungsweise mit „Sehr geehrter Geschäftspartner“ sind unpersönlich. Einige Geschäftspartner mögen das sogar als verletzend empfinden. 

Damit könnten Sie für Unverständnis sorgen. Diese E-Mail kommt genau so an, wie sie gemeint ist. Schnell, hoppla hopp, nicht wertschätzend.

E-Mail mit persönlicher Anrede

Das geht schnell, ist persönlich und Sie können so viel schreiben, wie Sie möchten. Keine Begrenzung wie auf einer Karte.

Vielleicht gibt es den einen oder anderen, der den weihnachtlichen Gruß per E-Mail unhöflich findet.

Wenn Sie sich Mühe mit dem Text geben und dieser über „Wir wünschen frohe Weihnachten“ hinausgeht, ist das die ideale, schnelle Lösung.

Karte vorgedruckt, ohne Anrede und Unterschrift

minimierter Zeitaufwand

unpersönlich, teuer

Bedruckte Karten ohne etwas Handschriftliches sind völlig überflüssig. Das ist rausgeschmissenes Geld. 

Karte mit eingedrucktem Text und persönlicher Anrede und Unterschrift

Die stellt sich der Empfänger vermutlich auf den Tisch und denkt noch lange an Sie und Ihr Unternehmen.

teuer und aufwendig

Auch hier gilt: Wenn Sie sich Mühe mit dem Text geben, ist das eine sehr schöne Lösung und die persönlichere Variante zur persönlichen E-Mail.

Brief ohne persönliche Anrede und eingedruckte Unterschrift

keine, außer dass es schnell geht

teuer wegen des Portos

Solche Briefe wirken unpersönlich und beliebig. Das ist rausgeschmissenes Geld und eine verpasste Chance, Ihre Kunden zu erfreuen. 

Brief mit persönlicher Anrede und Unterschrift

Das geht zügig und ist bei einer überschaubaren Briefmenge flott erledigt – es sind nur ein paar Unterschriften.

teuer wegen des Portos und aufwendig

Neben der persönlichen Karte ist das die schönste Art, ein frohes Weihnachtsfest zu wünschen.

Meine Empfehlung: Versenden Sie personalisierte E-Mails, also mit persönlicher Anrede des Empfängers. Das verursacht relativ wenig Arbeit und ist trotzdem wertschätzend. Ganz besonderen VIP-Geschäftskontakten können Sie einen Brief senden.

Dürfen Sie heutzutage noch Geschenke machen?

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Geschäftspartner mit einem Geschenk nicht kompromittieren. Pauschal lässt sich sagen: Je größer das Unternehmen, desto strikter sind die Compliance-Regelungen. Bei Konzernen sollten Sie komplett von Geschenken absehen, und bei kleineren Unternehmen sollten Sie klären, ob der Geschäftspartner ein Präsent annehmen darf.

Mein Tipp: Wenn irgendwie möglich, sollte das Geschenk persönlich überreicht werden. Dann weiß man sofort, ob das Geschenk jetzt willkommen ist oder nicht und wie Sie in Zukunft mit Geschenken bei diesem Geschäftspartner verfahren. 

Spenden als Alternative zu Weihnachtsgeschenken

Alternativ zu Geschenken kann sich Ihr Unternehmen für eine Spende entscheiden. Dies ist eine schöne Idee, damit der weihnachtliche Gedanke nicht ganz unter den Tisch fällt.

Organisationen, an die Sie spenden können, gibt es viele. Haben Sie vor Ort eine Organisation, die Sie aus der Presse bereits kennen? Eventuell sind aber auch Kollegen sozial engagiert und können Ihnen einen Tipp für eine Spende geben. Oder Sie recherchieren im Internet und achten auf das DZI-Spendensiegel.

Diese Argumente sprechen für Spenden anstelle von Geschenken: 

  • kein Problem mit Verdacht auf Bestechungsversuch
  • geringerer organisatorischer Aufwand
  • leicht zu koordinieren zwischen Abteilungen
  • hoher Sympathiewert in der Öffentlichkeit
  • entspricht mehr dem Geist des Weihnachtsfestes
  • problemlos steuerlich absetzbar

So informieren Sie Ihre Kunden über die Spenden

Besprechen Sie mit Ihrem Chef, ob Sie Ihre Kunden über die Spende informieren möchten. So kann Ihr Text aussehen:

Liebe ….

das Weihnachtsfest ist auch für uns bei der Schlarmann GmbH die Zeit, in der wir auf das zu Ende gehende Jahr zurückschauen und damit auch auf unsere gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit im Jahr 2018.

„Eigentlich“ würden wir uns gern über diese E-Mail hinaus mit einem Präsent bedanken. Danke sagen dafür, dass Sie uns ein guter Partner in diesem Jahr waren und wir an Ihrer Seite sein durften.

Doch ganz im Sinne der weihnachtlichen Botschaft möchten wir auch den Menschen Freude bereiten, die unsere Unterstützung am meisten brauchen. Deshalb spenden wir unseren weihnachtlichen Etat in diesem Jahr und auch in den nächsten der Organisation (Name der Organisation einsetzen – mit Link, falls jemand noch spenden möchte).

Wir wünschen Ihnen Festtage voll Harmonie. Für das Jahr 2019 persönlichen und geschäftlichen Erfolg, vor allem Gesundheit und Glück.

Mein Tipp: Eine Alternative oder auch eine Ergänzung ist eine Meldung auf Ihrer Internetseite unter der Rubrik „News“ oder „Meldungen“. Dort können Sie beispielsweise ab Anfang Dezember eine solche Information veröffentlichen und Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich anzuschließen.

Wie teuer dürfen die Weihnachtsgeschenke sein?

Geschenke an Geschäftskontakte können nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn ihr Wert pro Empfänger und Jahr höchstens 35 Euro netto beträgt. Wird diese Grenze auch nur um einen Euro überschritten, scheitert der Betriebsausgabenabzug völlig. Achten Sie daher darauf, dass die 35-Euro-Grenze nicht überschritten wird.

Führen Sie eine Geschenkedatenbank

Wenn Sie am Schenken festhalten möchten, sollten Sie eine Geschenkedatenbank haben, in der Sie notieren, wer was wann erhalten hat. Am einfachsten geht das mit einer Excel-Datei.

Beispiel: Geschenkeliste, im letzten Jahr angelegt

JahrEmpfängerFirmaWasWer unterschreibtBemerkungen
2019Jana ScholzScholz GmbHOlivenölRudolf SchleierGeschenke ab sofort nicht mehr erwünscht
2019Olaf HansenTTL GmbHVisitenkartenetuiJasmin Wegnerfreut sich über Geschenke und darf sie annehmen
2019Bernd SchusterSchuster TrainingsMoleskineDaniel WirtAlle Geschenke landen in der Firmentombola.

Beachten Sie die Versandkosten, wenn Sie Geschenke auswählen

Schlagen Sie Ihrem Chef eine Auswahl an Geschenken für dieses Jahr vor. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt das Format und Gewicht, um die Folgekosten für den Versand so gering wie möglich zu halten, wenn die Geschenke nicht persönlich übergeben werden können.

Unter www.billigerverschicken.de können Sie die Maße und das Gewicht Ihrer Päckchen eingeben und Sie erhalten eine Übersicht, wie hoch die Portokosten bei welchem Anbieter sind.

Achtung: Auch wenn die Versuchung groß ist, es sich so einfach wie möglich zu machen: Onlinebestellungen mit Onlinekarte sind unpersönlich und kein guter Stil. Also: Lassen Sie die Finger davon.

Überlassen Sie den Versand einem Lieferanten

Ganz umgehen können Sie die zusätzliche Arbeit des Versands dadurch, dass Sie ihn komplett externen Dienstleistern überlassen: Sie versenden eine Adressliste mit den bereits von Ihnen vorbereiteten Weihnachtskarten.

Mein Tipp: Erkundigen Sie sich bei Ihren Lieferanten, ob ein solcher Einzelversand möglich ist, was er kostet und – ganz wichtig – bis wann er möglich ist. Bei einigen Versendern ist bereits vor Ende November Annahmeschluss für solche Aufträge.

Geschenkpapier und Versandmaterial bestellen

Vergessen Sie vor lauter Weihnachtskarten und -geschenken nicht, frühzeitig große Mengen Geschenkpapier sowie Versandmaterialien zu bestellen.

Wie Sie den Geschenkeversand zu Weihnachten abteilungsübergreifend organisieren

Stellen Sie eine Liste auf einem Sharepoint oder Laufwerk zur Verfügung, auf die jeder zugreifen und sich eintragen kann, und informieren Sie die Abteilungsassistentinnen darüber. Setzen Sie einen Termin, bis wann sich jeder eingetragen haben muss.

So einfach könnte Ihre Liste angelegt sein, in die jeder seine Wünsche einträgt

EmpfängerSchenkenderGeschenkKarteVerschickenPersönlich überreichen

 

 

So könnte die E-Mail aussehen, die Sie an die Kolleginnen und Kollegen versenden

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

auch in diesem Jahr organisiere ich wieder den Versand unserer Weihnachtsgrüße und -geschenke an Geschäftspartner.

Dazu brauche ich eure Hilfe. Auf LINK liegt eine Tabelle, in die ihr bitte euren Bedarf an Karten und Geschenken eintragt.

Erledigt dies bitte bis zum 5. November.

Beachtet bitte: Dieser Termin ist verbindlich. Ich werde nicht erinnern und Wünsche, die ich später erhalte, nicht berücksichtigen können.

Also, was du heute kannst besorgen …

Danke für eure Unterstützung.

Viele Grüße

Karin

Wählen Sie Weihnachtskarten aus

Sofern von Ihrer Marketingabteilung nicht organisiert, müssen Sie eventuell die Weihnachtskarten bestellen.

Unser Tipp: Schmökern Sie auf den Internetseiten der Wohlfahrtsvereine, Stiftungen und wohltätigen Organisationen nach Karten. Dann unterstützen Sie mit dem Kauf der Karte einen wohltätigen Zweck.

Hier eine kleine Auswahl wohltätiger Organisationen, die Weihnachtskarten anbieten.

Plan International: www.plan-shop.org

Diakonie: www.diakonie-webshop.de

Caritas: www.carikauf.de

Sicher kennen Sie noch Organisationen in Ihrer Stadt, die Unterstützung gut gebrauchen können.

Beachten Sie das Format und sparen Sie Porto

Achten Sie darauf, dass die von Ihnen bestellten Karten inklusive Umschläge im Gesamtgewicht unter 20 Gramm wiegen und die Maße 

  • Länge: 140 bis 235 Millimeter, 
  • Breite: 90 bis 125 Millimeter,
  • Höhe: bis 5 Millimeter

nicht überschreiten. Sonst müssen Sie für die Versandkosten mehr als 70 Cent kalkulieren.

Normale Karten oder Spendenkarten?

Die Weihnachtskartenbestellungen können Sie gleichzeitig mit einer Spende für eine karitative Einrichtung verbinden. Bei Spendenkarten gehen von jeder verkauften Karte 0,15 oder 0,20 Euro an die entsprechende Organisation.

Mein Tipp: Achten Sie bei Ihrer Bestellung darauf, dass Ihre Firma eine steuerlich abzugsfähige Zuwendungsbescheinigung erhält.

So organisieren Sie den Weihnachtskartenversand

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1.  Sie bestellen Karten, in die Ihr Wunschtext eingedruckt ist. Anrede und Unterschrift werden per Hand ergänzt. Das ist die einfachste, schnellste und auch sehr persönliche Lösung.

2.  Sie bedrucken Einleger für Ihre Karten. Das ist dann sinnvoll, wenn unterschiedliche Texte verschickt werden sollen. Das ist etwas aufwendiger, aber auch individueller.

Beachten Sie: Einige Firmen lassen das Firmenlogo mit in eine Weihnachtskarte eindrucken. Doch das verleiht der Karte einen eher nüchternen Charakter und sieht nach Werbung aus.

So bitten Sie Ihre Kollegen um Angabe der gewünschten Menge

Hinterlegen Sie auf einem für alle zugänglichen Sharepoint oder Laufwerk eine Liste, in die sich alle eintragen.

Beispiel E-Mail Weihnachtskartenbestellung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

auch wenn es noch ein wenig Zeit bis Weihnachten ist, möchte ich die Bestellung der Weihnachtskarten rechtzeitig in Auftrag geben.

Es stehen zwei Kartenarten zur Auswahl

a) mit eingedrucktem Grußtext und dem Firmennamen

b) Karte mit Einleger, jedoch ohne Text. Diesen Einleger können Sie per Drucker oder handschriftlich nach Ihren Vorstellungen beschriften.

Für jede Karte wird ein farbiges Kuvert mitbestellt.

Im Intranet ist eine Exceltabelle vorhanden – Orga/Weihnachten/Kartenbestellung. Tragen Sie dort bitte bis zum 1. November ein, wie viele Karten Sie von der jeweiligen Sorte benötigen. Bestellungen, die ich nach dem 1. November erhalte, kann ich nicht mehr berücksichtigen.

Bitte tragen Sie in die Tabelle ebenfalls ein, an wen Sie Karten verschicken, damit wir Doppelversendungen vermeiden. Wenn dann jemand einem Geschäftspartner eine Karte schicken möchte, kann er sich bei einem Kollegen „einklinken“ und mit unterschreiben.

Vielen Dank.

Mit bestem Gruß

Andrea Schröter

Assistentin der Geschäftsleitung

Wer unterschreibt auf der Weihnachtskarte?

Weihnachtsgrüße muss Ihr Chef persönlich unterschreiben – das steht fest. Und: Der Empfänger sollte der unterschreibenden Person persönlich bekannt sein.

Es sollten aber grundsätzlich nicht mehr als drei Unterschriften auf einer Karte sein.

Wichtig ist auch, dass die Unterschrift leserlich geschrieben ist. Wenn nicht, dann müssen Sie den Namen des oder der Unterschreibenden noch darunter vermerken. Dazu müssten Sie den Namen entweder eindrucken oder einen Namensstempel verwenden.

Alternativ können Sie auch die Visitenkarte(n) dazulegen.

Kennt ein Empfänger die ganze Abteilung inklusive Chef, sollte der Chef stellvertretend für alle unterschreiben.

Rechtzeitig versenden – beachten Sie die Postlaufzeiten vor Weihnachten

Um sicherzugehen, dass Ihre Weihnachtsgrüße die Empfänger in Deutschland noch rechtzeitig erreichen, sollten Sie diese spätestens am 14. Dezember bei der Post einliefern.

Karten und Briefe ins Ausland versenden Sie in diesem Jahr am besten bis zum 10. Dezember.

Bedenken Sie: Die Grüße sollten nicht nur vor dem 24. Dezember ankommen, sondern bevor alle im Weihnachtsurlaub sind.

Weihnachtspost-Organisation: Ihre Checkliste, wann Sie was erledigen sollen

WannWasErledigtBemerkungen
bis 8. Oktober

entscheiden über die Art der Weihnachtsgrüße, Geschenke, Spenden, Karten, Briefe, E-Mails oder gar nichts

bis 15. Oktober

im Internet nach Anbietern für Karten/Geschenke recherchieren 

bis 22. Oktober

Geschenkedatenbank aktualisieren

bis 22. Oktober

Karten aussuchen, Motive und Texte auswählen

bis 22. Oktober

Kartenbedarf bei Kolleginnen und Kollegen abfragen

Frist bis 5. November setzen

bis 22. Oktober

Geschenkebedarf bei Kolleginnen und Kollegen abfragen 

Frist bis 5. November setzen

bis 22. Oktober

Spendenorganisation auswählen 

bis 5. November

beim Geschenkversand festlegen, wer welches Geschenk erhält 

bis 7. November

Karten bestellen

bis 7. November

Geschenke bestellen oder bei Lieferanten in Auftrag geben

bis 7. November

Geschenkpapier und Versandmaterial bestellen

bis 26. November

Karten/Briefe erstellen und unterschreiben lassen

bis 30. November

Geld überweisen oder Scheckübergabe organisieren

falls gewünscht: Info über Spende unter „News“ auf der eigenen Webseite veröffentlichen

bis 1. Dezember

Pakete ins außereuropäische Ausland verschicken

bis 3. Dezember

Sondermarken besorgen 

bis 10. Dezember

Karten, Briefe und Pakete ins Ausland versenden 

bis 14. Dezember

Pakete, Karten und Briefe innerhalb Deutschlands versenden 

bis 17. Dezember

E-Mails verschicken



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