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Weihnachtskartenbedarf erfragen: 5 Muster-E-Mails für pünktliche Antworten

Sie organisieren den Versand der Weihnachtskarten in Ihrer Abteilung? Aber die Kollegen geben nicht immer Bescheid, wie viele sie benötigen. Wir haben für Sie einige Tipps und Muster zusammengestellt, die Ihnen die Weihnachtskartenbestellung in diesem Jahr erleichtern und Ihre Nerven schonen.

Weihnachtskartenbedarf erfragen

Wir haben für Sie Tipps und Muster zusammengestellt, die Ihnen die Weihnachtskartenbestellung in diesem Jahr erleichtern.

Weihnachtskartenbedarf erfragen: 5 Muster-E-Mails für pünktliche Antworten

Das Wichtigste zuerst: Setzen Sie einen Termin für die Abgabe der Weihnachtskartenbestellung, den Sie nicht mehr verhandeln oder verschieben. Am besten teilen Sie diesen Termin sofort per E-Mail mit.

Die Redaktion empfiehlt: Setzen Sie die Frist so, dass Ihnen zur Meldung an die Druckerei oder an den Lieferanten ein kleiner Zeitpuffer bleibt, und nennen Sie die Konsequenzen, die eine verspätete Abgabe der Informationen nach sich zieht.

Unsere 5 Muster-E-Mails können Sie sich hier auch herunterladen (Word).

Damit Sie auch in anderen Fällen nicht lange nach einer floskelfreien Formulierung suchen müssen, habe ich für Sie die 132 besten Einstiegs- und Schlusssätze bereits zusammengestellt. Sie sind modern und expertengeprüft. Damit zaubern Sie jederzeit perfekte E-Mails und Briefe aus dem Ärmel.

Weihnachtskartenbedarf erfragen: Erinnern sie nicht mehr an den Abgabetermin

Viele Sekretärinnen telefonieren noch einmal hinterher oder schicken eine Erinnerungs-E-Mail. Sie auch? Warum? Sie haben doch bereits einen Termin gesetzt. Warum erinnern Sie daran? Sie werden auch von niemandem daran erinnert, dass Sie die Karten rechtzeitig bestellen.

Also: Behandeln Sie Ihre Kolleginnen, Mitarbeiter und die Geschäftsführung wie mündige Personen und verzichten Sie auf Erinnerungen. Nur so werden Ihre Kollegen selbstständig.

Schreiben Sie nicht:

Ich muss Sie schon wieder an den Abgabetermin erinnern und bitte Sie jetzt zum letzten Mal um die umgehende Zusendung der Liste.

Wenn Sie erinnern oder Nachfristen setzen, gewöhnen Mitarbeiter sich daran. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Wort zählt. Setzen Sie einen Termin und bleiben Sie dabei. Schließlich setzt Ihr Chef Ihnen regelmäßig Termine, die Sie einhalten. Und das können und sollten Sie von Ihren Kolleginnen und Kollegen auch erwarten.

Sollten Mitarbeiter den von Ihnen gesetzten Termin versäumen, dann sorgen Sie fürs nächste Jahr vor und teilen Sie den Kollegen mit, dass sie dieses Jahr ohne Weihnachtskarten auskommen müssen.

Der Termin ist abgelaufen – leider ohne Ihre Informationen. Sie verstehen sicher, dass Sie dieses Mal bei der Verteilung der Karten nicht berücksichtigt werden konnten.

Weihnachtskartenbedarf: 5 Muster-E-Mails für pünktliche Antworten

Unsere 5 Muster-E-Mails können Sie sich hier auch herunterladen (Word).

Muster 1: Weihnachtskartenbestellung – mit Einnerung in Outlook

Sekretärin → Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs

Betreff: Bitte Weihnachtskartenbedarf melden

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich muss euch jetzt schon bitten, an Weihnachten zu denken. Ja, ich weiß, das scheint noch in weiter Ferne zu liegen. Doch wenn ich alles gut und für alle stressfrei organisieren möchte, fange ich gern rechtzeitig damit an.

Also, bitte unterstützt mich dabei und schreibt mir bis zum 24. Oktober 20.., wie viele Karten ihr benötigt. Dieser Termin ist verbindlich und die Frist wird nicht verlängert.

Es gibt in diesem Jahr keine Karten zur Auswahl. Über das Motiv ist noch nicht entschieden, aber in den letzten Jahren haben wir immer etwas Schönes ausgesucht. Verlasst euch also ganz auf uns.

Damit ihr auf jeden Fall daran denkt mir Bescheid zu geben, habe ich euch eine Erinnerung für euren Outlook-Kalender mitgeschickt. Wenn die aufblinkt, dann wird es höchste Zeit, sich bei mir zu melden.

Danke schön für eure Unterstützung.

Verena Mertens

Sekretärin Leitung Vertrieb

 

Muster 2: Weihnachtskartenbestellung – Erinnerung

Assistentin → Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs

Betreff: Einmalige und letzte Erinnerung Weihnachtskartenbestellung

Liebes Team,

ich weiß, Sie haben alle viel zu tun. Deshalb diese Erinnerung: Morgen Mittag, 17. Oktober 20.. läuft das „Ultimatum“ für die Weihnachtskartenbestellung ab.

Einige von Ihnen haben sich noch nicht in die ausliegende Liste am Empfang eingetragen. Bitte holen Sie das unbedingt bis morgen nach. Vielen Dank.

Ich werde die Bestellung morgen an unseren Lieferanten weitergeben. Deshalb ist dieser Termin verbindlich.

Viele Grüße

Christian Ebbers GmbH

Sabrina Kirchner

Sekretariat Geschäftsleitung

 

Muster 3: E-Mail wegen zu spät eingereichter Weihnachtskartenbestellung

Assistentin → Kolleginnen und Kollegen

Betreff: Weihnachtskarten

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich habe von einigen von Ihnen in den letzten Tagen noch Weihnachtskartenbestellungen erhalten und muss Sie leider enttäuschen.

Ich habe keine Weihnachtskarten mehr für Sie. Sie hatten zum angekündigten Termin keine Karten bestellt und ich habe deshalb für Sie keine besorgt.

Damit Ihre Ansprechpartner Ihnen das nicht krummnehmen, melden Sie sich doch persönlich bei Ihnen – oder verschicken Sie zur Abwechslung einmal Neujahrsgrüße an die, die Sie nicht mehr erreichen.

Vielleicht haben Sie ja noch Gelegenheit, einigen Personen persönlich ein schönes Weihnachtsfest zu wünschen.

Es grüßt Sie

Schneider Automobiltechnik GmbH

Gaby Mertens

Sekretärin Geschäftsführung

 

Muster 4: Aufforderung, Weihnachtskarten zu bestellen

Assistentin → Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung

Betreff: Weihnachtskarten bestellen bis 24. Oktober 20..

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

es war einmal eine fleißige Sekretärin, die hatte ihre Kolleginnen und Kollegen sehr lieb. Sie arbeitete in einer tollen Firma mit einem sehr netten Chef und hatte sehr viel Spaß an ihrer Arbeit.

Zu Weihnachten aber, dem Fest der Liebe, passierte immer etwas Merkwürdiges: Die Sekretärin freute sich schon auf die freien Tage zwischen den Jahren und versuchte, vor dem Urlaub immer alles perfekt zu organisieren. Sie hatte in dieser Zeit sehr viel zu tun. Was sie besonders viel Zeit kostete, waren die vielen Erinnerungen, die sie an ihre Kolleginnen und Kollegen schicken musste, damit die ihre Bestellung für die Weihnachtskarten abgaben, die sie an ihre Kunden verschicken wollten. Immer und immer wieder erinnerte sie geduldig – bis ihre Finger ganz wund geschrieben waren von den vielen E-Mails. Das machte die Sekretärin traurig.

Eines Morgens sagte die Sekretärin zu sich: Die Kolleginnen und Kollegen, die immer so nett sind, benötigen bestimmt keine Erinnerung mehr. Denn: Es sind alles zuverlässige Kolleginnen und Kollegen, die der Sekretärin bestimmt bis zum

24. Oktober 20..

sagen werden, wie viele Karten sie benötigen.

Von diesem Tag an war die Sekretärin sehr glücklich, weil sie sich auf ihre Kolleginnen und Kollegen verlassen konnte. Und sie arbeitete fortan zufrieden und glücklich weiter.

Ihre und eure

Michaela Knepper

 

Muster 5: Aufforderung, Weihnachtskarten zu bestellen – mit Nachdruck

Assistentin → Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Betreff: Weihnachtskarten bis 25. Oktober bestellen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Jingle-bells-feeling im Oktober: Ich bereite bereits die Weihnachtskartenbestellung für dieses Jahr vor.

Das bedeutet: Bitte melden Sie mir Ihren Kartenbedarf bis zum 25. Oktober 20...

Der Termin ist absolut verbindlich. Was heißt: Ich werde keine Nachbestellungen mehr annehmen. Der Hintergrund: Im letzten Jahr gab es so viele Nachbestellungen, dass dies nicht nur mich, sondern auch unseren Lieferanten etwas wirr machte. Und damit wir beide in diesem Jahr wissen, wo uns der Kopf steht, benötige ich Ihren Bedarf wirklich bis zum 25. Oktober.

Ich bin sehr zuversichtlich, dass Sie alle an den Termin denken.

Es grüßt Sie

Sonja Balle

Assistentin der Geschäftsführung

 

 

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