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In der Vorweihnachtszeit Kollegen an Termine erinnern: 7 wirkungsvolle Muster

Wenn doch alle so zuverlässig wären wie Sie selbst. Sind sie aber leider nicht. Deshalb müssen Sie mit klaren Worten den Kollegen Termine setzen und sie mitunter auch daran erinnern. Wie Sie solche E-Mails richtig formulieren, ohne sich unbeliebt zu machen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Kollegen an Termine erinnern

7 wirkungsvolle Muster-E-Mails, mit denen Sie Kollegen an Termine erinnern

Wie Sie auch in der hektischen Vorweihnachtszeit Kollegen wirkungsvoll an Termine erinnern: 7 Muster

Wünschen Sie sich auch, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen genau so zuverlässig arbeiten würden wie Sie? Ja, dann wäre so manches anders. Zuverlässigkeit im Arbeitsleben ist schon etwas wert. „Ich schicke dir die Unterlagen bis morgen 10 Uhr zu.“ – Das hört sich gut an, passiert dann aber häufig leider nicht.

Bevor Sie sich darüber ärgern, machen Sie sich klar: Einige Kolleginnen und Kollegen haben so viel zu tun, dass Ihre Wünsche nicht oberste Priorität haben, andere vergessen es schlichtweg und sind nicht gut organisiert.

Dieser Beitrag liefert Ihnen viele Formulierungen – auch humorvolle –, mit denen Sie die Kolleginnen und Kollegen konkret auf Termine aufmerksam machen und, wenn nötig, auch daran erinnern. 126 kostenfreie Mustertexte finden Sie hier.

Unsere 7 wirkungsvollen Muster-Formulierungen können Sie sich hier auch herunterladen (Word).

An Termine erinnern: Formulieren Sie klar

Es ist ein Balanceakt: Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Herausforderung meistern und Ihr Ziel erreichen.

Formulierungen – unpräzise und vage

Formulierungen – klar und eindeutig

Es wäre schön, wenn ihr mir bis Ende der Woche Bescheid geben könntet, welchen Vorschlag ihr bevorzugt.

Meine Meinung: Sehr freundlich. Das ist aber auch schon das einzig Positive. „Bis Ende der Woche“ ist unpräzise. Wann immer der Kollege die E-Mail öffnet, gibt es ein Ende der Woche. Und „Es wäre schön“ sorgt nicht für Verbindlichkeit.

Bitte gebt mir bis zum 13. November Bescheid, welchen Vorschlag ihr bevorzugt. Nutzt dazu bitte die Abstimmungsfläche.

Meine Meinung: Klar und nicht unfreundlich. Jeder weiß, was zu tun ist, und es gibt keinen Grund, Anstoß an dieser Formulierung zu nehmen.

 

Ich würde mich freuen, wenn ihr mir eure Wünsche bis zum 13. November schicken würdet.

Meine Meinung: Sie kommunizieren vermutlich größtenteils mit Männern. Und für einen Mann ist der Konjunktiv „Ich würde mich freuen, wenn“ tatsächlich nur ein Wunsch. Eine Frau würde diese Formulierung mit dem damit verbundenen Termin eher als definitiv betrachten, aber nicht zwangsläufig. Deshalb müssen Sie konkreter formulieren.

Bitte schickt mir eure Wünsche bis zum 13. November 2017, 14 Uhr. Danke schön.

Meine Meinung: Die Nennung der Uhrzeit ist mitunter wichtig. Denn für einige Kolleginnen und Kollegen ist 23 Uhr auch noch der 13. November. Gegen diese Argumentation kommen Sie dann nicht an, wenn Sie sie oder ihn darauf hinweisen, dass Sie die Unterlagen zu spät erhalten haben. Denn genau genommen hat sie oder er natürlich recht.

 

Sollten Sie an Termine erinnern und, wenn ja, wie oft?

Erinnerungen sind ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite signalisieren Sie damit Verantwortungsbewusstsein, auf der anderen Seite bewirkt es, dass Kolleginnen und Kollegen sich zunehmend auf Sie verlassen. Außerdem: Haben Sie einmal einen Termin als verbindlich verschickt, erscheinen Sie unglaubwürdig, wenn Sie die Frist verlängern. Das sollte nicht zu Ihrem Standardrepertoire gehören.

Meine Empfehlung: Im Idealfall erinnern Sie nicht! Ist eine Frist verstrichen, sind nachträgliche Wünsche, Anmeldungen oder was auch immer nicht mehr möglich.

Falls Sie schwach werden …

Sollten Sie dennoch erinnern wollen, weil Sie das schon immer so gemacht haben, weil die Kolleginnen und Kollegen im Stress sind oder, oder, beschränken Sie das bitte auf ein einziges Mal. Ein einmaliges Erinnern ist ausreichend – bitte nicht öfter. Schicken Sie den Kolleginnen und Kollegen am besten eine Termineinladung über den elektronischen Kalender.

An Termine erinnern: 7 wirkungsvolle Muster-Formulierungen

Unsere 7 wirkungsvollen Muster-Formulierungen können Sie sich hier auch herunterladen (Word).

 

Muster 1: Weihnachtskartenbestellung

Assistentin → Kolleginnen und Kollegen des Bereichs

Betreff: Bitte Weihnachtskartenbedarf melden

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

früh übt sich …Deshalb bitte ich euch schon heute, mir bis zum 14. Oktober Bescheid zu geben, wie viele Weihnachtskarten ihr braucht. Dieser Termin ist verbindlich.

Bitte schickt mir eine E-Mail mit der benötigten Zahl.

Ich habe in den letzten Jahren immer noch Weihnachtskarten „in Reserve“ bestellt. Dieses Jahr bestelle ich die genau gewünschte Zahl.

Danke und Grüße

i. A. Verena Mertens

Assistenz Leitung Vertrieb

 

Muster 2: Weihnachtskartenbestellung – Erinnerung

Assistentin → Kolleginnen und Kollegen des Bereichs

Betreff: Letzte Chance, Weihnachtskarten zu erhalten

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die meisten von euch waren so freundlich, mir bis gestern die benötigte Zahl an Weihnachtskarten durchzugeben.

Ein paar von euch sind noch nicht dazu gekommen. Heute Nachmittag schicke ich die Bestellung ab. Ich kann also nur noch Wünsche, die ich bis heute 14 Uhr erhalte, berücksichtigen.

Es grüßt euch

i. A. Sonja Kirchner

Assistenz Peter Hohmann

 

Muster 3: Zahl benötigter Geschenke angeben

Chef → alle Mitarbeitenden

Betreff: Bedarf Kalender 20.. als Präsent für Kunden melden

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in den letzten Jahren haben wir unseren Kunden immer recht großzügige Geschenke gemacht. Seit einiger Zeit erhalten wir „Gegenwind“. Die Compliance-Regelungen vieler unserer Partner führen dazu, dass Geschenke nicht mehr angenommen werden dürfen und wir sie teilweise zurückgeschickt bekommen. Das ist für alle Beteiligten unangenehm.

Wir haben uns entschlossen, dass wir unseren Geschäftspartnern dennoch für die gute Zusammenarbeit im Jahr 20.. danken möchten, und haben das Präsent auf unseren Kalender reduziert. Mehr ist aus unserer Sicht im Hinblick auf unsere Compliance-Regelungen nicht möglich.

Bitte lassen Sie Ute Herbers bis zum 11. Oktober per E-Mail wissen, wie viele Kalender Sie benötigen, mit Empfängerliste, um Doppelgeschenke zu vermeiden, damit sie eine ausreichende Zahl bestellen kann.

Freundlicher Gruß

Rolf Schwertfeger

 

Muster 4: Erinnerung Anmeldung zur Weihnachtsfeier

Assistentin → an alle Mitarbeitenden

Betreff: Unsere Weihnachtsfeier am 15. Dezember

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in ein paar Wochen findet unsere Weihnachtsfeier statt und mir fehlt von einigen von Ihnen noch die Rückmeldung, ob Sie teilnehmen werden.

Ich brauche einen gewissen zeitlichen Vorlauf, um alles optimal vorzubereiten. Bitte seien Sie so freundlich und geben Sie mir bis zum 1. Dezember per E-Mail Bescheid, ob Sie dabei sein werden oder nicht.

Ich freue mich über jede Zusage.

Vorweihnachtliche Grüße

i. A. Sonja Zuber

Assistenz kaufmännische Geschäftsleitung

 

Muster 5: Abgabe von Zahlen für Geschäftsbericht

Assistentin Vorstand → Bereichsleitende

Betreff: Zahlen für Geschäftsbericht 20..

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich weiß, dass Sie zum Jahresende hin alle sehr viel zu tun haben. Ich muss Sie trotzdem bitten, jetzt schon an die Aufbereitung der Geschäftszahlen 20.. zu denken, die ich am 5. Januar 20.. von Ihnen benötige.

Bitte tragen Sie die Zahlen in die Excel-Datei ein, die sich nach Klicken auf den Link öffnet: www.ttl-gmbh.com/geschaeftsbericht2017_zahlen_bereichsleiter

Danke schön.

Beste Grüß

ei. A. Marion Horst

Assistenz Horst Hielscher

 

Muster 6: Resturlaub beantragen für 1. Quartal 20..

Assistenz Personalabteilung → alle Mitarbeitenden

Betreff: Bitte für dieses Jahr noch Urlaubsanträge einreichen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

jetzt wollen wir es wissen … und zwar ganz genau!

Bitte prüfen Sie, wie viel Resturlaub Sie noch „auf der Uhr“ haben, und besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, wann Sie diesen im ersten Quartal 20.. – oder vielleicht auch noch im November/Dezember dieses Jahres – nehmen möchten.

Wir benötigen die Urlaubsanträge bis zum 22. Dezember, 12 Uhr.

Beste Grüße

Astmann GmbH

i. A. Karin Gärtner

Assistenz Klaus Schaffrath – Personalleitung

 

Muster 7: Bitte um Anmeldung zur Weihnachtsfeier

Assistentin → Kolleginnen und Kollegen

Betreff: Letzter Aufruf: Bitte zur Weihnachtsfeier anmelden

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

einige von Ihnen haben noch nicht Bescheid gegeben, ob sie am 16. Dezember an der Weihnachtsfeier teilnehmen.

This is the final call!

Bitte gebt mir bis morgen, 13. November, 16 Uhr Bescheid, ob ihr dabei sein werdet. Wegen der aufwändigen Organisation ist es für mich wichtig, die genaue Teilnehmendenzahl zu kennen.

Anmeldungen nach dem 13. November sind nicht mehr möglich.

Vielen Dank!

i. A. Hannah Bergschneider

Assistenz Dr. Brigitte Schneider

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