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Wie Sie die 5 ärgerlichsten Diskussionen in der Vorweihnachtszeit mit Kollegen meistern

Die Vorweihnachtszeit birgt einiges Potenzial für Konflikte. Sie als Assistentin sind davon betroffen, da Sie in der Regel alles organisieren. Wenn Kollegen dann nicht mitziehen, können Sie ganz schön ins Schwitzen kommen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie in solchen Situationen souverän agieren und den Ärger durch kluge Strategien vermeiden.

Konflikte in der Vorweihnachtszeit

Konflikte in der Vorweihnachtszeit lassen sich vermeiden – hier lesen Sie, wie.

1. Weihnachtskartenbestellung und Anmeldung zur Weihnachtsfeier: Wenn die Kollegen sich nicht an Ihre Termine halten

Beispiel:

Bei Jennifer läuft es vor Weihnachten immer ähnlich ab. Sie fragt die Kolleginnen und Kollegen schon im September, wie viele Weihnachtskarten sie für Kunden benötigen. Einige melden sich, einige reagieren nicht. Sie hakt im Wochenturnus nach.

Ähnlich ergeht es ihr mit den Anmeldungen zur Weihnachtsfeier. Zur angesetzten Frist haben sich nur zwei Drittel der Mitarbeitenden gemeldet, ob sie teilnehmen werden. Auch hier hakt Jennifer nach. Und jedes Mal ärgert sie sich über die Zeit, die sie damit vergeudet, und dass den Anderen das alles scheinbar egal ist.

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Mit diesen Empfehlungen sind versäumte Termine nicht mehr Ihr Problem

Wenn Sie solche Situationen kennen, dann sollten Sie dieses Jahr besser gewappnet sein. Es gibt keinen Grund, weshalb Ihre Nerven blank liegen sollten, nur weil Andere schon längst gesetzte Termine nicht einhalten.

1 a. Sprechen Sie vorher Klartext mit Ihrem Chef

Bevor Sie verbindliche Fristen setzen, müssen Sie Ihren Chef ins Boot holen. Er will vielleicht Konflikte vermeiden und fällt Ihnen bei versäumter Absprache in den Rücken. Erläutern Sie ihm also, wie viel Zeit nachträgliche Bestellungen und Anmeldungen kosten und dass Sie das nicht mehr tun wollen. Bitten Sie ihn um sein Einverständnis, dass Sie in diesem Jahr die Zuspätkommer auflaufen lassen, um sich Respekt zu verschaffen. Wer sich nicht pünktlich meldet, erhält keine Weihnachtskarten für Geschäftspartner, und wer sich nicht für die Weihnachtsfeier anmeldet, kann nicht teilnehmen. Eigentlich ganz einfach!

1 b. Formulieren Sie eindeutig

Prüfen Sie, ob Sie in Ihren E-Mails klar und auf den Punkt kommunizieren. Vermeiden Sie Weichmacher und übertrieben rücksichtsvolle Formulierungen.

So nicht:Besser so:

Es wäre ganz gut, wenn ihr mir bis zum 5. November Bescheid geben würdet, wie viele Weihnachtskarten ihr benötigt.

Unsere Meinung: Zu viel Konjunktiv. Und „ganz gut“ ist nur ein bisschen. 

Bitte gebt mir bis zum 5. November Bescheid, wie viele Weihnachtskarten ihr benötigt. Der Termin ist verbindlich.

Unsere Meinung: Klar auf den Punkt formuliert, ohne Schnörkel. Wer das nicht versteht, hat es nicht richtig gelesen und ist selbst schuld. 

Es wäre toll, wenn ihr mir bis zum 30. November mitteilen würdet, ob ihr an der Weihnachtsfeier teilnehmt.

Unsere Meinung: Sehr weich formuliert. „Es wäre toll“ klingt nicht verbindlich.

Bitte gebt mir bis zum 30. November Bescheid, ob ihr an der Weihnachtsfeier teilnehmen werdet. Nur so sichert ihr euch euren Platz und etwas zu essen und zu trinken. Verspätete Anmeldungen kann ich aus organisatorischen Gründen nicht mehr berücksichtigen.

Unsere Meinung: Klar und eindeutig. 

Ich finde es schade, dass sich kaum jemand bisher angemeldet hat. Bis wann kann ich mit eurer Anmeldung rechnen?

Unsere Meinung: Das klingt, als würde ein trauriges Kind sich bei seinen Spielkameraden beschweren. Respekt verschaffen Sie sich so nicht.

Ich habe bis heute kaum Rückmeldungen zur Weihnachtsfeier-Einladung erhalten. Letzter möglicher Anmeldetermin ist der 30. November.

Unsere Meinung: Sachlich und klar formuliert.

1 c. Erinnern Sie nicht

Viele Assistentinnen telefonieren noch einmal hinterher oder schicken eine Erinnerungs-E-Mail. Warum? Sie haben doch bereits einen Termin gesetzt. Warum erinnern Sie daran? Sie werden auch von niemandem daran erinnert, dass Sie die Karten rechtzeitig bestellen.

Also: Behandeln Sie Ihre Kolleginnen, Mitarbeiter und die Geschäftsführung wie mündige Personen und verzichten Sie auf Erinnerungen. Nur so machen Sie klar, dass nicht Sie es zu verantworten haben, wenn nicht genügend Karten bestellt werden.

1 d. Kündigen Sie an, dass Sie nicht erinnern

Da alle aus den Vorjahren möglicherweise gewohnt sind, erinnert zu werden, kündigen Sie in Ihrer ersten E-Mail an, dass Sie nicht mehr erinnern werden.

Unser Tipp: Schreiben Sie:

Beachten Sie bitte: Es erfolgt keine weitere Erinnerung. Bestellungen, die nach dem 5. November bei mir eintreffen, können nicht mehr berücksichtigt werden.

1 e. Nehmen Sie keine Nachbestellungen entgegen

Damit Sie ab sofort und in den folgenden Jahren weniger Stress und Konflikte haben, halten Sie sich an Ihre eigenen Worte. Nur so können die Kollegen Sie ernst nehmen.

Jemand reicht einen Tag nach dem gesetzten Termin eine Anforderung ein? Zu spät. Machen Sie keine Ausnahmen. Sie wirken sonst unglaubwürdig.

Was tun, wenn die Geschäftsleitung oder ein anderer Vorgesetzter nachbestellt? Es gelten die gleichen Regeln für alle. Bedauern Sie, dass Sie bereits bestellt haben, und geben Sie die Bestelladresse an die betreffende Person weiter. Sie möge sich selbst darum kümmern. 

So könnten Sie formulieren: „Herr Meyer, Ihre Bestellung erreicht mich ein paar Tage zu spät. Ich habe bereits alles in Auftrag gegeben.“

Ihre Klarheit zahlt sich aus

Wenn Sie in diesem Jahr die Grenzen so konsequent ziehen, müssen Sie damit rechnen, dass einige verstimmt reagieren.

Doch das ist normal. Immer, wenn Sie Ihr Verhalten ändern, also nicht so wie sonst reagieren, horcht Ihr Gegenüber auf – mitunter reagiert es negativ, wenn ihm Ihre Reaktion nicht gefällt.

Wenn Sie das aus- und durchhalten, verschaffen Sie sich nachhaltig Respekt.

2. Mitglieder des Teams beschweren sich über die abgespeckte Weihnachtsfeier

Menschen gewöhnen sich an Annehmlichkeiten. So etwa an regelmäßige, großzügig ausgerichtete Feiern.

Sollte Ihre Weihnachtsfeier in diesem Jahr nicht so üppig ausfallen wie sonst, beschweren sich die Kollegen möglicherweise bei Ihnen.

Beispiel

In den vergangenen Jahren gab es in Lauras Unternehmen immer große Weihnachtsevents. Eine Band spielte und die Partnerinnen und Partner der gesamten Belegschaft waren auch eingeladen. Das ist dieses Jahr anders. Ihr Chef hat sich entschlossen, die Weihnachtsfeier in diesem Jahr in der Kantine stattfinden zu lassen. Ohne Partner. Ohne Show. Einfach nur ein nettes Beisammensein.

Die Stimmung im Unternehmen ist schlecht – viele Mitarbeitende beschweren sich bei Laura. Sie fühlt sich in einem inneren Konflikt. Sie versteht die Entscheidung ihres Chefs nicht, der ihrer Ansicht nach das Engagement des Teams ignoriert. Sie weiß daher nicht, was sie sagen soll, wenn andere sich bei ihr beschweren.

Lassen Sie sich nicht zur Illoyalität verleiten

Egal, was Sie denken: Stimmen Sie den Mitarbeitenden nicht zu, es sei unfair, dass dieses Jahr auf vieles verzichtet werden muss. Damit würden Sie Ihrem Chef in den Rücken fallen.

Vermeiden Sie Kommentare wie „Dabei haben wir doch so ein gutes Geschäftsjahr hinter uns gebracht“. Auch das wäre eine unangebrachte Äußerung.

Machen Sie das Problem der Kollegen nicht zu Ihrem Problem

Auch wenn Sie selbst der Ansicht sind, dass Ihr Chef eine falsche Entscheidung getroffen hat: Sagen Sie niemals „Ich spreche noch einmal mit ihm“. Damit begeben Sie sich zwischen die Fronten. Sollten Sie Ihren Chef tatsächlich überzeugen können, rechnen Sie nicht mit Dankbarkeit − Ihrem Chef haben Sie etwas eingebrockt, was er gar nicht wollte. Und einige Mitarbeitende nehmen am Ende gar nicht an der Weihnachtsfeier teil, weil sie sich kurzfristig etwas anderes vorgenommen oder einfach keine Lust haben.

Wie Sie es handhaben: Sie begeben sich zwischen die Fronten. Dabei können Sie nicht gewinnen.

So verhalten Sie sich in dieser Situation richtig

Hören Sie den Kolleginnen und Kollegen zu, die sich beklagen. Äußern Sie sich so gut wie gar nicht. Das Einzige, was Sie sagen dürfen, da Sie ja nicht die ganze Zeit stumm sein können, sind Kommentare wie „Ja, ich weiß; das waren immer schöne Feste in den letzten Jahren“.

Vermeiden Sie, sich selbst mit einzubeziehen. Bemerkungen wie „Ich hatte auch damit gerechnet“ sind verfänglich und können zu solchen Äußerungen von Mitarbeitern führen: „Herr Chef, die Frau Meyer findet das auch nicht gut, dass wir dieses Jahr in der Kantine feiern.“

Informieren Sie Ihren Chef über den „Flurfunk“

Zu Ihren Aufgaben als Assistentin gehört es, dass Sie Ihren Chef darauf aufmerksam machen, wenn Mitarbeitende unzufrieden sind. Er sollte wissen, dass seine Entscheidung, die Weihnachtsfeier wesentlich abzuspecken, für Unmut und vielleicht sogar Demotivation sorgt.

Beachten Sie dabei Folgendes:

  • Nennen Sie keine Namen, sondern berichten Sie vom „Flurfunk“, der „schlechten Stimmung“ oder den „Reaktionen auf …“. 
  • Verkneifen Sie sich ungefragte Kommentare wie „Ich finde auch, dass das unfair ist“. Das ist unprofessionell. 
  • Versuchen Sie nicht, Ihren Chef zu einer anderen Entscheidung zu überreden. Schildern Sie ihm lediglich die Fakten und Stimmungen.
  • Fragt er Sie nach Ihrer Meinung, dürfen Sie ehrlich antworten und sagen, dass Sie es besser fänden, er würde seine Entscheidung vor der Belegschaft begründen. Seien Sie ehrlich und geben Sie ihm einen Rat, wenn er ihn hören möchte. Wenn Sie nicht der gleichen Meinung sind wie die anderen, dürfen Sie das natürlich auch sagen. 
  • Empfehlen Sie ihm, dem Team zu erläutern, weshalb er sich für eine andere Art der Feier entschieden hat.

Unser Tipp: Geben Sie Ihrem Chef keinen Ratschlag. Sagen Sie nur Ihre Meinung, wenn er sie hören will. Ungefragte Ratschläge kommen nicht gut an – bei niemandem.

3. Sie ernten Kritik für die Planung der Weihnachtsfeier

Beispiel:

Bei Sandra geht es vor Weihnachten immer hoch her. Investitionsanträge müssen noch genehmigt werden, Projektrechnungen geschrieben und außerdem muss sie etwa 200 Weihnachtskarten verschicken und die Weihnachtsfeier fürs gesamte Unternehmen organisieren. Aber sie hat alles gut im Griff – die Einladungen für die Weihnachtsfeier sind schon verschickt.

Kurz danach hagelt es Proteste. Warum der Ort für die Weihnachtsfeier so weit weg sei, fragen einige. Andere beschweren sich, dass sie ihre Partnerinnen oder Partner nicht mitbringen können. Und noch andere hätten gern einen Bus- oder Taxiservice, der sie von der Feier nach Hause bringt.

Sandra ist stocksauer. Statt sich zu freuen, dass es eine Weihnachtsfeier gibt, mäkeln die Kolleginnen und Kollegen nur herum. Sie ist kurz davor zu platzen – patzige Antworten gibt sie ohnehin schon.

5 Tipps: So reagieren Sie souverän auf die Kritik

Wenn Sie solches Gemeckere von den Kolleginnen und Kollegen aus den Vorjahren oder aus anderen Situationen kennen, seien Sie beim nächsten Mal besser gewappnet.

3 a. Nehmen Sie die Kritik nicht persönlich 

Das ist leichter gesagt als getan. Aber lassen Sie nicht zu, dass andere Ihnen Ihre Arbeit madigmachen. Denken Sie „Man kann es nicht allen recht machen“ statt „Wie undankbar“.

3 b. Reagieren Sie weder genervt noch patzig 

Aussagen wie „Was ist denn jetzt schon wieder?“ oder „Dann macht euren Kram doch alleine“ sollten Sie sich verkneifen. Das passt nicht zu einer professionellen Sekretärin.

3 c.  Halten Sie Ihren Chef weitgehend da raus 

Besprechen Sie diese Thematik nicht detailliert mit Ihrem Chef. Sie haben die Party in Absprache mit Ihrem Chef organisiert, Sie sind verantwortlich. Holen Sie ihn nur ins Boot, wenn die Kritik Sie zum Umdenken veranlasst und Sie etwas Grundlegendes verändern möchten.

3 d.  Reagieren Sie offen, freundlich und entgegenkommend

Beispiel:

„Das ist eine tolle Idee von dir. Ich bin froh, dass du mich darauf ansprichst. Danke schön. Ich checke, ob ich das organisieren kann. Gibt es sonst noch etwas, was ich anders machen soll, damit du dich wohler fühlst?“

Vorteil dieser Reaktion: Ihre Freundlichkeit kostet Sie keine Kraft. Selbst wenn der Kollege noch weitere Wünsche äußern sollte, notieren Sie sie. Ändern müssen Sie an Ihrer Veranstaltung nichts. Es sei denn, die Vorschläge der Kollegen waren konstruktiv und gut und Ihr Zeitrahmen und das Budget lassen Änderungen noch zu.

Falls Sie für die diesjährige Feier keine Möglichkeit mehr haben, etwas zu verändern, sagen Sie, dass Sie den Vorschlag für die nächste Weihnachtsfeier notieren – und das sollten Sie dann auch tun.

3 e.  Überdenken Sie Ihre Organisation 

Möglicherweise ergibt das Feedback Ihrer Kolleginnen und Kollegen Sinn. Vielleicht haben Sie tatsächlich etwas übersehen oder könnten es anders organisieren. Bedanken Sie sich deshalb für die Kritik, auch wenn’s schwerfällt, und gehen Sie alles noch einmal durch. Vielleicht findet sich etwas, was Sie nicht optimal bedacht haben und was Sie nachbessern können.

4. Konflikte in der Vorweihnachtszeit: Eine andere Abteilung verweigert die Übernahme der Notbesetzung fürs Telefon

Beispiel:

Tanja ist von ihrer Chefin, der Geschäftsführerin, gebeten worden, die Erreichbarkeit zwischen Weihnachten und Neujahr zu organisieren. Da die Vertriebsabteilung nahezu geschlossen anwesend ist, spricht sie mit dem Vertriebschef und bittet ihn, dass seine Abteilung die Telefonzentrale mit übernimmt. Für Tanja ist das „eigentlich“ keine Bitte, obwohl sie es höflicherweise so verpackt. Der Vertriebschef weigert sich prompt, seine Mitarbeitenden dafür einzusetzen. Die Folge wäre: Es sind zwar Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen, aber der Anrufer erreicht nur den Anrufbeantworter.

Tanja fühlt sich hilflos. Sie weiß nicht, wie sie sich beim Vertriebschef durchsetzen kann. Sie ist unsicher, was sie sagen darf und wie sie sich verhalten soll. Ihrer Chefin gegenüber fühlt sie sich verpflichtet, den Notdienst zu organisieren; aber eine zusätzliche Mitarbeiterin möchte sie dafür nicht einsetzen. Schließlich sind genug Kollegen anwesend, die das Telefon bedienen könnten.

Mit diesen 3 Tipps setzen Sie sich durch

4 a.  Prüfen Sie Ihre Formulierungen 

Tanja hat ihr Anliegen als Bitte formuliert. So hat der Vertriebschef es verstanden. Er glaubte, er hätte die Option, Nein zu sagen. Doch aus Tanjas Sicht bestand diese Möglichkeit nicht. Deshalb: Wenn Sie einen Wunsch Ihres Chefs an Mitarbeitende, darunter auch andere Führungskräfte, weitergeben, formulieren Sie ihn nicht als Bitte, sondern als Aufforderung. Sie delegieren im Auftrag Ihres Chefs!

So nicht:

Könnten Sie mit Ihrer Abteilung eventuell den Notdienst übernehmen?

Besser so:

Seien Sie bitte so nett und übernehmen mit Ihrer Abteilung den Notdienst.

Außer Ihrer Abteilung ist zwischen Weihnachten und Neujahr niemand im Haus. Organisieren Sie bitte mit Ihren Mitarbeitenden, dass die Telefonzentrale besetzt ist.

Herr Dr. Meier hat mich gebeten, den Notdienst für die Telefonzentrale zu organisieren. Da Ihre Abteilung im Haus ist, nehmen Sie sich doch bitte des Telefons an. 

Beachten Sie: „Könnten“ und „eventuell“ sind schwache Formulierungen – Sie sind keine Bittstellerin und Ihr Anliegen steht nicht zur Diskussion. Formulieren Sie selbstbewusst und freundlich.

4 b.  Seien Sie auf Gegenwehr vorbereitet 

Sollte sich die Führungskraft weigern, sind viele Assistentinnen erst einmal sprachlos. Plan „B“ fehlt – mit so viel Gegenwehr hatten Sie nicht gerechnet. Seien Sie demnächst darauf gefasst, Ihr Gegenüber mit Ihrer Reaktion zu entwaffnen.

So nicht:

Ja, dann muss ich mal schauen, wie ich das organisiere.

Besser so:

Herr Dr. Meier hat mich gebeten, mit Ihnen zu klären, dass die Telefonzentrale von anwesenden Mitarbeitenden übernommen wird. Und Ihre Abteilung ist anwesend.

4 c.  Leben Sie damit, kurzzeitig unfreundlich behandelt zu werden

Wundern Sie sich nicht, wenn Ihre klare Kommunikation bei Ihrem Gegenüber nicht auf Gegenliebe stößt. Vielleicht lässt die Person Sie kurzfristig spüren, dass sie Ihnen diese kleine Machtdemonstration übelnimmt. Bleiben Sie freundlich – sie beruhigt sich schon wieder. 

Klarheit in der Kommunikation bedeutet Grenzen zu setzen – ähnlich wie in der Kindererziehung. Gestehen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen das Recht zu, gegen diese Abgrenzung erst einmal zu rebellieren. Diese prüfen im Prinzip, genau wie die Kinder, ob es klar bei diesen Grenzen bleibt. Rechtfertigen Sie sich, wird Ihre Kommunikation wieder unklar.

5. Ihre Kollegin weigert sich, zwischen Weihnachten und Silvester zu arbeiten

Beispiel

Jessicas Chef besteht darauf, dass das Sekretariat zwischen Weihnachten und Silvester besetzt ist. Da sich Jessica das Sekretariat mit Frederike teilt, dürfte das ja kein Problem sein. War es bislang auch nicht. Denn Jessica war die letzten Jahre immer Single und es war ihr nicht wichtig, ausgerechnet zwischen Weihnachten und Neujahr Urlaub zu haben. Sie hat die Woche genutzt, um Liegengebliebenes wegzuarbeiten.

Doch in diesem Jahr ist alles anders: Jessica hat einen Freund, mit dem sie gern ein paar Tage wegfahren würde. Sie geht davon aus, dass Frederike ihre „Weihnachtsschicht“ übernimmt, da sie bislang immer frei hatte. Doch die sieht das gar nicht ein. Sie besteht darauf, in dieser Woche freizuhaben, wie jedes Jahr. Schließlich habe sie Familie – und Jessica nicht. Jessica ist den Tränen nahe.

Diese Fettnäpfchen sollten Sie vermeiden

Kennen Sie solche Situationen? Dann folgen Sie den drei Empfehlungen, damit die Situation nicht zum Problem wird:

5 a.  Urlaub auf den letzten Drücker anmelden 

Sobald Sie wissen, dass Ihnen bestimmte Urlaubstage wichtig sind, teilen Sie dies der Kollegin und Ihrem Chef mit.

5 b.  Mit anderen darüber sprechen 

Es macht keinen Sinn, andere Kollegen einzubeziehen. Vermeiden Sie Gespräche wie „Du findest das doch auch unfair von der Frederike …“. Sie lösen das Problem nicht, indem Sie diskutieren, wer fair oder unfair ist oder wer recht oder unrecht hat.

5 c.  Den Konflikt unnötig ausdehnen 

Der sich anbahnende Konflikt ist nicht dazu geeignet, alles auf den Tisch zu packen, was Sie schon lange an Ihrer Kollegin stört. Das hat hier nichts zu suchen. Also, vermeiden Sie Bemerkungen wie

  • „Du machst sowieso immer, was du willst!“
  • „Jedes Mal, wenn ich …, dann sagst du, …“
  • „Was mich schon lange nervt …“

Und so lösen Sie den „Urlaubskonflikt“

Bleiben Sie gelassen. Statt sich sofort aufzuregen oder enttäuscht zu sein, schildern Sie Ihrer Kollegin in aller Ruhe, dass Sie ebenfalls gern Urlaub hätten. Sagen Sie ihr, wie wichtig Ihnen das in diesem Jahr ist. Vielleicht lenkt sie dann schon ein. Falls das nicht der Fall ist, vereinbaren Sie mit Ihrer Kollegin einen Termin, um sich über die Besetzung des Sekretariats zu unterhalten und um Absprachen zu treffen. Hiermit werten Sie die Bedeutung dieses Themas und der beteiligten Personen auf.

„Leiten“ Sie das Gespräch

Da Sie das Treffen initiiert haben, sollten Sie die Gesprächsführung übernehmen. Beide haben die Möglichkeit, nacheinander ihre Vorschläge, Ideen und Argumente vorzutragen. Achten Sie darauf, dass niemand unterbrochen wird. Notieren Sie die Argumente.

Zeigen Sie Verständnis

Wenn beide Kolleginnen ihre Sicht der Dinge erläutert haben, drücken Sie Ihr Verständnis für beide aus und ergreifen Sie nicht Partei.

So formulieren Sie diplomatisch und wertschätzend:

„Ich kann euch beide verstehen und beide Wünsche nachvollziehen. Und ich möchte eine Lösung finden, die für euch beide okay ist. Eventuell ist es möglich, dass jede einen Schritt auf die andere zumacht. Wäre das okay für euch?“

Machen Sie alle Vorschläge, die Sie vorbereitet haben oder die Ihnen spontan einfallen. Wenn beide Kolleginnen einer dieser Ideen zustimmen, haben Sie eine Lösung. Werden Ihre Vorschläge teils oder ganz abgelehnt, haben Sie kein Problem, sondern einfach noch nicht die richtige Lösung. Bitten Sie die Kolleginnen um Ihre ergänzenden Ideen.

Meine Empfehlung: Sollten Sie wider Erwarten keine Lösung finden, bitten Sie Ihren Chef um Unterstützung.


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