Menu

Leserfrage: E-Mails mit eingescannter Unterschrift?

Eine Leserin ist sich unsicher: Sie fragt sich, ob eine eingescannte Unterschrift ans Ende einer E-Mail gehört. Lesen Sie hier meine Empfehlung.

Eingescannte Unterschriften

Eine Leserin fragt sich, ob eingescannte Unterschriften in E-Mails empfohlen werden.

Gehört eine eingescannte Unterschrift in E-Mails?

Leserin Jennifer J. aus Coburg fragt:

Ich sehe in letzter Zeit immer mal wieder, dass jemand seine eingescannte Unterschrift in E-Mails einsetzt. Ist das wichtig? Muss man das machen?

Meine Empfehlung: Verzichten Sie auf eine eingescannte Unterschrift

Setzen Sie vor Ihren vollständigen Namen Ihr Vollmachtskürzel, zum Beispiel „i. A.“. So machen Sie alles richtig.

Ich vermute, die eingescannte Unterschrift soll eine E-Mail aufhübschen. Nötig ist das allerdings nicht. Ich finde das auch eher irritierend, und außerdem erhöht das eingefügte Bild das Datenvolumen. Nach DIN 5008 ist das Einfügen von gescannten Unterschriften in E-Mails nicht notwendig.

Achtung! Ebenfalls spricht gegen die Verwendung der Unterschrift, dass man so die Unterschrift als Grafik „verbreitet“ und jeder Empfänger sie nun aus der E-Mail herauskopieren und möglicherweise in andere Dokumente einfügen könnte. Verwenden Sie also auf jeden Fall eine „nicht echte Variante der Unterschrift“.

In manchen Fällen führt die Unterschriften-Grafik dazu, dass die E-Mail beim Empfänger nicht richtig angezeigt wird. Durch die Grafik ändert sich die Einstellung der E-Mail auf HTML-Format. Die E-Mail wird deshalb von manchen Anbietern geblockt oder als Spam erkannt.

Sichern Sie sich jetzt „Die 10 wichtigsten Korrespondenz-Checklisten 2018“: Damit können Sie jederzeit auf einen Blick prüfen, ob Ihre Briefe und E-Mails dem Standard einer modernen und rechtlich sicheren Korrespondenz genügen.


Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

07.05.2019: Frankfurt, Kap Europa

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de