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Neugier statt Angst

77 % der Assistenzkräfte blicken der zunehmenden Digitalisierung mit Spannung entgegen.

Digitalisierung Umfrage

Assistenzkräfte in Deutschland haben große Erwartungen an die Digitalisierung. Das zeigt eine Umfrage von working@office.

Informationsflut, Stress, technische Probleme oder mangelnder persönlicher Kontakt – die digitale Transformation der Arbeitswelt ruft bei Arbeitnehmern unterschiedliche Assoziationen hervor. Assistenzkräfte in Deutschland hingegen haben große Erwartungen an die Digitalisierung. Das zeigt eine Umfrage von Deutschlands führender Fachzeitschrift für professionelles Office-Management.

Die deutsche Wirtschaft steckt mitten in der digitalen Transformation: Apps, Sprachassistenten und augmented Reality sind Teil unserer Arbeitswelt geworden … oder etwa nicht? In vielen Unternehmen tickt die Uhr langsamer. Während der digitale Wandel im Privatleben rasant vonstattengeht, wird in vielen deutschen Büros noch analog gearbeitet. Das ist das Ergebnis der Digitalisierungsstudie von working@office, die größte Fachzeitschrift für professionelles Büromanagement im deutschsprachigen Raum. 272 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Assistenzbereich unterschiedlicher Unternehmen und Branchen nahmen bei der Befragung im Juli 2018 teil.

Der traditionelle Büroarbeitsplatz verändert sich

Die Umfrage zeigt, dass die Digitalisierung zwar allmählich den traditionellen Arbeitsplatz verändert. So haben beispielsweise rund 7,9 Prozent der Befragten bereits keine Telefonstation mehr auf ihrem Schreibtisch. Auch Akten werden mittlerweile digital gemanaged: 45,37 Prozent der Befragten haben vorrangig auf digitale Ablage umgestellt. Doch die Studie zeigt auch, dass es gerade in mittelständischen Unternehmen noch großes Optimierungspotenzial gibt. So berichten fast 15 (13,89 %) Prozent der Office Professionals, immer noch täglich einige E-Mails auszudrucken. „In Gesprächen mit Assistenzkräften stellen wir immer wieder fest, dass die Veränderungsprozesse gerade im deutschen Mittelstand gerade erst begonnen haben und noch lange nicht die ersehnten Entlastungen bzw. Effizienzsteigerungen bringen“, sagt Annette Rompel, Chefredakteurin von working @office.

Vorsprung durch Technik?

Alarmierend ist beispielsweise die Einschätzung vieler Mitarbeiter zum Einfluss von Störungen der IT-Systeme auf ihre Arbeit: Die durchschnittliche Dauer, die zu unproduktiver Arbeitszeit aufgrund von Problemen mit IT-Systemen führt, beträgt laut unserer Umfrage bis zu fünf oder mehr Stunden pro Woche (4,59 %). Rund die Hälfte (46,43 %) verlieren eine halbe bis eine Stunde.

Was die Teilnehmer ebenfalls als ineffizient empfinden: Ständig werden neue Tools entwickelt und eingeführt, mit den Schulungen kommen die Unternehmen jedoch nicht hinterher: 41,84 Prozent der Umfrageteilnehmer verlieren zwischen einer halben und einer Stunde wöchentlich, weil sie nicht genau wissen, wie ein Programm funktioniert und deswegen recherchieren oder Kollegen fragen müssen.

Belastung durch die Informationsflut steigt

Kein neues Thema ist die Belastung der Arbeitnehmer durch die Menge an Informationen: Fast 60 Prozent der Befragten (59,39 %) erhalten durchschnittlich zwischen 20 und 50 E-Mails täglich. Rund 17 Prozent erhalten jeweils bis zu 20 oder 50 bis 100 E-Mails täglich.

Die Aufmerksamkeitsspanne wird dadurch deutlich strapaziert. Immerhin nehmen es sich 41,62 Prozent vor, die E-Mails blockweise zu bearbeiten, doch in vielen Fällen (74,17 %) wird eine enorm hohe Reaktionszeit erwartet. 60,91 Prozent fällt es schwer, den E-Mail-Posteingang aus den Augen zu lassen. Gleichzeitig gaben die Befragten an, dass E-Mails (30,46 %) und die ständige Erreichbarkeit per Telefon (48,73 %) zu den größten Produktivitätsfressern im Büro gehörten.

Assistenzkräfte: Die unerschütterlichen Optimisten im Büro

All das kann Sekretäre, Office Professionals oder Personal Assistants nicht davon abhalten, eine positive Erwartung an die Digitalisierung zu stellen: Das Gros der Befragten blickt der zunehmenden Digitalisierung an ihrem eigenen Arbeitsplatz mit Spannung entgegen. Stolze 77,25 Prozent empfinden Neugier auf die digitale Transformation, lediglich 4,74 Prozent stehen dem, was die Zukunft bringen mag, ängstlich gegenüber. „Assistenzkräfte arbeiten in Unternehmen an Positionen, an denen Veränderungen seit je her als erstes greifen“, weiß Chefredakteurin Annette Rompel. Werde eine neue Software eingeführt, so sind Assistenzkräfte oft diejenigen, die zuerst damit arbeiten müssen. „Zudem besitzen sie aufgrund ihrer Nähe zum Management oft einen Informationsvorsprung, was Veränderungsprozesse anbelangt, und gehen mit gutem Beispiel voran.“

working@office ist die führende Fachzeitschrift für Office-Professionals im deutschsprachigen Raum. Das Magazin liefert Fachbeiträge und Praxistipps rund um die Themen Travel- und Event-Management, Kommunikation, PC-Praxis, Arbeitsrecht und Karriere. Unser E-Mail-Newsletter erreicht mehr als 13.000 Assistenz-Kräfte im deutschsprachigen Raum und in unserem Online-Portal www.workingoffice.de informieren sich monatlich mehr als 135.000 User über aktuelle Trends für ihren Joballtag. Das Veranstaltungsformat career@office, Deutschlands einzige Messe mit Kongress für Office-Professionals, ist ein Ort nachhaltiger Weiterbildung und Netzwerk-Plattform für Besucher und Aussteller.

Pressekontakt:

working@office

Chefredakteurin: Annette Rompel

redaktion(at)workingoffice.de

VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG

Theodor-Heuss-Straße 2 - 4 | 53177 Bonn

www.workingoffice.de

Amtsgericht Bonn, HRB 8165

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USt-IdNr. DE812639372

Vorstand: Richard Rentrop

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