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Die ultimative Anleitung, damit Sie Ihre Texte modern, präzise und mit Schwung formulieren

Und wieder erwischen Sie sich dabei, wie Sie „Für Rückfragen stehen wir zur Verfügung“ schreiben? Doch es fällt Ihnen keine Alternative ein? Mit dieser Anleitung für zeitgemäße E-Mails und Briefe wissen Sie ab sofort, worauf Sie achten müssen, damit Ihnen altmodische Floskeln nicht mehr unterkommen.

Anleitung: Texte modern formulieren

Hier bekommen Sie die Anleitung für zeitgemäße E-Mails und Briefe.

Die Anleitung für moderne Texte: Zeitgemäßes Schreiben können Sie lernen

Es kostet zwar etwas Überwindung, ausgetretene Pfade zu verlassen und auf gängige, oft verstaubte und unkonkrete Formulierungen zu verzichten. Es ist aber leichter, als Sie vielleicht denken.

Wenn Sie wirklich modern, konkret und persönlich ansprechend formulieren möchten, ist dieser Beitrag Ihre Anleitung, an der Sie sich orientieren können und mit der Ihnen ein Umstieg gelingt. Doch: Haben Sie Geduld. Veränderungen brauchen Zeit, und wie man so schön sagt: „Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.“

1. Verzichten Sie auf Korrespondenz-Fossilien

Wer kennt sie nicht, die typischen Formulierungen, mit denen E-Mails und Briefe beginnen:

  • beigefügt, beiliegend
  • bezugnehmend auf
  • in der Anlage
  • wir kommen zurück auf das soeben geführte Telefonat

Dadurch, dass Sie alle diese vertrauten Worte verwenden, wirken solche Schreiben schnell beliebig. Wenn Sie das vermeiden möchten, streichen Sie diese Fossilien von Ihrem Schreibmenü.

Außerdem: „Beiliegend erhalten Sie unseren Prospekt“ ist grammatikalisch falsch. Diese Formulierung sagt, dass der Empfänger im Umschlag liegt. Korrekt müsste es heißen: „Sie erhalten den beiliegenden Prospekt.“ Da Sie Ihre Korrespondenz aber einer Verjüngungskur unterziehen möchten, sollten Sie „beiliegend“ besser komplett aus Ihrem Repertoire streichen.

Diese Formulierungen wirken altmodischSo formulieren Sie wirklich persönlich und modern

Beiliegend übersenden wir Ihnen unseren aktuellen Prospekt.

Sie erhalten mit dieser E-Mail unseren aktuellen Prospekt als PDF.

Angehängt überreichen wir unseren aktuellen Prospekt zu Ihrer Information.

Der mitgeschickte Prospekt liefert Ihnen einen Überblick über unser komplettes Lieferprogramm.

Anbei übersende ich Ihnen das Protokoll zur letzten Geschäftsführungssitzung.

Sie erhalten heute das Protokoll zur Geschäftsführungssitzung vom 12. September.

2. Standardfloskeln zum Briefschluss sind ebenfalls tabu – formulieren Sie Ihr Ziel

Möchten Sie mit dem anderen ins Gespräch kommen, ihm bestimmte Dinge erklären, ihn zu einer Handlung auffordern oder einfach nur eine Angelegenheit abschließen?

Diese Formulierungen wirken altmodischSo formulieren Sie wirklich persönlich und modern

Für Rückfragen stehen wir jederzeit gern zur Verfügung.

Meine Meinung: Als regelmäßige Leserin oder Leser wissen Sie, dass es Rückfragen als Wort zwar gibt, Sie aber in Ihren Texten mit „Fragen“ alles richtig machen. „Jederzeit“ ist einfach Unsinn und trifft sicher nicht zu. Und Sie stehen auch nicht zur Verfügung.

Wenn Sie Fragen haben, helfen wir Ihnen sehr gern weiter.

Meine Meinung: Wenn alles gesagt ist, beenden Sie Ihren Text ohne Schlusssatz. Der Schlusssatz ist dann das, was Sie inhaltlich als Letztes gesagt haben – und oft ist das ausreichend. Bieten Sie nicht per se an, dass Sie bei Fragen behilflich sind, wenn das Thema des Briefes dies gar nicht hergibt.

Wir freuen uns, bald wieder von Ihnen zu hören.

Meine Meinung: Wenn Sie möchten, dass der Kunde irgendetwas tut, ist diese Formulierung sehr unpräzise. Es ist nicht klar, was er tun soll. Und „hören“ geht in E-Mails oder Briefen schlecht.

Bitte geben Sie uns – am besten bis zum 23. August – Bescheid, für welche der vorgeschlagenen Alternativen Sie sich entscheiden, damit wir so schnell wie möglich starten können.

Meine Meinung: Das ist klar! Und freundlich.

Wir würden uns freuen, Sie bei uns begrüßen zu dürfen.

Meine Meinung: Der Standardsatz für alle Einladungen. Und es geht doch um mehr, als ums Begrüßen.

Wir würden uns freuen, wenn Sie Zeit und Lust hätten, unser 25. Jubiläum mit uns zu feiern.

Meine Meinung: Formulieren Sie präzise. Sagen Sie, worum es geht. Dann klingt Ihr letzter Satz gleich viel moderner und freundlicher.

Wir hoffen, Sie bald bei uns begrüßen zu dürfen.

Meine Meinung: Oberflächlich und distanziert.

Wenn Sie dabei sein möchten, geben Sie uns bitte bis zum 12. September Bescheid – am liebsten per E-Mail an ich-bin-dabei@zubergmbh.de – wir freuen uns auf Sie!

Meine Meinung: Frisch und leicht formuliert; klingt fast wie gesprochen.

3. Formulieren Sie präzise

Diese Formulierungen sind unpräzise und altmodischSo formulieren Sie eindeutig und modern

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Hause.

Meine Meinung: Verwenden Sie nie das Wort „Hause“. Es ist kein „Hause“, um das es sich hier dreht, es ist vielmehr ein bestimmtes Produkt.

Niemand interessiert sich für Ihr „Hause“. Das klingt so, als wollte jemand Ihr Unternehmen kaufen. Diesen Satz könnte jedes Unternehmen schreiben. Das macht ihn so beliebig und aussagelos.

Oftmals wird er von Hotels bei Reservierungsbestätigungen verschickt, oder Unternehmen, die Infomaterial oder ein Angebot versenden, texten so.

Wir freuen uns, dass Sie bei uns übernachten werden. (formuliert ein Hotel)

Oder:

Wir freuen uns, dass Sie uns im Internet gefunden haben.

Oder:

Danke schön, dass Sie uns die Möglichkeit geben, Ihnen ein Angebot über xy zu machen.

Meine Meinung: Benennen Sie das Interesse. Um was genau geht es? Und schon ist die Floskel verschwunden.

4. Schreiben Sie mehr so, wie Sie sprechen

Mit einer Tastatur in den Händen wird die Sprache oft zum komplizierten Konstrukt. Wörter und Sätze, die Sie in der gesprochenen Kommunikation niemals über die Lippen brächten, gehen Ihnen mit der Tastatur locker von der Hand und aufs Papier. Und häufig kommen dabei Formulierungen heraus, die aus einer anderen Zeit zu stammen scheinen:

Diese Formulierungen wirken umständlichSo formulieren Sie eher wie gesprochen

Für heute verbleiben wir mit freundlichen Grüßen

Meine Meinung: So würden Sie nie sprechen. Früher, in Zeiten der berittenen Boten, als der Gräfin die Depesche noch persönlich übergeben wurde, sprach der Überbringer der Nachricht diese Worte, während er den Hut schwingend …

Es grüßt Sie

Oder: Freundliche Grüße

Oder: Freundliche Grüße nach Oberhausen

Meine Meinung: Verwenden Sie moderne Grußformeln, statt geschwollen altmodisch zu formulieren.

Wir bitten um Überprüfung der Ihnen überlassenen Unterlagen.

Meine Meinung: Wenn Sie kein Anwalt sind, sprechen Sie so nicht.

Bitte prüfen Sie die Unterlagen, die wir Ihnen geschickt haben.

Meine Meinung: Weg mit dem Ung-Wort „Überprüfung“, und schon wirkt der Satz leichter und moderner.

Wir bitten um Einreichung der noch fehlenden Unterlagen.

Meine Meinung: Nein, so sprechen Sie auch nicht. Und: Der Angeschriebene muss die Unterlagen einreichen? Oder kann er sie auch schicken, statt persönlich zu Ihnen zu kommen?

Bitte schicken Sie uns die Unterlagen bis zum xy zu.

Meine Meinung: Man „schickt“ oder „sendet“. Das können Sie ruhig auch schreiben.

5. Vermeiden Sie Fach- und Fremdwörter

Welches Wissen, welche Hintergrundinformationen können Sie beim Empfänger voraussetzen? Kennt er den Fachjargon und die Abkürzungen, die Sie üblicherweise verwenden? Was Sie als „normal“ empfinden, ist für Ihren Korrespondenzpartner vielleicht Neuland. 

Text mit FachbegriffSo formulieren Sie wirklich persönlich und herzlich

Wir liefern zum vereinbarten Preis ein VA-Absperrgitter.

Meine Meinung: Weiß Ihr Kunde, wofür VA steht? Nicht notwendigerweise. Erläutern Sie es lieber.

Wir liefern Ihnen zum vereinbarten Preis ein Absperrgitter in Edelstahl (Qualität VA).

Meine Meinung: Aha – jetzt ist es klar. Es handelt sich um Edelstahl. Die VA-Qualität kann man leider nicht ausschreiben Das würde sehr kompliziert.

BV: Wohnhaus Kesselstraße in Bremerhaven

Meine Meinung: Wenn Sie in der Baubranche arbeiten, ist Ihnen sonnenklar, dass mit BV ein Bauvorhaben gemeint ist. Für den Kunden sind das vielleicht nur zwei Buchstaben. Eventuell versteht er darunter auch „Betriebsvereinbarung“.

Bau Ihres Hauses in der Kesselstraße

Oder: Wohnhaus Kesselstraße in Bremerhaven

Meine Meinung: Wenn Sie auf die Abkürzung verzichten, weiß jeder worum es geht. Es fehlt keine Information.

6. Verzichten Sie auf Abkürzungen

Im Beispiel oben findet sich schon die Abkürzung „BV“, die auch zum Thema Fachjargon gehört. Unsere Empfehlung lautet aber auch, dass Sie nicht nur Fachabkürzungen vermeiden, sondern jegliche Abkürzung.

Warum? Sie kürzen vermutlich ab, um Zeit zu sparen oder weil Sie keine Lust haben, etwas auszuschreiben. Und genau das kommt auch beim Empfänger so an. Er ist es Ihnen nicht wert, dass Sie ein Wort ausschreiben. Sie nehmen sich nicht die Zeit für ihn. Das ist nicht wertschätzend, sondern eher respektlos.

Vergleichen Sie Abkürzungen mit dem beliebten morgendlichen Gruß „Morgen“. Wäre es nicht schön, man würde einander mit einem „Guten Morgen“ begrüßen? Wenn Sie diese Ansicht teilen, dann lassen Sie in Zukunft bestimmt auch die Finger von Abkürzungen.

Mit AbkürzungOhne Abkürzung

Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie bzw. Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden.

Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie oder Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden.

Teilen Sie uns mit, ob Sie ggf. etwas früher kommen können.

Sagen Sie uns bitte noch Bescheid, ob Sie an diesem Tag etwas früher zu uns kommen können.

Nach Rücksprache mit unserem Hr. Meyer …

Wir haben mit unserem Kollegen Claus Meyer über Ihren Wunsch gesprochen.

7. Vermeiden Sie unnötige Einleitungen

Aus Gründen der Höflichkeit wird in altmodisch wirkenden Texten häufig umständlich und aufgebläht formuliert. Man möchte auf etwas hinweisen, aufmerksam machen. Es geht ums „möchten“. Doch statt zu möchten, könnte man es einfach tun oder schreiben.

Diese Formulierungen sind umständlichSo formulieren Sie klarer und trotzdem höflich

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die Angelegenheit haben klären können.

Wir freuen uns, dass wir die Angelegenheit klären konnten.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Unterlagen bereits verschickt wurden.

Wir haben die Unterlagen bereits verschickt.

Wir möchten Sie bitten, sich am Empfang zu melden.

Bitte geben Sie am Empfang Bescheid, wenn Sie da sind.

Wir möchten Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür einladen.

Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein.

8. Verwenden Sie Verben statt Substantive

Zu viele Substantive machen Sätze schwer verständlich. Verben machen unsere Sprache lebendig und Texte leichter lesbar und besser zu verstehen. Vermeiden Sie vor allen Dingen Substantive, die mit „-ung“ oder „-nahme“ enden.

Schwer und substantivlastigLeicht und mit Verben formuliert

Wir bitten um Überweisung des Geldes auf unser Konto.

Bitte überweisen Sie das Geld auf unser Konto.

Zwecks baldiger Terminierung bitten wir um Ihre Kontaktaufnahme.

Bitte rufen Sie uns am besten noch in dieser Woche an, damit wir einen Termin vereinbaren können.

Wir bitten um Beachtung der AGB.

Bitte beachten Sie unsere AGB.

9. Finger weg von „zwecks“, „mittels“ und „betreffs“

Die Präpositionen „zwecks“, „mittels“, „betreffs“ gehören ebenfalls nicht zu Ihrem gesprochenen Wortschatz und sollten Ihnen deshalb verdächtig vorkommen.

Sie wirken altmodisch und haben in einem gelungenen, zeitgemäßen Text nichts verloren.

Mit PräpositionLeicht und mit Verben formuliert

Bitte setzen Sie sich mit unserer Frau Schneider zwecks Terminabsprache in Verbindung.

Bitte rufen Sie Sabine Schneider an, um mit ihr einen Termin abzustimmen.

Mittels der von uns gestellten Unterlagen ist eine Vorbereitung auf den Workshop möglich.

Sie können sich mit den Unterlagen, die Sie von uns erhalten haben, auf den Workshop vorbereiten.

Betreffs der mehrfach stattgefundenen Unterredungen überreichen wir Ihnen heute die von uns erstellte Präsentation.

Sie erhalten heute die Präsentation, die wir im Anschluss an unsere Meetings erstellt haben.

10. Schreiben Sie nicht von „unsererseits“ und „Ihrerseits“

Beide Wörter sind sehr beliebt, wenn der formulierte Satz sich besonders höflich und „gebildet“ anhören soll. Doch leider wirken Sie damit distanziert und altmodisch.

Dabei lassen sich die beiden Sprachungetüme ganz leicht ersetzen durch „wir“ und „Sie“.

Mit „Ihrerseits“ und „unsererseits“ Ersetzt durch „Sie“ und „wir“

Bitte lassen Sie uns wissen, ob Ihrerseits einer Teilnahme etwas im Wege steht.

Bitte geben Sie uns Bescheid, ob Sie teilnehmen werden.

Unsererseits bestehen keine Bedenken.

Wir haben keine Bedenken.

Moderne Texte schreiben: Beispiele

Beispiel 1: Begleitschreiben/-E-Mail für ein Angebot – so nicht

Sehr geehrter Herr Meyer,

vielen Dank für das soeben mit Ihnen geführte Telefonat (1).

Wir bedanken uns nochmals (2) für Ihr Interesse an unserem Hause (3) und übersenden (4) Ihnen in der Anlage (5) das von Ihnen gewünschte Angebot.

Für Fragen steht Ihnen unser (6) Herr Kortwang (7) jederzeit (8) gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Meine Meinung dazu:

(1) Die Standardfloskel nach einem Telefonat. Meistens waren die Telefonate auch noch freundlich.

(2) Es wird sich nochmals bedankt – wozu?

(3) „Interesse am Hause“? Will der Empfänger der E-Mail etwa die Firma kaufen?

(4) „Übersenden“ statt „senden“ oder „schicken“.

(5) Und die Anlage lässt nicht lange auf sich warten.

(6) Es ist nicht „Ihr“ Herr Kortwang, sondern Ihr Kollege beispielsweise. Und das Wort „Herr“ wirkt unnötig distanziert.

(7) Wie erreicht man den Herrn Kortwang?

(8) Und nicht „jederzeit“ schreiben, bitte.  

Begleitschreiben/-E-Mail für ein Angebot – besser so

Guten Tag, Herr Meyer,

danke schön für Ihren Anruf heute Morgen. Sie waren so freundlich, mir Ihre Wünsche durchzugeben, sodass ich ein auf Sie zugeschnittenes Angebot erstellen konnte.

Wenn Sie Fragen haben, ist mein Kollege aus dem Vertrieb, Bernd Kortwang, Ihr richtiger Ansprechpartner. Sie erreichen ihn unter der Telefonnummer 0211 1234- 567 oder per E-Mail ….

Freundliche Grüße

Beispiel 2: Terminbestätigung per E-Mail – so nicht

Sehr geehrter Herr Dr. Meyer,

hiermit (1) bestätige ich Ihnen den soeben (2) mit Ihnen telefonisch vereinbarten Termin mit Herrn (3) Dr. Paulsen am 18. September, 14 Uhr in unserem Hause (4). Die Anfahrtsskizze erhalten Sie anbei (5).

Wir (6) wünschen Ihnen schon jetzt eine gute Anreise. Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung (7).

Mit freundlichen Grüßen

Meine Meinung dazu:

(1) Wenn nicht hiermit, womit sonst?

(2) Soeben … blabla. Der Standardeinstiegssatz, wenn gerade telefoniert wurde. Langweilig, distanziert, nicht gelungen.

(3) Der fehlende Vorname sorgt für Distanz.

(4) Hause – eher „in unserem Unternehmen“. Und die Angabe der Adresse schadet nie.

(5) Anbei – das muss nicht sein.

(6) „Wir“? Es schreibt doch nur eine Person?

(7) Wir wünschen …. So enden sie, die Terminbestätigungs-E-Mails dieser Welt und werden gekrönt durch die unvermeidbaren Rückfragen, die jederzeit beantwortet werden. Keine Sorge – Herr Dr. Meyer meldet sich schon, wenn er eine Frage hat.

Terminbestätigung per E-Mail – besser so

Guten Tag, Herr Dr. Meyer,

zur Sicherheit bestätige ich Ihnen die Vereinbarungen, die wir am Telefon getroffen haben, kurz schriftlich:

Sie treffen sich mit Herrn Dr. Dirk Paulsen am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unserem Unternehmen in Hamburg in der Spitalstraße 18. Zwei Stunden sind für diesen Termin reserviert.

Eine Anfahrtsskizze habe ich als PDF mitgeschickt, damit Sie problemlos zu uns finden.

Freundliche Grüße aus Hamburg

Beispiel 3: Einladung zum Vorstellungsgespräch – so nicht

Sehr geehrte Frau Schubert,

Bezug nehmend auf Ihre Bewerbung vom 8. Juni möchten wir Ihnen heute mitteilen, dass Sie in die engere Wahl gekommen sind. Deshalb laden wir Sie am Mittwoch, 19.06.20.., um 14 Uhr zu einem Vorstellungsgespräch in unserem Hause ein.

Anbei schicken wir Ihnen eine Anfahrtsskizze, die Ihnen den Weg zu unserem Unternehmen zeigt. Zwecks des medizinischen Gutachtens setzen Sie sich bitte mit Ihrer Krankenkasse in Verbindung.

Sollten Sie noch weitere Rückfragen haben, steht Ihnen Frau Sommer jederzeit zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen und verbleiben

mit freundlichen Grüßen

Meyer GmbH

Stefanie Köster

Meine Meinung dazu:

1. Ein junger Mensch bewirbt sich um einen Ausbildungsplatz. Empfängerorientiertes Schreiben? Hier Fehlanzeige! Der Betreff wirkt zu sachlich und distanziert. Ein wenig kreativer darf ’s schon sein.

2. Die Anrede „Sehr geehrte Frau Schubert“ ist nicht falsch, klingt aber in den Ohren junger Leute oft etwas steif.

3. Der Einstieg „Bezug nehmend“ ist bürokratisch.

4. Sie „möchten“ Frau Schubert nichts mitteilen, sondern sie tun es bereits.

5. Da ist es wieder, das Wort „anbei“. Und eine Anfahrtsskizze zeigt immer den Weg zum Unternehmen, was sonst?

6. Formulierungen wie „zwecks“ und „in Verbindung setzen“ sind mehr als angestaubt. Man kann heutzutage ganz einfach anrufen, statt sich in Verbindung zu setzen.

7. Das Wort „sollten“ lässt sich als Drohung verstehen und gehört deshalb besser ins Mahnschreiben.

8. „Noch“ klingt etwas vorwurfsvoll – haben Sie es immer noch nicht verstanden? Fragen Sie lieber nicht, das stört uns bei der Arbeit.

9. „Weitere“ ist eine Provokation. Ein Azubi hat Ihnen erst einmal Bewerbungsunterlagen geschickt und noch gar keine Fragen gestellt. Wieso dann „weitere“?

10. Es folgt der Klassiker: „Rückfragen“ und „zur Verfügung“. Fragen kommen immer „zurück“ – diese Vorsilbe ist überflüssig, und „zur Verfügung“ stehen Dinge, zum Beispiel ein Beamer, Laptop und Getränke, aber keine Menschen.

11. Die Formulierung „jederzeit“ entspricht nicht der Wahrheit oder ist Frau Sommer 24 Stunden im Büro erreichbar?

12. „Verbleiben“: Bitte nur noch auf dem Friedhof, aber nicht mehr in einem zeitgemäßen Brief. Damit erledigt sich auch das Wörtchen „mit“ – ein letzter Rest in der Grußformel.

Einladung zum Vorstellungsgespräch – besser so

Die erste Hürde haben Sie genommen!

Guten Tag, Frau Schubert,

Ihre Bewerbung hat uns gefallen, Sie sind in der engeren Wahl. Wir möchten Sie gern persönlich kennen lernen und laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein. Bitte kommen Sie am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unser Unternehmen. Ihr Gesprächspartner wird unsere Personalchefin Thea Mertensmeier sein.

Zur besseren Orientierung erhalten Sie mit dieser E-Mail eine Anfahrtsskizze. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Elke Sommer (Telefon: 030 5531194).

Wir wünschen Ihnen eine gute Anreise und freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.

Freundliche Grüße

Zuber GmbH

i. A. Stefanie Köster

Assistenz Thea Mertensmeier

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