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Termine vereinbaren für 2018: mit Mustern zum Download

Wenn Sie viel um die Ohren haben und sich daneben um Termine für Ihre Kolleginnen und Kollegen kümmern müssen, erfordert das Organisationstalent. Hier lesen Sie, wie Ihnen Terminabsprachen auch in stressigen Zeiten flott von der Hand gehen. Mit Mustern zum Herunterladen.

Termine vereinbaren

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Terminabsprachen präzise formulieren.

So formulieren Sie Ihre Korrespondenz zu Terminabsprachen präzise, freundlich und verbindlich

Manchmal muss es einfach schnell gehen. Ein kurzes „Hallo“ ist im Nu geschrieben. Auch wenn Ihnen die Zeit im Nacken sitzt, sollten Sie jedoch nicht auf eine Anrede verzichten.

Ihnen selbst ist eine persönliche Anrede vielleicht auch wichtig. Ein einfaches, flottes „Hallo“ ohne die Nennung des Namens ist zu wenig und zu unpersönlich. Damit Sie bei der Anrede, die wirklich wichtig ist, alles richtig machen, habe ich mir für Sie Gedanken gemacht. Weitere Anregungen finden Sie hier.

Termine vereinbaren: Wie Sie Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzte in E-Mails richtig anreden

EmpfängerKorrekte AnredeKommentar
eigene Chefin oder eigener Chef

Lieber Herr Meier, 

Hallo Herr Meier, 

Lieber Klaus, 

Hallo Klaus, 

Den Chef mit „Sehr geehrter“ anzuschreiben, ist zu distanziert. Fragen Sie ihn am besten, welche Anrede ihm am liebsten ist. 
Vorgesetzte oder Vorgesetzter Ihres Chefs/Ihrer Chefin

Sehr geehrter Herr ..., 

Liebe/-r (je nach Unternehmenskultur)

Guten Tag, ...

Einen „fremden“ Vorgesetzten mit „Hallo“ anzuschreiben, wirkt flapsig.

eine Kollegin oder ein Kollege in einem anderen Büro

Liebe Barbara,

Hallo Barbara,

Hallo Herr Schmidt,

Ob Sie sich für „Hallo“ oder „Liebe“ entscheiden, hängt von Ihrem Verhältnis zueinander ab. „Liebe“ ist harmonisch und vertraut. „Hallo“ ist neutraler.
eine Kollegin oder ein Kollege im gleichen Büro

Liebe Barbara, …

oder: Barbara, weißt du, ob …

Wenn die Kollegin im gleichen Raum sitzt, müssen Sie sie nicht ausdrücklich grüßen. Sie sehen sich ja fast täglich viele Stunden lang.
mehrere Kolleginnen und Kollegen

Liebes Team,

Lieber Außendienst,

Liebe Kolleginnen und Kollegen vom Empfang,

Schreiben Sie nie „Liebe KollegInnen“. Das ist stilistisch schlecht. Entscheiden Sie sich lieber für eine der vielen Alternativen.
mehrere „fremde“ Vorgesetzte

Guten Tag an alle,

Hallo zusammen,

Guten Morgen an alle,

Guten Tag, sehr geehrte Damen und Herren,

Sehr geehrte Damen und Herren des Führungskreises,

Wenn die Angeschriebenen einem Gremium angehören, nennen Sie es. Hier im Beispiel ist es der Führungskreis.

 

Freundlich und partnerschaftlich formulieren

Sie können Ihre Ziele leichter erreichen, wenn Sie partnerschaftlich statt distanziert formulieren.

Dazu müssen Sie nur diese drei wichtigsten Tipps beherzigen:

1. Verwenden Sie mehr Verben statt Substantive.

2. Sprechen Sie die Kolleginnen und Kollegen/Ansprechpartnerinnen und -partner direkt an.

3. Dosieren Sie „bitte“ und „danke“ richtig.

 

Formulierungen, die Sie vermeiden sollten ...Formulieren Sie lieber so ...

Anbei übersende ich eine Übersicht der anstehenden Termine in 2018.

Meine Meinung: „Anbei“ war noch nie eine gute Idee. Und es fehlt eine direkte Ansprache.

Sie erhalten heute die Übersicht mit allen für Sie relevanten Terminen im Jahr 2018.

Meine Meinung: Die Sie-Ansprache macht es persönlicher.

Wir bitten um Beachtung.

Meine Meinung: Hartes Substantiv. Und die Aussage ist nicht präzise. Was soll beachtet werden?

Bitte seien Sie so freundlich und tragen Sie sich die Termine für das Jahr 2018 verbindlich in den Kalender ein.

Meine Meinung: Hier weiß jeder, was er tun soll!

Rückmeldungen zur Tagesordnung werden bis zum …erbeten.

Meine Meinung: Passivisch formulierte Texte wirken besonders distanziert. Ergänzt wird der unpersönliche Eindruck durch zwei „ung“-Wörter.

Bitte geben Sie mir bis zum … Bescheid, wenn Sie die Tagesordnung ergänzen möchten.

Meine Meinung: Ergänzt um ein „bitte“ und geschrieben wie gesprochen wirkt die Aufforderung schon viel freundlicher.

 

Termine für 2018 vereinbaren – 8 Mustertexte für Ihre E-Mails

Sie können sich unsere Mustertexte hier kostenlos herunterladen (Word).

Muster 1: Abstimmung über Bereichsmeetings im Jahr 2018, Assistentin → Bereichsmitarbeitende

Betreff: Termine Bereichsmeeting im Jahr 2018

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

die Planungen für das Jahr 2018 laufen auf Hochtouren und ich benötige eure Unterstützung.

Hinter dem mitgeschickten Doodle-Link (Link einfügen) findet ihr die Termine für die Bereichsmeetings im Jahr 2018. Bitte schaut ganz flott rein, spätestens bis zum 11. Januar, und notiert nur, wenn ihr NICHT teilnehmen könnt. Anschließend verschicke ich die Einladungen für das Jahr 2018, vorausgesetzt, die Termine passen für die meisten.

Ich bitte um eure Kooperation: Wenn ihr nicht gerade im Urlaub seid oder …, macht die Termine bitte möglich!

Danke und viele Grüße

Katja

Assistenz Bernd König

Bereichsleitung

 

Muster 2: Abstimmung Quartalsgespräche im Jahr 2018, Assistentin → Mitarbeiter

Betreff: Bitte Termine checken und bis 18. Januar bestätigen

Lieber Herr Wertheim,

ich bereite Ihre Quartalsgespräche mit Herrn Dr. Manfred Mertens vor.

Schauen Sie doch mal bitte, ob Sie die folgenden jeweils zweistündigen Termine möglich machen können:

Montag, 5. März 2018, 13 Uhr

Montag, 4. Juni 2018, 9 Uhr

Montag, 3. September 2018, 10 Uhr

Montag, 3. Dezember 2018, 10 Uhr

Wenn alle Termine bei Ihnen passen, schicken Sie mir Ihr Okay bitte bis zum 18. Januar 2018. Falls der eine oder andere Termin bei Ihnen nicht möglich ist, rufen Sie mich bitte an, damit wir uns abstimmen und eine Alternative finden können.

Danke schön und viele Grüße

i. A. Veronika Maschmann

Assistenz Dr. Manfred Mertens

 

Muster 3: Information über Termine Führungskreissitzungen im Jahr 2018, Assistentin → alle Mitglieder des Führungskreises

Betreff: Führungskreissitzungen im Jahr 2018

Sehr geehrte Damen und Herren des Führungskreises,

wie gehabt finden die Sitzungen des Führungskreises im Jahr 2018 jeweils am ersten Montag des Monats statt. Geändert hat sich lediglich der Beginn. Statt um 9 Uhr starten die Meetings jetzt um 10 Uhr.

Die Termine habe ich bereits mit Ihren Assistentinnen abgestimmt – sie dürfen schon in Ihren Kalendern stehen.

Auftakt ist Montag, 8. Januar 2018, um 10 Uhr.

Ich habe bereits einen Entwurf für die Tagesordnung für den Januar-Termin vorbereitet. Wenn Sie Ergänzungen haben, senden Sie sie mir bitte bis zum 4. Januar 2018 zu.

Herzlichen Dank.

Freundliche Grüße

i. A. Lydia Egner

Assistenz Holger König

 

Muster 4: Information über Termine Führungskreissitzungen im Jahr 2018, Assistentin → Assistentinnen der Führungskreismitglieder

Betreff: Führungskreissitzungen im Jahr 2018

Liebe Kolleginnen,

die gute Nachricht zum Start der Woche: Wir haben es geschafft, die Termine für die Führungskreissitzungen im Jahr 2018 festzulegen. Danke schön für eure Unterstützung und Kooperation.

Ihr erhaltet eine Terminübersicht von mir und eine aktualisierte Liste der Führungskreismitglieder. Die Einladungen zu den Terminen versende ich morgen per E-Mail. Außerdem bringe ich auch die erste Terminankündigung mit der Bitte um Agenda-Punkte an eure Chefs morgen auf den Weg.

Ich möchte die Agenda gern bis zum 8. Januar fertigstellen, damit ich sie rechtzeitig verschicken kann. Danke für eure Hilfe beim „Einsammeln“ der Themen.

Viele Grüße

i. A. Heike Schneider

Assistenz Holger Kaiser

 

Muster 5: Vereinbarung Zielvereinbarungsgespräch, Chef → Mitarbeiter

Betreff: Dein Jahresgespräch/Zielvereinbarungsgespräch

Lieber Bernd,

es wird bald Zeit, Bilanz zu ziehen und die Ziele für das kommende Jahr zu besprechen.

Ich möchte mit dir gern im Januar darüber reden. Ute wird sich in den nächsten Tagen bei dir melden, um einen Termin mit dir zu vereinbaren.

Sei so gut und bringe zu dem Termin alle Auswertungen mit, die dir relevant erscheinen. Die Kollegen im Controlling sind dir im Zweifelsfall gern behilflich.

Beste Grüße

Kai

 

Muster 6: Versand Übersicht Termine Aufsichtsrat, Vorstandssekretärin → Kolleginnen

Betreff: Termine Aufsichtsratssitzung im Jahr 2018

Liebe Kolleginnen,

eines vorab: Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Und danke, dass Sie den einen oder anderen Termin noch geschoben haben, damit wir die Herren für das Jahr 2018 unter einen Hut bekommen.

Die Einladungen schicke ich Ihnen in den nächsten Tagen per Outlook. Zusätzlich erhalten Sie von mir eine Terminübersicht – sicher ist sicher, falls doch mal etwas nicht ankommt.

Es ist für alle 2018er-Termine der große Konferenzraum reserviert. Ich kümmere mich wie gehabt um die Bewirtung.

Herzliche Grüße

i. A. Karin Schlodtmann

Assistenz Dr. Frank Bertrams

 

Muster 7: Information über Termine und Organisation erste Vorstandssitzung im Jahr 2018, Vorstandsassistentin → alle Mitglieder des Vorstands

Betreff: Termine der Vorstandssitzungen im Jahr 2018

Sehr geehrte Damen und Herren des Aufsichtsrats,

ich habe die Termine für die Vorstandssitzungen mit Ihren Assistentinnen abgestimmt. Wir haben für das Jahr 2018 jetzt alles unter Dach und Fach. Eine vollständige Terminübersicht liegt den Damen vor, und die Termine stehen sicherlich schon in Ihren Kalendern.

Die erste Sitzung findet am Montag, 22. Januar 2018, 11 Uhr, statt – wie gehabt im großen Konferenzraum, 3. Etage.

Seien Sie bitte so freundlich und nennen Sie mir Ihre Themenwünsche bis zum Montag, 8. Januar 2018. Sie erhalten die Agenda von mir dann so schnell wie möglich, nachdem der Vorsitzende, Herr Dr. Ulf Schönschmidt, sie freigegeben hat.

Mit freundlichen Grüßen

Hollbein AG

i. A. Sabrina Müller

 

Muster 8: Termine vereinbaren für Jour fixe in 2018, Assistentin → Mitarbeiterin

Betreff: Jour-fixe-Termine mit Frederik in 2018

Liebe Daniela,

Frederik hat mich gebeten, deine Jour-fixe-Termine mit ihm für dieses Jahr abzustimmen. Da ich weiß, dass du viel unterwegs bist, wollte ich sie dir nicht so einfach in deinen Kalender stellen.

Geplant ist, dass ihr jeden zweiten Dienstag im Monat die Köpfe zusammensteckt. Ihr würdet also am 9. Januar, 10 Uhr starten; wie gehabt würde ich jeweils 1,5 Stunden für euch blocken.

Gib mir bitte bis Ende der Woche Bescheid, ob das für dich okay ist, dann schicke ich dir die Termine.

Viele Grüße

Daniela Berger

Assistenz Frederik König

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