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10 Minuten, die sich lohnen: Setzen Sie ein tägliches Abstimmungsgespräch durch

Täglich zehn Minuten Zeit in ein Abstimmungsgespräch zu investieren, kann Missverständnissen vorbeugen und für einen effizienteren Arbeitsablauf sorgen. Hier lesen Sie weshalb – und erfahren, wie Sie Ihren Chef davon überzeugen können, sich diese Zeit regelmäßig zu nehmen.

Regelmäßiges Abstimmungsgespräch

Überzeugen Sie Ihren Chef, sich regelmäßig morgens abzustimmen – Sie profitieren beide davon.

Darum lohnt sich ein tägliches Abstimmungsgespräch

Ideal ist es, wenn Sie und Ihr Chef sich zum Start in den Tag für zehn Minuten oder bei Bedarf länger zusammensetzen.

In dieser Zeit können Sie sich gegenseitig auf den aktuellen Stand bringen und sich abstimmen. 

Was Sie während dieses Gesprächs klären können:

a) Drucken Sie den Tageskalender aus und sprechen Sie den Wochenkalender durch – insbesondere diesen Tag und wichtige Termine der Woche. Welche Termine hat er, wie eng ist er getaktet? Soll alles so bleiben, wie es ist? Bleibt es dabei, dass es kein Mittagessen gibt, oder sollen Sie für den Mittagstermin doch noch etwas organisieren? Gibt es Änderungen aus seiner Sicht? Was sind seine Prioritäten für den aktuellen Tag?

b) Hat er gestern, nach Ihrem Feierabend, noch Absprachen getroffen, die für Sie relevant sind? Oder hat er Termine angenommen oder verändert?

c) Weisen Sie ihn auf Fristen hin, die eingehalten werden müssen. Fragen Sie, was Sie tun können, damit er zeitnah an Sie delegiert, wenn Sie ihn unterstützen können. 

d) Sagen Sie ihm, was Ihre Prioritäten an diesem Tag sind. So vermeiden Sie, Aufgaben in Angriff zu nehmen, deren Prioritäten sich aus seiner Sicht verschoben oder sogar erledigt haben.

Mein Tipp: Es ist übersichtlich, wenn Sie Ihrem Chef eine Tagesmappe anlegen, in der die Unterlagen nach Terminen sortiert sind. Wenn Sie darauf achten, dass er sie den ganzen Tag bei sich hat, ist er stets bestens gerüstet. Damit er immer daran denkt, diese Mappe mitzunehmen, kennzeichnen Sie sie auffällig; beispielsweise mit der Lieblingsfarbe Ihres Chefs.

Wie Sie Ihren Chef von einem täglichen Abstimmungsgespräch überzeugen

Starten Sie selbstbewusst in das Gespräch:

„Chef, ich würde mich gern mit Ihnen morgens zehn Minuten abstimmen, um Fragen und Prioritäten zu klären.“

Wenn er einverstanden ist, prima. Wenn er einwendet, dass dafür morgens zu viel los ist, könnten Sie so argumentieren:

„Ja, das stimmt. Und gerade deshalb halte ich das Gespräch für wichtig, damit wir beide klären, wo die Prioritäten an solch einem vollen Tag liegen, und ich alle Informationen habe, um Dringendes fertig zu stellen. Was halten Sie davon, wenn wir das zwei Wochen ausprobieren und dann schauen, was es uns bringt?“

Mein Tipp: Wenn Sie eine zweiwöchige Probezeit vorschlagen, hat Ihr Chef nicht das Gefühl, dass Sie ihn auf immer und ewig festnageln, sich morgens mit Ihnen zusammenzusetzen. Das erleichtert es ihm, Ja zu sagen. Damit die Abstimmungsgespräche auch tatsächlich stattfinden, tragen Sie den Termin in seinen Kalender ein. Wenn er Ihr Gespräch mehrmals ausfallen lässt, sprechen Sie ihn darauf an und machen Sie deutlich, wie wichtig Ihnen diese zehn Minuten sind.

Wenn es morgens nicht gut passt

Wenn Ihr Chef vormittags verplant ist, können Sie die Besprechung (ausnahmsweise oder regelmäßig) abends abhalten. Gehen Sie etwa eine halbe Stunde, bevor Sie Feierabend machen, zu Ihrem Chef. Fragen Sie nach Unterlagen für die Wiedervorlage und die Ablage.

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