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Suchen, finden, buchen

Ob für Dienstreisen oder im Urlaub - Hotelaufenthalte sollten geplant werden. Wichtige Punkte haben wir hier zusammengestellt.


Wer sich in den Ferien oder auf einer Dienstreise auch im Hotel wohlfühlen will, tut gut daran, seinen Aufenthalt zu planen.










Hotelsuche

Dank Internet ist die Hotelsuche heute kein großes Hexenwerk mehr: Am schnellsten wird man mithilfe der einschlägigen Hotelsuchmaschinen wie zum Beispiel Trivago, Booking.com, HRS und Holidaycheck fündig. Reiseportale haben viele Vorzüge: Sie sind rund um die Uhr verfügbar, bieten umfassende Informationen sowie Bewertungen von anderen Reisenden und sie ermöglichen einen Preisvergleich sowie eine direkte Buchung.


Anfrage

Wer den herkömmlichen Weg geht, beispielsweise weil für eine größere Gruppe gebucht und auch Tagungsräume reserviert werden müssen, sollte zunächst eine Anfrage an das oder die Hotels seiner Wahl richten. Dabei sind folgende Details von Bedeutung:

- Zahl der Einzelzimmer beziehungsweise Doppelzimmer

- Ausstattung der Zimmer: mit Bad/Dusche, TV, Telefon, ruhig gelegen, Nichtrau-cherzimmer etc.

- Halb- oder Vollpension

- Tagungsräume: für wie viele Personen? Technische Ausstattung (z. B. Beamer, Tafel, Flipchart …)

- Zeitraum: Datum der An- und der Abreise


Vorsicht: Nicht in jedem Land ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten.


Formulierungsbeispiele:

- Wir benötigen … Einzel- und … Doppelzimmer für den Zeitraum vom 23. bis 29.03.2014.

- Haben Sie vom ... auf den ... ein Einzelzimmer mit Bad?

- Unsere diesjährige Tagung soll in … stattfinden. Dafür brauchen wir:

- 32 Einzelzimmer mit Bad

- einen Konferenzraum für 35 Personen sowie zwei Gruppenarbeitsräume (alle mit Videobeamer und Flipchart)

- Vollpension inkl. Frühstück und Pausengetränke für jeweils 35 Personen. Bitte erstellen Sie uns dafür ein Angebot.

- Verfügen Sie über ein behindertengerechtes Einzelzimmer mit Bad?


Unser Tipp: Senden Sie für die Anfrage ein vorbereitetes Antwortformular, in dem alle Ihre Anforderungen aufgezählt sind. So stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird.


Reservierung

Viele Hotels gestalten ihr Angebot so, dass alle vereinbarten Details inklusive der Preise genau aufgelistet, sodass lediglich eine schriftliche Bestätigung der Buchung per Fax er-forderlich ist. Klären Sie Details zur Rechnungstellung so weit wie möglich vorab. Beispiel:

- Die Gesamtrechnung ist an unsere Abteilung … unter Angabe des Betreffs "Tagung" zu senden. Kosten für zusätzliche Getränke (einschl. Minibar), Telefon, Pay-TV usw. tragen die Teilnehmer selbst.


Satz- und Wortschatz

- Bitte senden Sie uns ein komplettes Tagungs-Arrangement für 14 Personen vom … bis …

- Wir benötigen zwei Räume (Ausstattung wie im Anhang angegeben).

- Besteht auch die Möglichkeit, ein vegetarisches Menü für einen Teilnehmer zu bekommen?

- Kann ich Ihnen die Buchung auch handschriftlich per Fax bestätigen?

- Bis wann können wir gegebenenfalls Zimmer kostenfrei stornieren, falls die eine oder andere Person nicht teilnehmen kann?

- Die Hotelreservierung erfolgt individuell durch die Seminarteilnehmer.

- Können Sie uns ein Pauschalangebot für ein Doppelzimmer mit Halbpension von … bis … unterbreiten?



Autor(en): Giselle Chaumien-Wetterauer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 01/2014

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