Warum sollte man Nachfass-E-Mails versenden?
Das Networking ist für Unternehmen essenziell. Allerdings hilft es nicht, einfach nur interessante Kontakte herzustellen. Um Kunden zu gewinnen, ist eine ständige Pflege der Kontakte nötig. Wenn potenzielle neue Kunden Interesse an ihren Leistungen zeigen, sollten Sie sich nicht allzu lange Zeit lassen, ihnen nähere Informationen zukommen zu lassen.
Nutzen Sie eine Nachfass-E-Mail, um Interessenten an sich und Ihre Services zu erinnern. Das bedeutet einen gewissen Aufwand, ist aber essenziell, um Interessenten zu beeindrucken und letztendlich zu überzeugen.
Dafür sollte in der E-Mail jeder Satz eine relevante Aussage beinhalten. Sie wollen den Interessenten schließlich begeistern, und dafür ist eine E-Mail mit Zahlen und Fakten ideal. Nutzen Sie die Möglichkeit, hier Informationen, die sich in einem Telefonat schlecht vermitteln lassen, anzubringen und hängen Sie eventuell direkt Konkretes, wie ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag, an.
Follow-Up: Wann lohnt sich eine Nachfass-E-Mail?
Ein Vorteil bei der Nachfass-E-Mail besteht darin, dass Sie den Kunden nicht direkt mit einem Telefonanruf in eine Situation bringen, in der dieser Ja oder Nein sagen muss. Stattdessen können Sie mit Fakten überzeugen, die Sie dem potenziellen Kunden bei einem späteren Telefonat dann in Erinnerung rufen können.
Diese höfliche Art der Überzeugungsarbeit kommt bei Kunden sehr gut an. Passen Sie die Nachfass-E-Mail dabei an die Umstände an, unter denen der Kontakt zustande gekommen ist. Denn zunächst einmal gilt es, dem Kunden die Begegnung ins Gedächtnis zu rufen und einen persönlichen Bezug herzustellen.
Wenn Sie sich zum Beispiel an einem Messestand getroffen haben, sollten Sie schon in der ersten Zeile Ihrer E-Mail darauf Bezug nehmen. Nennen Sie die Messe, den Tag und den ungefähren Inhalt Ihres Gesprächs, damit der Interessent sich direkt an Sie erinnert.
Bei Events aller Art gibt es verschiedene Besuchergruppen:
- Die „Bummler", die nur ein wenig geplaudert haben
- Stammkunden, die derzeit keinen besonderen Bedarf haben
- Besucher, die um Informationen gebeten haben
- Kunden, die ein konkretes Angebot erwarten
Vor allem die letzten beiden Gruppen sind für Nachfass-E-Mails offen. Bedenken Sie auch, dass Sie begrenzte Ressourcen haben und nicht jedem Kontakt eine Nachricht schicken können. Indem Sie schon während der Veranstaltung die entsprechenden Daten und Kundenwünsche an den Innendienst schicken, geht die Informationsübermittlung an den Kunden noch schneller.
Sollten Sie hingegen einen bestehenden Kunden an ein Angebot erinnern wollen, das Sie vor einiger Zeit bereits per E-Mail geschrieben haben, können Sie die entsprechende E-Mail noch einmal anhängen. Machen Sie es dem Empfänger so leicht wie möglich, sich an Sie zu erinnern!
Tipp
Falls Sie während Ihres Gesprächs einen gemeinsamen Bekannten identifiziert haben, gemeinsam über einen Witz gelacht haben oder etwas Besonderes gesehen haben, können Sie in der Nachfass-E-Mail humorvoll darauf hinweisen.
Wann sollte eine Nachfass-E-Mail versandt werden?
Die Nachfass-E-Mail sollte eher früher als später versandt werden. Denn so gerät der Anlass der E-Mail (das erste Treffen, ein interessantes Gespräch oder eine Anfrage) nicht in Vergessenheit.
Um mit Professionalität und Zuverlässigkeit zu beeindrucken, empfehlen wir, die Nachfass-E-Mail innerhalb von einer Woche zu verschicken. Beziehen Sie sich trotzdem genau auf den Anlass, um dem Interessanten zu verdeutlichen, woher er Sie, die Kontaktperson bzw. ihr Unternehmen kennt.
Hilfreich ist es, wenn Sie als Assistenzkraft mehrere Nachfass-E-Mails als Muster vorbereiten. Dann können Sie diese im Auftrag des Chefs noch schneller verschicken, indem Sie einfach die personalisierte Information einfügen.
Wie schreibt man eine gelungene Nachfass-E-Mail?
Eine gelungene Nachfass-E-Mail besteht aus den folgenden Elementen:
- Personalisierte Einleitung
- Erinnerung an den Anlass sowie an den Zeitpunkt des Kennenlernens bzw. den Zeitpunkt der Angebotsanfrage
- Detaillierte Darstellung des Nutzens des Angebots (idealerweise auf den Kunden abgestimmt)
- Hinweis auf eine neue Aktion oder ein besonderes Produkt
- Humor oder Bezug auf gemeinsame Erlebnisse / Erinnerungen
Wichtig ist es, dass Sie sich vor dem Verfassen der Follow-Up-E-Mail ausführlich über den möglichen Kunden informieren. Denn mit einem personalisierten Angebot, das genau erklärt, worin der Nutzen besteht, fühlt sich der Interessent wertgeschätzt. Dies erhöht die Chance, dass er sich auf die Nachfass-E-Mail hin meldet.
Zugleich sollte die E-Mail nicht das Nachfassen in den Vordergrund stellen, sondern sich vielmehr mit dem Bedarf des möglichen Kunden auseinandersetzen. Sprich: Verzichten Sie auf Drängeln und überzeugen Sie mit konkreten Fakten!
Das perfekte Follow-Up: Formulierungstipps für gelungene Nachfass-E-Mails
Viel zu oft bestehen Follow-Up E-Mails aus Floskeln oder lesen sich so, als wären sie 1:1 aus Vorlagen übernommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sich Zeit für die Nachricht nehmen. Achten Sie darauf, Floskeln zu vermeiden und stattdessen den Formulierungstipps zu folgen:
Floskeln | Ansprechende und persönliche Formulierungen |
Vielen Dank für Ihren Besuch auf unserem Messestand / für Ihr Interesse an unserem Unternehmen / für das interessante Gespräch. | Danke schön, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Wünsche mit uns zu besprechen. / Wir freuen uns, dass Sie unsere Produkte näher kennenlernen möchten. |
Vielen Dank für das angenehme Gespräch auf der CEBIT am vergangenen Wochenende. / Vielen Dank für das angenehme Telefonat am letzten Montag. | Vielen Dank, dass Sie sich auf unserem Messestand Zeit für ein Gespräch über unsere Produkte genommen haben. / Wir freuen uns, dass Sie sich die Zeit für ein Beratungsgespräch zum Thema XYZ mit uns genommen haben. |
In der Anlage übersenden wir Ihnen den gewünschten Prospekt. / In der Anlage finden Sie einen Kostenvoranschlag. | Wie versprochen erhalten Sie weiteres Informationsmaterial über unser Produkt XYZ. |
Bemühen Sie sich, frische und moderne Formulierungen zu nutzen. Denn nach einem Event oder einem Networking-Treffen ist ihr Nachfass-E-Mail wahrscheinlich nicht das einzige, das der Interessent erhält. Indem Sie Ihre Nachricht kurz und knackig halten, sie persönlich formulieren und genau daran erinnern, um welches Produkt oder welchen Service es sich handelt, stechen Sie aus der Masse heraus.
Warum reagiert der Kunde/Partner nicht auf die Nachfass-E-Mail?
Natürlich kann es vorkommen, dass der potenzielle Kunde nicht auf das Angebot in der Nachfass-E-Mail reagiert. Allerdings sollten Sie nicht automatisch annehmen, dass kein Interesse besteht. Es gibt viele verschiedene Gründe dafür, dass keine Reaktion erfolgt.
In diesem Fall ist es die Aufgabe der Assistenzkraft, ein passendes Vorgehen mit dem Vorgesetzten zu besprechen. Normalerweise sollten Sie aktiv auf den möglichen Kunden zugehen und ihn an das Angebot erinnern. Je nach Kunde und Situation kann die Assistenzkraft, aber auch der Vorgesetzte selbst hier nachfassen.
Wenn Sie schon in der ersten Nachfass-E-Mail einen Anruf angekündigt haben, ist das eine ideale Möglichkeit, den Interessenten an Sie zu erinnern. Zudem bietet der Anruf einen direkten Draht. Er erlaubt es dem Gesprächspartner, eventuell bestehende Einwände oder Fragen zu äußern.
Keine Reaktion: Wie oft sollte man nachfassen?
Wenn auch nach einer zweiten Nachfass-E-Mail sowie einem Anruf keine Reaktion erfolgt, sollten Sie den möglichen Interessenten nicht zu sehr unter Druck setzen. Versuchen Sie stattdessen, sich bei anderen vielversprechenden Interessenten in Erinnerung zu rufen.
Alternativ können Sie Ihre Unterlagen beim Büropersonal des Interessenten hinterlegen und darauf hinweisen, dass Sie jederzeit für Gespräche zur Verfügung stehen. So können Ihnen die Assistenzkräfte gegebenenfalls dabei helfen, Sie zu gegebener Zeit in Erinnerung zu rufen.
Hinweis
Um die Nachfass-E-Mails korrekt zu timen, ist es empfehlenswert, mit einer CRM-Software zu arbeiten. Diese erinnert Sie an den vereinbarten Zeitpunkt, zu dem Sie sich erneut melden oder telefonisch nachhaken können.
Fazit
Mit einer Nachfass-E-Mail sind Sie in der Lage, mögliche Kunden und Interessenten auf eine freundliche und unaufdringliche Art an Ihr Gespräch zu erinnern. Sie können die Nachricht dazu nutzen, ein Angebot zu senden, Fragen zu beantworten oder den Kontakt aufleben zu lassen.
Versuchen Sie, die E-Mail innerhalb von weniger als einer Woche nach dem ersten Kontakt zu senden. So machen Sie einen professionellen und tatenfreudigen Eindruck. Kündigen Sie auch einen telefonischen Anruf an, um Spielraum für weiteres Nachhaken zu haben.
Mithilfe vorgefertigter Muster können Sie sich auf Messen, Konferenzen und ähnliche Networking-Events vorbereiten. Als Assistenzkraft sind Sie so in der Lage, die gewünschten Nachrichten im Auftrag Ihres Vorgesetzten schnell und effizient zu verschicken.
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
