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So gewinnen Sie täglich eine Stunde mehr Zeit

Was kostet uns jeden Tag auf’s neue Zeit und Nerven?

Die E-Mail-Flut, die uns immer wieder überschwemmt. Dabei ist es so, dass etwa nur 20 Prozent der E-Mails, die Sie und Ihr Chef täglich erhalten, es wert sind, gelesen und bearbeitet zu werden. Das haben die Unternehmensberater Günter Weick und Susanne Wagner herausgefunden.

Fazit: Wenn Sie die wirklich wichtigen E-Mails herausfiltern, sparen Sie sich und Ihrem Chef zwischen fünf und 20 Stunden Arbeitszeit pro Woche!

Folgende vier Maßnahmen verringern die Zahl der E-Mails in Ihrem Posteingang sofort:

 

 

  1. Alle Kolleginnen und Kollegen verzichten auf Empfangs- und Lesebestätigungen
  2. Ihre IT-Abteilung überprüft die SPAM-Filter
  3. Lassen Sie sich eine Liste mit allen Verteilern geben, in denen Sie gelistet sind. Entscheiden Sie anhand der Frage über den Verbleib: Sind die Informationen, die über diesen Verteiler geschickt werden, für meine Kernaufgabe wichtig?
  4. Lassen Sie sich auch eine Liste mit allen Verteilern geben, in denen Ihr Chef gelistet ist, und legen Sie sie ihm zur Bereinigung vor. Lassen Sie ihn dann aus allen unnützen Verteilern löschen.


Tipp: Schlagen Sie Ihrem Chef vor, mit einer klaren E-Mail-Strategie gemeinsam gegen unnötige E-Mails und ineffiziente Kommunikation vorzugehen. Diese Argumente helfen Ihnen, ihn zu überzeugen:

  • Die Zeit, in der er unnötige E-Mails liest oder bearbeitet – immerhin mindestens 20 Stunden pro Monat – kann er künftig für wichtigere Dinge nutzen.
  • Die mentale Leistungsfähigkeit wird nicht mehr durch das Lesen unnötiger E-Mails beeinträchtigt.
  • Missverständnisse, Fehler und Doppelarbeit – typisch bei ausuferndem E-Mail-Kontakt – werden reduziert.


Auf Dauer helfen ausschließlich klare Regeln im Umgang mit E-Mails für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen. Stimmen Sie sich mit Ihrem Chef ab. Wir stellen Ihnen zudem eine E-Mail-Vorlage zur Verfügung, mit der Sie Kollegen über die zeitsparenden E-Mail-Regeln informieren können:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

damit wir alle künftig mehr Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben haben, möchten wir mit Ihnen gemeinsam etwas gegen die tägliche E-Mail-Flut unternehmen. Beachten Sie bitte deshalb ab sofort folgende Regeln für die interne Kommunikation:

  • Interne E-Mails an maximal zwei Adressaten senden.
  • CC-Mails nur in begründeten Ausnahmefällen versenden. Klären Sie bitte erst die Zuständigkeit und mailen Sie nur den oder die entsprechenden Ansprechpartner an.
  • Kritische Themen oder eilige Informationen lieber persönlich klären.
  • Nutzen Sie E-Mails besser dafür, um nach einer Besprechung zusätzliche Informationen zu übermitteln und neue Kontakte zu pflegen.
  • Organisieren Sie Ihr Postfach, beispielsweise durch automatisches Verschieben so, dass Sie auf einen Blick zwischen arbeitsrelevanten E-Mails und Hintergrundinformationen etwa aus Newslettern unterscheiden können.

Bei Fragen helfen die IT-Abteilung oder ich Ihnen gerne weiter!
Mit freundlichen Grüßen ...

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