Menu

Büro ausmisten und Schreibtischinventur: Starten Sie aufgeräumt in den Herbst

Misten Sie Ihr Büro aus: Befreien Sie sich jetzt nach dem Sommerurlaub von unnötigem Ballast! Das macht den Kopf frei und bedeutet weniger Suchen und „Kramen“. Lesen Sie hier einige Ideen.

Schreibtischinventur

Schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch und dadurch mehr Klarheit im Kopf.

Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch

Nutzen Sie einen ruhigen Tag, um mit dem „Klarschiff machen“ anzufangen. Am besten eignen sich dafür Tage, an denen Ihre Chefin oder Ihr Chef außer Haus und kein Besuch zu erwarten ist. Überlegen Sie sich nun, nach welchen Kriterien Sie Ihre Unterlagen ordnen wollen.

So sortieren Sie Ihren Schreibtisch

Nehmen Sie sich einen Stapel nach dem anderen vor – beginnen Sie links und arbeiten Sie sich nach rechts vor. Das hat den Vorteil, dass es auf dem Schreibtisch nie allzu chaotisch aussieht und Sie die Aufräumaktion, ohne großes Durcheinander zu hinterlassen, unterbrechen können.

Machen Sie es sich ab sofort leicht! Unzählige weitere dieser Tipps finden Sie im „Assistentinnen-Handbuch“. „JA, ich will mein Gratis-Test-Exemplar des „Assistentinnen-Handbuchs“ jetzt sofort testen!“ – Hier klicken!

Danach geht es an die Schubladen

Räumen Sie Ihre Schubladen leer und packen Sie deren Inhalt in einen Karton. Meist finden sich dabei viele unnötige Dinge, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben. Nur wenn Sie ein Utensil brauchen, holen Sie es aus dem Karton und packen es wieder in Ihre Schreibtischschublade. Alles, was Sie danach zwei Wochen nicht benötigt haben, gehört womöglich nicht in Ihre Schublade.

Schreibtischinventur – nach diesen Kriterien sortieren Sie Ihre Unterlagen

Unterlagen können Sie nicht einfach in den Karton packen. Diese müssen Sie jetzt durchsehen und endgültig entscheiden, was Sie damit tun werden.

  • In den Papierkorb kommt alles, was Sie nicht mehr brauchen oder nicht aufbewahren müssen. Tun Sie sich mit einer Entscheidung im Moment schwer, legen Sie die Vorgänge zunächst noch ab, schreiben sich aber eine Notiz für Ihre Wiedervorlage – zum Beispiel in drei Monaten –, um dann noch einmal neu zu bewerten, ob Sie die Unterlagen noch brauchen. Sie werden sehen, meist können Sie den gesamten Inhalt dann unbesehen wegwerfen.
  • Termine vermerken Sie im Terminkalender; eine Notiz und eventuell dazugehörende Unterlagen packen Sie in die Wiedervorlage. 
  • Unterlagen, von denen Sie nicht wissen, was Sie damit machen müssen, sammeln Sie für ein Gespräch mit Ihrem Chef, um endlich Klarheit zu haben.
  • Vorgänge, deren Erledigung Sie schon länger vor sich herschieben, terminieren Sie und legen sie in Ihre Wiedervorlage. 
  • Vorgänge, bei denen Sie auf die Zuarbeit anderer Personen warten, müssen ein eigenes System haben. Legen Sie sich für die laufenden Vorgänge ein Formular in Ihrem PC an, sei es mit Word oder mit Excel, ganz wie Sie mögen. Dort tragen Sie alle Vorgänge/Zuarbeiten ein, auf die Sie warten. Parallel dazu legen Sie sich eine Mappe mit Untergliederung bis 31 an. Darin bewahren Sie die Vorgänge auf, die jeweils zu diesen Aufgaben gehören.

Die entscheidende Frage: „Wird das noch benutzt?“

Stellen Sie also keine spekulativen Überlegungen an, ob Sie etwas in Zukunft noch brauchen, sondern prüfen Sie die Gegenwart. Dadurch erhalten Sie schnell eine realistische Antwort, weil Sie nicht lange abwägen müssen.

Werfen Sie also getrost alles weg, was keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt und was Sie seit zwölf Monaten nicht (mehr) benutzt haben. Sie werden diese Dinge auch die nächsten zwölf Monate nicht brauchen. Haben Sie den Mut, sich von alten Dingen zu trennen. Alte Entwürfe, doppelte Kopien oder andere Aufzeichnungen haben längst ausgedient. Niemand wird jemals wieder hineinschauen. Nach mehr als einem Jahr sind die Daten ohnehin überholt, sodass Sie sie nicht mehr verwenden könnten, ohne eine zusätzliche Neurecherche zu starten.


Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

07.05.2019: Frankfurt, Kap Europa

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de