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Schluss mit dem Chaos

Den eigenen Schreibtisch aufzuräumen ist wie ein Befreiungsschlag. Fachautorin Monika Paul nennt Ihnen 10 Regeln, wie Sie mit einer effektiven Ablagesystematik leicht Ordnung schaffen.

Eine ständig wachsende Informationsflut und chronischer Zeitmangel bestimmen unseren Arbeitsalltag.

 

Ordnung bringt Freiräume

Nur wer den eigenen Arbeitsplatz straff und konsequent organisiert, behält den Überblick. Ein ordentlicher und gut organisierter Schreibtisch bringt Freiräume für das Denken und Arbeiten, schafft Gelassenheit, wenn es turbulent zugeht und reduziert den täglichen Stress.

 

 

 

 

  Zehn Regeln für eine funktionierende Ablage
  1. Entwerfen Sie einfache Ablagestrukturen; orientieren Sie sich dabei an den bestehenden Geschäftsprozessen. Das ganze Team soll damit problemlos umgehen können.
  2. Nennen Sie in der Ablagestruktur die Themen beim Namen. Bezeichnungen wie Allgemeines, Diverses, Sonstiges etc. sind tabu!
  3. Lassen sich Unterlagen nicht eindeutig zuordnen, stellen Sie sich folgende Frage: Wo würde ich diese Unterlage suchen, wenn ich sie benötige? – Meist ergibt sich aus der Antwort die Zuordnung.
  4. Planen Sie Ihre Ablagesystematik so, dass sie flexibel und leicht erweiterbar ist.
  5. Sortieren Sie abzulegende Dokumente regelmäßig ein. Tragen Sie diese Aufgabe in Ihrem Kalender als festen Termin ein.
  6. Sortieren Sie Altlasten regelmäßig aus. Werfen Sie Überflüssiges weg. Bringen Sie abgeschlossene Vorgänge ins Archiv.
  7. Legen Sie möglichst nichts doppelt ab. Wenn sich Themen nicht eindeutig zuordnen lassen, können Sie DIN-A4-Blätter (am besten farbig!) mit Querverweisen anlegen.
  8. Halten Sie die Vorgaben für die Ablage schriftlich fest und halten Sie die Vorgaben penibel ein.
  9. Reduzieren Sie vorhandene Ablagebehältnisse auf ein notwendiges Minimum. Jede leere Schublade, jeder Ablagekorb, jede Schachtel und jeder Stehsammler verführt geradezu zur "wilden Ablage".
 10. Verwenden Sie eine Vorablage (z. B. spezielle Vorordner oder einen Pultordner). Damit bekommen Sie Erledigtes sofort vom Tisch – und das spätere Ablegen geht viel schneller.

 

 

Monika Paul bietet eine praxisorientierte Beratung für effiziente Büroorganisation an. Weitere Informationen: www.bueroinordnung.de

 

 

    Dieser Auszug hat Ihnen gefallen? Den vollständigen Artikel finden Sie im Heft (working@office Heft 6/2008).
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