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5 Tipps für die professionelle E-Mail-Netiquette

Aus unserem neuen Supplement „Screen – Das Special rund um das digitale Büro“: Der Großteil der Kommunikation läuft heute über die E-Mail. Sie ist schnell getippt und per Mausklick verschickt. Allzu leicht kommt dabei eins zu kurz: der gute Ton. Fünf Tipps für die professionelle E-Mail-Netiquette.

Salopp war gestern: Achten Sie auf die fünf Grundregeln der E-Mail-Netiquette.

5 Tipps für die professionelle E-Mail-Netiquette

Interpretiert der Empfänger eine zu saloppe E-Mail als mangelnde Wertschätzung, ist seine Stimmung schnell dahin. Das können Sie verhindern – bei allen E-Mails, die intern und extern verschickt werden –, indem Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen über die folgenden fünf Grundregeln der E-Mail-Netiquette informieren:

  1. Beginnen Sie jede E-Mail mit einer Anrede Es gibt nichts Schlimmeres als E-Mails, die sofort mit dem eigentlichen Text beginnen. Sparen Sie sich nicht die Anrede und kürzen Sie sie auch nicht ab (zum Beispiel „Lb. Fr. Schenk“). Nehmen Sie sich diese wenigen Sekunden Zeit und zeigen Sie damit dem Empfänger, dass Sie ihn persönlich ansprechen möchten.
  2. Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an den Empfänger an Viele E-Mails beginnen heutzutage mit einem saloppen „Hallo“ oder „Hi“. Achten Sie darauf, mit wem Sie kommunizieren. Eine lockere Begrüßung eignet sich wirklich nur dann, wenn Sie zum Empfänger in einem vertrauten Verhältnis stehen. In streng hierarchischen Unternehmen ist diese Anrede unangemessen. Ein „Hallo“ können Sie allerdings auch bei einem Geschäftsführer verwenden, wenn er Ihnen nach Ihrer ersten E-Mail mit einem „Hallo“ antwortet.
  3. Vergessen Sie den Dank nicht Bedanken Sie sich. Wenn Sie sich mit einer Bitte an einen Kollegen wenden, können Sie sich auch schon vorab für die Mühe bedanken. So ist der Dank schon ausgesprochen und Sie sparen sich die Dankes-Mail hinterher.
  4. Behandeln Sie pro E-Mail nur ein Thema Schreiben Sie über mehrere Themen in einer E-Mail, wird diese nicht nur sehr lang, sondern auch unübersichtlich. Beschränken Sie sich daher auf ein Thema pro E-Mail. So erleichtern Sie dem Empfänger die Bearbeitung: Sobald das Thema erledigt ist, kann er die E-Mail löschen und muss sie nicht so lange aufheben beziehungsweise ablegen, bis alle Punkte abgearbeitet sind.
  5. Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Satzzeichen Sie haben sicherlich auch schon E-Mails erhalten, bei denen weder auf Groß- und Kleinschreibung noch auf Satzzeichen geachtet wurde. Machen Sie es besser. Korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Interpunktion erleichtern dem Empfänger das Lesen und helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Zudem zeigen Sie dem Empfänger auch, dass Sie sich beim Schreiben Mühe gegeben haben.

Es braucht keinen großen Zeitaufwand, die oben genannten Regeln umzusetzen. Doch Sie vermeiden so Verärgerung beim Empfänger, die schnell aufkommt, wenn der gute Ton in der E-Mail fehlt.

Die Regeln stammen aus unserem neuen Supplement „Screen – Das Special rund um das digitale Büro“. Das Special erscheint mit der working@office-Ausgabe 02/18 erstmals. "Screen" gibt es künftig zwei Mal pro Jahr.

Übrigens …

Schreiben Sie nie ganze Wörter in Großbuchstaben, das bedeutet nämlich, DASS SIE BRÜLLEN.

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