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Papier in bester Ordnung

MAPPEN & CO. Gibt es Argumente für das analoge Arbeiten mit Papier? Wenn Sie sich auf Ihrem Schreibtisch umschauen, fallen Ihnen sicher welche ein. Damit sind Sie nicht allein. Beispiele aus der Praxis und Produkt-Tipps für Dokumentenmanagement von Hand.

Papierablage

„Eine übersichtliche Papierablage erleichtert den Alltag spürbar.“ Andrea Buschmeier, Referentin der Geschäftsführung, Schulz Unternehmensgruppe

Papier gilt zwar als geduldig. Doch im Arbeitsalltag haben wir das richtige Dokument lieber schnell und zackig parat. Auch wenn vieles digital abläuft, gibt es ausreichend Gelegenheiten im Office, da sich Papiere leicht einmal stapeln.

Andrea Buschmeier weiß das aus langjähriger Erfahrung: Sie war zwölf Jahre Assistentin der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen der IT-Branche. Seit einem Jahr ist sie Referentin der Geschäftsführung der Schulz Unternehmensgruppe in Nordrhein-Westfalen und verwaltet insgesamt sieben Firmen. Daneben deckt sie noch einen großen Teil der Auftragsbearbeitung sowie das komplette Marketing ab.

„Hier den Überblick zu behalten, ist eine echte Herausforderung“, konstatiert Buschmeier. Sie sagt, dass viele wichtige Dokumente bereits eingescannt und digital abgelegt werden. In der Auftragsbearbeitung sowie im Personal- und Projektmanagement besteht jedoch noch die klassische Papierablage. „Durch die Digitalisierung ist das Aufgabenspektrum und der Zeitdruck enorm gewachsen. Meine tägliche Arbeit ist zudem viel komplexer geworden. Eine übersichtliche Papierablage zu haben, erleichtert den Alltag spürbar“, so Buschmeier.

Zeitfaktor Papierablage

Das Hauptargument für eine ordentliche Ablage ist der Faktor Zeit, bestätigt auch Andrea Schäuble. Die Ordnungsexpertin aus Berlin berät Firmen und Solopreneure bei den Themen Schreibtisch- und Büroordnung. „Niemand hat die Zeit, sich mit unnötiger Sucherei zu beschäftigen. Doch im Tagesablauf geht das Wegsortieren von Papier oft unter, weil alles andere dringlicher erscheint. So bleiben Papierstapel nicht aus.“

Wichtig sei jedoch, dass jedes Papier zügig seinen korrekten Bestimmungsort erreicht, um gar nicht erst unübersichtliche und nicht mehr zu bewältigende Papierberge entstehen zu lassen. Die Auswahl des passenden Ordnungssystems und die Einführung von Sortierregeln kann dabei unterstützen.

„Trotz Digitalisierung wird es immer eine Restmenge an Papierschriftstücken geben, und diese müssen sinnvoll und wirtschaftlich organisiert werden“, erklärt Classei-Geschäftsführer Robert Stadler. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein effizientes Dokumentenmanagement zwischen digitalem und papiernem Büroalltag zu kreieren.

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Papierchaos? Von wegen!

Andrea Schäuble ist Ordnungsberaterin in Berlin und unterstützt Firmen bei den Themen Schreibtisch- und Büroordnung (www.diefreiraeumerin.de). Ihre sieben besten Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch.

1. Weniger ist mehr. Zu viele Ablagemöglichkeiten laden zum Chaos ein. Wenn Fächer für die tägliche Arbeit in Gebrauch sind, sollte nur das unterste für die Ablage genutzt werden. Auf keinen Fall das oberste Fach nutzen, da wird schnell zu hochgestapelt. Bei Schubladen oder Regalfächern in verschlossenen Schränken gerät die Papierablage oft ganz in Vergessenheit.

2. Schöner beschriften. Das Ordnungssystem Ihrer Wahl sollte für alle klar und eindeutig gestaltet sein. Trennen Sie nach Kategorien und sortieren Sie nach eindeutigen Regeln. Nicht jeder Mensch hat die gleiche Logik beim Sortieren: Daher macht es Sinn, auf einem Übersichtsblatt den Inhalt aufzuführen und die Sortierregeln kurz zu beschreiben. So kann sich jeder schnell zurechtfinden. Bonus: Sie werden weniger häufig gefragt, wo sich was befindet. Wichtig: Keine Ordner erstellen, die „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ heißen.

3. Ab die Post. Machen Sie sich Gedanken über Ihren Postprozess. Je mehr Klarheit über die Postverteilung herrscht, desto schneller ist das Thema abgehandelt. Wenn Posteingang und Verteilung gut geregelt sind, findet jedes Papierstück schnell seinen Platz. Die geöffnete Post sollte sofort in Mappen oder Fächer sortiert werden – nach Ablage, To do und Weiterverteilung – und natürlich in die beliebte Ablage „P“.

4. Ein Date im Büro. Richten Sie einen festen Termin pro Woche für die Ablage ein. Dann bleibt der Arbeitsaufwand überschaubar. Freitag ist ein guter Tag dafür: So kommen Sie am Montag an den Arbeitsplatz und werden nicht als erstes von einer überquellenden Ablage begrüßt.

5. Was man nicht im Kopf hat. Im persönlichen „Merk-Ordner“ lassen sich wunderbar Spickzettel ablegen. Auch ohne Zugriff auf Ihren Rechner haben Sie alle Antworten schnell zur Hand.

6. Eine für alle. Eine sogenannte Handakte enthält wichtige Kontakte und Infos zu Notfallszenarien bei Stromausfall, EDV- oder sonstigen technischen Problemen. Der Ordner sollte griffbereit und deutlich beschriftet sein. Weihen Sie Kolleginnen und Kollegen ein, damit sie agieren können, wenn Sie einmal nicht am Platz sind.

7. Papier-Berge versetzen. Wenn die noch zu erledigende Ablage überhandgenommen hat, setzen Sie sich ein Ziel, bis wann das Papier sortiert werden soll. Halten Sie sich vor Augen, was es für eine Erleichterung sein wird, wenn der Berg weg ist. Notfalls bitten Sie Ihre Führungskraft, dafür freie Zeit einzuräumen, und kommunizieren Sie, welche Zeitersparnis künftig damit einhergeht. Einmal gemacht, wird es Ihnen selbst und allen im Unternehmen das Leben erleichtern!

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