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Outlook effizient nutzen: 6 Tipps für Power-User

In vielen Büros wird das Microsoft-Programm Outlook intensiv genutzt, meist für die Mail-Korrespondenz. Das Programm kann aber noch viel mehr, wie unsere Tipps für einen noch effizienteren Arbeitsalltag zeigen. Die Beispiele wurden in Outlook 2013 erstellt, funktionieren aber auch unter 2010 und tiefer.

Outlook-Tipps

Lesen Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation effizienter gestalten können – mit den 6 Outlook-Tipps aus diesem Beitrag.

Outlook: 6 Tipps für eine effizientere Nutzung

1. Schnelleres Zuordnen

Schnelles Zuordnen auf einen Blick, das spart Zeit und beugt Fehlern vor. In Outlook lassen sich Mails, Kontakte und Termine farblich kennzeichnen. Die Befehle für diese Ordnungshilfe finden Sie in Outlook auf dem Register START, KATEGORIEN, KATEGORISIEREN. Legen Sie am besten Ihre eigenen Kategorien fest und ordnen Sie ihnen Farben zu, so wie Sie sie brauchen. Mögliche Kategorien sind zum Beispiel Ort, Zeit, Person, Projekt etc.

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2. Zeit sparen mit Regeln und Quicksteps

Oftmals erhalten wir E-Mails, die mit fremden Kategorien versehen sind und nicht in das eigene Schema passen. Jedem Element manuell die passende Kategorie zuzuweisen, kann recht umständlich sein. Deshalb gibt es Regeln, die in ankommenden Mails die Kategorien löschen beziehungsweise welche zuweisen. Das geht so:

  • Klicken Sie im Posteingang auf START, VERSCHIEBEN, REGELN, REGEL ERSTELLEN und dann auf ERWEITERTE OPTIONEN.
  • Wählen Sie als Bedingung den Eintrag aus DIE EINER BELIEBIGEN KATEGORIE ZUGEWIESEN IST.
  • Klicken Sie auf WEITER und legen Sie bei dieser Aktion fest, dass die Kategorie der Nachricht gelöscht wird. Eventuell legen Sie auch Ausnahmen fest, tragen einen Namen für diese Regel ein und wählen den Befehl FERTIGSTELLEN.

Selbstverständlich lässt sich auch eine Regel definieren, die Kategorien zuweist, wenn eine Bedingung zutrifft, also etwa eine Mail eines bestimmten Absenders eingeht oder der Betreff einen besonderen Begriff enthält (Abbildung 1).

Eine Alternative zur klassischen Regel ist ein Quickstep, sozusagen die Regel auf Knopfdruck. Das klappt auch mit mehreren Vorgängen, wie das gleichzeitige Löschen fremder Kategorien und das Zuweisen einer eigenen. Die Befehle finden Sie unter START, QUICKSTEPS. Klicken Sie auf den Programmstarter-Pfeil, um alle zu sehen, zu bearbeiten oder neue anzulegen.

3. Mit Suchordnern Übersicht verschaffen

Ein Beispiel: Sie organisieren Ihre E-Mails in Projektordnern. Dabei kommt es beispielsweise vor, dass Sie in verschiedenen Projekten mit der gleichen Person zusammenarbeiten. Deshalb liegen einige Nachrichten dieses Absenders im Posteingang, weil sie noch nicht in den passenden Projektordner verschoben wurden, manche im Ordner GESENDETE ELEMENTE, andere wiederum sind auf verschiedene Projektordner verteilt. Jetzt möchten Sie sich einen Überblick verschaffen und alle Mails des Absenders zusammenfassen. Dabei hilft Ihnen ein Suchordner.

  • Wechseln Sie in die Ansicht ORDNER (links unten in der Navigationsleiste) oder erweitern Sie die Darstellung des Postfachs, sodass Sie alle Ordner darin sehen.
  • Klicken Sie unter den Ordnern mit der rechten Maustaste auf den letzten Eintrag SUCHORDNER und wählen Sie NEUER SUCHORDNER.
  • Im folgenden Dialog klicken Sie auf das Merkmal NACHRICHTEN VON ODER AN BESTIMMTE PERSONEN. Wählen Sie diese aus und bestätigen Sie.

Der Suchordner wird erstellt. Er enthält alle Nachrichten, die von der Person eingegangen sind oder die Sie an diese versendet haben. Trifft eine neue Mail ein, wird sie ebenfalls aufgelistet. Benötigen Sie den Suchordner irgendwann nicht mehr, löschen Sie ihn mit einem Rechtsklick darauf.

4. So erkennen Sie bestimmte E-Mails auf jeden Fall

Die bedingte Formatierung kennen Sie aus Excel: Ist ein bestimmter Wert erreicht, wird die Zelle automatisch gefärbt. In Outlook gibt es das ebenfalls. Zum Beispiel können Sie die E-Mails Ihrer Führungskraft farblich hervorheben lassen. Oder Sie gestalten ein Element besonders, das einer bestimmten Kategorie zugeordnet ist oder bestimmte Begriffe im Betreff aufweist.

  • Wählen Sie das Register ANSICHT, AKTUELLE ANSICHT, ANSICHTSEINSTELLUNGEN. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG.
  • Im nächsten Dialog klicken Sie oben rechts auf HINZUFÜGEN. Damit legen Sie eine neue Formatierungsregel an.
  • Tragen Sie weiter unten einen aussagekräftigen Namen dafür ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche BEDINGUNG ganz unten.
  • Wählen Sie nun eine Bedingung aus, zum Beispiel entscheiden Sie sich für einen Absender (von …).
  • Auf dem Register WEITERE OPTIONEN finden Sie noch mehr Merkmale und auf dem Register ERWEITERT legen Sie eigene Merkmale fest.
  • Nachdem Sie die Kriterien ausgewählt haben, bestimmen Sie mit der Schaltfläche SCHRIFTART… die Art der Hervorhebung. Nach dem Bestätigen sehen Sie das Ergebnis im Posteingang.

Tipp: Vielleicht möchten Sie E-Mails besonders hervorheben, bei denen Sie auf der Cc-Zeile genannt sind? Das funktioniert ebenfalls mit der bedingten Formatierung. Aktivieren Sie beim Festlegen der Bedingung das Kontrollkästchen IN DENEN ICH und wählen aus der Liste rechts den Eintrag MIT WEITEREN EMPFÄNGERN AUF DER „CC“-ZEILE STEHE.

5. Felder in Outlook verwenden

Felder werden in Word genutzt, um etwa das aktuelle Datum zu erzeugen oder bestimmte Informationen in das Schreiben einzufügen. Und obwohl es in Outlook keine Felder gibt, kann das Programm mit ihnen umgehen. Öffnen Sie ein Mail-Formular und drücken Sie die Tastenkombination STRG+F9. Es erscheint ein leeres graues Feld. Tippen Sie zwischen die Feldklammern das Wort Date und drücken Sie F9. Nun erscheint das Datum. Das klappt auch mit einigen anderen Feldfunktionen. So können Sie im Mailtext einen markierten Namen mit einer Textmarke belegen: EINFÜGEN, LINK, TEXTMARKE. Benennen Sie die Textmarke, etwa mit dem Wort Name. Fügen Sie an den Stellen, an denen Sie den Namen erneut benötigen, ein Feld ein und schreiben Sie in die Feldklammer REF NAME. Aktualisieren Sie das Feld. Wenn Sie später den ersten Namen ändern und aktualisieren, passt er sich überall an.

Tipp: Legen Sie den Text mit den Feldern in Outlook über EINFÜGEN, SCHNELLBAUSTEIN als AutoText ab. Dann haben Sie ihn für künftige Nachrichten parat und arbeiten effizient: den Namen einmal ändern und die REF-Felder aktualisieren.

6. Raffinierte Vorlagen für Ihre Mails

Noch mehr Arbeit sparen Vorlagen. Die gibt es in Outlook ebenfalls. Sie ähneln den Dokumentvorlagen aus Word. Die Dateien tragen die Endung *.oft und sind einfach zu erstellen. Nehmen wir an, Sie brauchen öfter ein Formular für eine Bestellbestätigung. In diesem Formular gibt es Stellen, die individuell ergänzt werden, etwa die Anrede, die genaue Angabe der Produktbezeichnung und Modellnummer oder das voraussichtliche Lieferdatum. Der Rest ist ein Standardtext. Daraus erstellen Sie nun eine Vorlage. Den Text erstellen Sie am besten in Word und verwenden für die auszufüllenden Stellen Inhaltssteuerelemente – die jüngste Variante der Formularfelder. Sie finden die Steuerelemente auf dem Register ENTWICKLERTOOLS, STEUERELEMENTE. Falls das Register STEUERELEMENTE unsichtbar ist, blenden Sie es so ein:

  • Rechtsklick auf das Menüband,
  • Menüband anpassen,
  • links einen Haken setzen beim Feld ENTWICKLERTOOLS.

In unserem Beispiel ist das Rich-Text-Steuerelement und eines für das Datum genutzt. Über die Eigenschaften beziehungsweise den Entwurfsmodus passen Sie die Elemente zusätzlich an. Wenn alles fertig ist, kopieren Sie den Text in ein neues leeres Mailformular. Da der Betreff ebenfalls standardisiert werden kann, tragen Sie ihn gleich ein, zum Beispiel „Bestellbestätigung“. Sie können ihn später jederzeit um Details erweitern. Falls noch nicht geschehen, fügen Sie auch die Signatur oder den Disclaimer hinzu. Nun speichern Sie die Nachricht. Wählen Sie DATEI, SPEICHERN UNTER. Wählen Sie als Format aber nicht, wie von Outlook vorgeschlagen, das msg-Format, sondern wählen die Dateiendung *.oft. Legen Sie die Datei so ab, dass Sie sie schnell erreichen können. Nun schließen Sie die Mail. Das Speichern ist überflüssig, sie liegt bereits als oft-Datei vor. Um nun die Vorlage zu verwenden, klicken Sie doppelt darauf. Eine neue Mail wird erstellt. Sie klicken die Inhaltssteuerelemente an und füllen sie aus. Zum Schluss noch den Empfänger eintragen (Abbildung 2).

Tipp: Wenn Sie die Bestellbestätigung oft nutzen, erleichtern Sie sich den Zugriff darauf, und zwar so: (Voraussetzung ist, dass Sie das Outlook-Symbol in der Taskleiste liegen haben beziehungsweise im Startmenü bei Windows 7).

  • Öffnen Sie den Datei-Explorer und wechseln Sie zur Vorlagendatei.
  • Klicken Sie diese mit der linken Maustaste an, halten Sie diese fest und ziehen sie bei gedrückter Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste/im Menü. Sobald der Hinweis erscheint, dass die Datei angeheftet wird, lassen Sie die Tasten los.

Ab sofort genügt ein Rechtsklick auf das Outlook-Symbol, um die Sprungliste aufzuklappen, und mit einem linken Mausklick auf die Vorlage können Sie eine neue Mail erzeugen.


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