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Sorgen Sie mit einem Office-Handbuch für geniale Transparenz – am besten digital mit OneNote

Das Office-Handbuch ist DAS Nachschlagewerk für alle Tätigkeiten rund um Ihren Arbeitsplatz. Es dokumentiert alle gängigen Arbeitsschritte im Sekretariat. Bei seltenen Vorgängen ist es eine wichtige Informationsstütze für Sie, wenn Sie im Urlaub sind, eine große Hilfe für Ihre Vertretung, das Team und Ihren Chef. Am besten erstellen Sie es in OneNote.

Sorgen Sie mit einem Office-Handbuch für geniale Transparenz – am besten digital mit OneNote

Mit einem digitalen Office-Handbuch haben Sie jederzeit alle wichtigen Informationen zu Ihren Tätigkeiten griffbereit.

Was ist ein Office-Handbuch?

Ein Office-Handbuch ist ein Nachschlagewerk, das die Beschreibungen aller Prozessschritte in Ihrem Sekretariat sowie sämtliche Informationen beinhaltet, die für die Ausführung Ihrer Tätigkeiten wichtig sind. Im Office-Handbuch werden also alle Aufgaben einer Assistentin Schritt für Schritt dokumentiert.

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10 Gründe, warum Sie ein Office-Handbuch haben sollten

In meiner beruflichen Praxis als Assistentin war mir das Handbuch stets eine große Hilfe. Im Laufe der Zeit habe ich ein großes Know-how erworben, das ich unbedingt festhalten wollte. Ich empfehle daher jeder Assistentin, ein Office-Handbuch für Ihren Arbeitsbereich anzulegen, auch wenn der erstmalige Aufwand etwas größer ist.

Dafür gibt es zehn gute Gründe:

1. Mit einem Office-Handbuch schaffen Sie sich ein Nachschlagewerk für Ihre tägliche Arbeit. Wenn Sie dafür sorgen, dass das Office-Handbuch immer auf dem neuesten Stand ist, sparen Sie Zeit, weil Sie weniger suchen oder sich durchfragen müssen.

2. Die Informationssammlung ist ein hilfreiches Backup für Ihre Urlaubsvertretung, die im normalen Alltag Ihren Büroablauf nicht mitbekommt. Selbst bei einer gut vorbereiteten Übergabe gibt es immer Dinge, die vergessen werden oder unerwartet auf den Tisch kommen. Ihr Chef wird es Ihnen danken, wenn Ihre Vertretung trotz Ihrer Abwesenheit reibungslos verläuft.

3. Wenn Sie in Ihrem Sekretariat eine One-Man-Show sind, kann ein Office-Handbuch die Rettung sein, wenn Sie einmal unerwartet oder für längere Zeit ausfallen. Sie brauchen sich damit keine Sorgen mehr machen, denn mit dem Office-Handbuch wird es möglich sein, Ihre Aufgaben eine Zeit lang auch ganz ohne Einarbeitung weiterzuführen. 

4. Das Nachschlagwerk entlastet Sie effektiv als Auskunftei für Ihre Kolleginnen und Kollegen. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Zugriff auf Ihr Office-Handbuch geben, können diese selbst nachschlagen, wenn Arbeitsschritte unklar sind, zum Beispiel die Beantragung eines Sonderurlaubstages oder die Abwicklung von Reiseanträgen und -abrechnungen.

5. Auch Ihr Chef profitiert von Ihrem Office-Handbuch. Wenn er nach Ihrem Feierabend noch eine Rechnung selbst anweisen möchte, kann er in Ihrem Handbuch nachschauen, wie er beispielsweise eine Rufumleitung deaktiviert.

6. Falls in Ihrer Abteilung umstrukturiert wird und einige Ihrer Aufgaben an andere Kollegen verteilt werden, sind Sie professionell vorbereitet und können Ihrer Kollegin/Ihrem Kollegen direkt die Prozessbeschreibung weiterleiten.

7. Falls Ihr Chef eine Übersicht über Ihre Aufgaben haben möchte, haben Sie jederzeit einen guten Überblick. Ihr Office Handbuch gibt Ihnen wertvolle Anhaltspunkte über Ihr Aufgabengebiet.

8. Wenn Sie eines Tages das Unternehmen verlassen, bleibt das wertvolle Know-how der Abteilung oder dem Bereich erhalten. 

9. Das Handbuch erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter enorm. Die neue Kollegin/der neue Kollege hat so direkt einen Überblick über alle Aufgaben und kann so selbst bei unklaren Prozessen im Handbuch nachschauen, was sie/er tun muss.

10. Ein positiver Nebeneffekt bei der Erstellung Ihres Office-Handbuchs: Sie überdenken automatisch Ihre jeweiligen Arbeitsschritte und prüfen sie auf Effizienz und Effektivität. Beim Aufschreiben merken Sie schnell, wo es noch Verbesserungsbedarf gibt oder welcher Prozess möglicherweise überflüssig geworden ist.

Das gehört alles in ein Office-Handbuch

Ein Office-Handbuch ist nichts anderes als eine detaillierte Beschreibung aller Prozesse und Arbeitsschritte, die in Ihrem Sekretariat über Ihren Schreibtisch laufen. Um ein schnelles Wiederfinden zu erleichtern, werden alle Themen alphabetisch geordnet. Damit Ihr Office-Handbuch vollständig wird, sammeln Sie ab sofort alle Arbeitsschritte und Informationen, die Ihnen in Ihrer täglichen Praxis begegnen. Um Ihnen die erstmalige Erstellung zu erleichtern, gehen Sie die folgende Sammlung möglicher Themen von A bis Z durch. Ich habe die Themen in zwei Teile gegliedert: Im ersten Teil geht es um allgemeine Informationen zum Unternehmen. Im zweiten Teil geht es um die spezifische Arbeit im Sekretariat. Natürlich soll dies nur für Sie als Anregung dienen. Lassen Sie für Ihr individuelles Office-Handbuch die Inhalte weg, die für Sie nicht relevant sind oder im Intranet abrufbar sind, und fügen Sie gegebenenfalls weitere Themen hinzu.

Allgemeine Informationen über das Unternehmen

StichwörterInhalte
Adressaten

Anschriften, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen, Internetseiten aller Niederlassungen und Tochtergesellschaften

Anfahrtsbeschreibung

Anfahrtsskizze per Auto, Flugzeug und öffentliche Verkehrsmittel, Parkmöglichkeiten 

Ansprechpartner

Organigramme mit Ansprechpartnern nach Themen/Abteilungen plus Telefonliste

Banken

Kontoverbindungen

Ansprechpartner bei Banken

Bankvollmachten

Zeichnungsberechtigungen

Steuernummern 

Betriebliche Regelungen

Betriebsrat mit Kontaktdaten

Betriebsvereinbarungen

Betriebsversammlungen

Betriebliche Informationsveranstaltungen

Zeiterfassung, Gleitzeitregelung

Überstundenregelung

Reiserichtlinie

Reisekostenrichtlinie

Dienstwagenrichtlinie

Vorgehen bei Krankheit oder Urlaub

Pausenregelungen

Regelung bei Arztbesuchen während der Arbeitszeit

Raucherbereiche

Private Internet- oder Telefonnutzung

Geburtstage, Jubiläen (Geschenke, Feiern, Alkoholgenuss)

Beantragung von Dienstausweisen und Zugangsberechtigungen zu Firmengelände und -gebäuden

Kantine, Restaurants

Gutscheine, Einkaufsmöglichkeiten

Parkmöglichkeiten für Mitarbeiter

weitere Einrichtungen und Services wie zum Beispiel Kinderkrippe, Betriebssport, Reinigungsservice

Kontenübersicht zur Rechnungsbearbeitung

Gebäude und Sicherheit

Hausmeister (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Erreichbarkeit im Notfall)

Notruf

Betriebsarzt (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Erreichbarkeit im Notfall)

Ersthelfer (Name, Abteilung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Erreichbarkeit im Notfall)

Erste-Hilfe-Kästen/Feuerlöscher im Gebäude: Standorte

Verhalten bei Brand

Brandschutzhelfer

Notausgänge, Feuertreppen und Fluchtwege

Unfallverhütungsvorschriften

Lagepläne der Firmengebäude sowie Raumpläne

Alarmanlage

Sicherheitsdienst

Beauftragter für Arbeitssicherheit

Schlüsselverwaltung

PC-Sicherheit und Systemadministrator

Datenschutzbeauftragter

Informationen zu Ihrem Sekretariat

StichwörterInhalte

Allgemeine Informationen zum Chef

Name mit Titel, Telefon- und Handynummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls private E-Mail-Adresse, Personalnummer, Stellvertretung, Geburtsdatum, Personalnummer, Kfz-Kennzeichen

Positionen und Aufgaben

Name und Kontaktdaten des Vorgesetzten und dessen Assistentin

Organigramme

Gewöhnlicher Tagesablauf

Vertretungsregelung

Details zur Postbearbeitung

Details zur Bearbeitung seiner E-Mail

Vorgehen bei Anrufen

Gewohnheiten und Vorlieben

Abneigungen und Unverträglichkeiten

Arbeitskürzel

Private Details

Mitgliedschaften

Allgemeine Informationen zum Sekretariat

Name, Telefon- und Handynummer, E-Mail-Adresse, vielleicht auch die private E-Mail-Adresse, Personalnummer

Stellenbeschreibung

Vollmachten

Wichtige Adressen und Telefonnummern (zum Beispiel persönlicher Fahrer, Druckerei, Putzdienst)

Übersicht der Schlüssel – wer hat was, wo?

Bürozeiten und Erreichbarkeit

Vertretungsregelung 

Ablage

Aktenplan – analog und digital

Systematik der Ablage

Aufbewahrungsfristen

Berichtswesen

Übersicht über periodische Berichte oder Statistiken, die angefertigt werden müssen

Wer liefert diese Informationen?

Welche Datenbanken werden gepflegt? 

Besprechungen

Übersicht der regelmäßig stattfindenden Besprechungen mit Darstellung der Verantwortlichen – Einladende, Protokollführer und Ähnliches

Agenda-Erstellung

Ablauf der Bewirtung

Technische Ausstattung

Besucher

Gäste- und Besuchermanagement, Ablauf, Vorgehensweise

Übersicht Hotels

Übersicht Restaurants

Übersicht anderer Servicepartner wie zum Beispiel Taxiunternehmen 

BüromaterialAblauf und Standort
E-Mails

Information über Postfächer und wer diese bearbeitet

Übersicht über E-Mail-Verteiler

Handhabung der Chef-E-Mails

Muster für Abwesenheitsassistenten

Muster für E-Mail-Signatur 

Fuhrpark

Infos zum Dienstwagen (Kennzeichen, Versicherung, letzte HU, Sonderausstattung, Ablauf des Leasingvertrags, Reifenwechsel)

Abrechnung der Serviceleitungen rund um den Dienstwagen

Tankkarte

Hauswirtschaft

Bedienungsanleitungen Kühlschrank, Kaffeemaschine, Spülmaschine

Regelung Küchendienst

Zuständigkeiten für Besorgung von Kaffee, Zucker, Milch, Keksen usw.

Organisation Blumenpflege

Reinigungsdienst (Ansprechpartner, Telefonnummer. Was wird genau geputzt? Was nicht?)

Müllentsorgung (Ansprechpartner, Leerungszyklus) 

Intranet

Wer pflegt das Intranet? Wer ist für welche Inhalte verantwortlich?

Wie können Inhalte ins Intranet mit aufgenommen werden?

Bedienungsanleitung

Kasse

Handhabung Bargeldkasse

Abrechnung

Korrespondenz

Übersicht über Geschäftspapiere und Bezugsquelle

Corporate Design, Vorlagen für Schriftverkehr

Korrespondenzkürzel von Chef, Assistentin, Mitarbeitern

Unterschriftenregelung

Wer hat Prokura/Handlungsvollmacht?

Gibt es Musterbriefe und -vorlagen?

Kunden/Lieferanten

Organisation und Pflege der Kundendaten

Handhabung von Grüßen, Gratulationen an Geschäftspartner 

Geschäftspartner

Kurierdienste

Übersicht der Geschäftspartner mit Kontaktdaten

Art der Abrechnung

Mitarbeiter und Team

Übersicht der Mitarbeiter mit Funktionen und Kontaktdaten

Vertretungsplan der Kollegen

Übersicht der Tätigkeiten, die Sie für das Team übernehmen

Arbeitskürzel, die das Team verwendet 

Postbearbeitung

Ablauf Postbearbeitung

Ablauf Rechnungen prüfen, freigeben

Gibt es einen Umlauf für Zeitschriften und Zeitungen?

Reisen

Reiserichtlinie

Buchungsablauf

Hotelliste – mit bevorzugten Hotels

Reiseunterlagenerstellung – analog, digital

Besonderheiten bei Auslandsreisen, zum Beispiel Visa

Kopie von Ausweis und Reisepass, Impfpass von Chef/Kollegen

Handhabung Reisekostenabrechnung 

Technik

Ansprechpartner IT

Regelung Datensicherheit

Bedienungsanleitungen für Geräte im Büro

Standort von Papier, Toner und Ähnlichem

Telefon

Richtiges Melden am Telefon

Weitergabe von Durchwahlen erlaubt, gewünscht?

Nutzung der Voicemail

Anrufbeantworter-Texte

Telefonvertretung bei Abwesenheit – zentral, Kollegin

Terminmanagement

Wer vereinbart und storniert Termine – allgemeine Handhabung erläutern

Terminmanagement in Outlook – Serientermine, Kennzeichnung mit Kategorien und Ähnliches

Regeltermine Chef 

Unterschriftenregelungen

Alle Informationen zur Unterschriftenregelungen wie Vollmachten, wer und wie viele unterschreiben, Ablauf 

Veranstaltungsmanagement

Übersicht über wiederkehrende Veranstaltungen

Organisationsteam

Übersicht/Checklisten zu vergangenen Veranstaltungen zur Orientierung

Link zum OneNote-Veranstaltungshandbuch 

Weihnachten

Weihnachtsfeier – ja/nein

Üblicher Ablauf

Weihnachtskartenversand – ja/nein, Ablauf

Präsentemanagement

 

Achtung: Vertraulich! Welche Themen Sie nicht im Office-Handbuch dokumentieren sollten

Sofern Sie Ihr Office-Handbuch für weitere Kolleginnen oder Kollegen außerhalb des Sekretariats zugänglich machen, sollten Sie mit vertraulichen Informationen vorsichtig sein.

Legen Sie gegebenenfalls ein separates Notizbuch für die Unterlagen an, die nicht jeder sofort einsehen kann.

Darunter können beispielsweise folgende Dinge fallen: 

  • Private Telefonnummern des Chefs
  • Passwort für Ihren PC und weitere Tools und Programme
  • Passwort für den PC/Zugangsdaten Ihres Chefs für weitere Tools und Programme, falls Sie auch den Zugang Ihres Chefs nutzen
  • Personalangelegenheiten
  • private Organisation des Chefs
  • Kopien von Ausweis/Reisepass des Chefs
  • Kreditkartendaten Ihres Chefs
  • Zugangsdaten des Onlinebankings der Abteilung (Passwörter, Geheimnummern und TANs)
  • Informationen zum Tresor (Wo ist er? Wer kann ihn öffnen? Gegebenenfalls PIN)
  • Informationen zu vertraulichen Ordnern auf dem Laufwerk

Mein Tipp: Beachten Sie hier vor allem auch die Wünsche Ihres Chefs und besprechen Sie mit ihm, wer Zugriff auf welche vertraulichen Informationen haben darf und wer nicht.

In 5 Schritten gestalten Sie Ihr Office-Handbuch mit OneNote

Bis vor einigen Jahren war es üblich, dass das Nachschlagewerk ein dicker Aktenordner war, in den man die einzelnen Themen einsortiert hat. Heute eignet sich OneNote hervorragend für ein Office-Handbuch. Wenn Sie alle Informationen digital speichern, geht nichts verloren. Zudem finden Sie über die Suchfunktion alle Inhalte schnell wieder. Außerdem können Sie das digitale Handbuch ganz einfach mit Ihrer Kollegin teilen, mit der Sie zusammenarbeiten. Oder Sie geben Ihrer Urlaubsvertretung während Ihrer Abwesenheit Zugriff.

Schritt 1: Legen Sie ein neues Notizbuch an

Im ersten Schritt erstellen Sie ein neues Notizbuch. Öffnen Sie dazu OneNote und wählen im Menü Datei den Befehl NEUES NOTIZBUCH ERSTELLEN aus. Geben Sie nun dem Notizbuch einen Namen, zum Beispiel „Office-Handbuch“. Wählen Sie dann einen geeigneten Speicherort aus. Wenn Sie mit der Version Office 365 arbeiten, wird Ihr Notizbuch automatisch auf Microsoft OneDrive gespeichert. Arbeiten Sie mit einer älteren Version, haben Sie die Möglichkeit, das Notizbuch auf Ihrem lokalen Netzlaufwerk zu speichern.

Achten Sie dabei auf Folgendes: Wenn Sie Ihr Office-Handbuch später anderen Kolleginnen oder Kollegen zugänglich machen möchten, sollten Sie einen Speicherort wählen, auf den die Kollegin oder der entsprechende Kollege ebenfalls Zugriff hat. Klicken Sie anschließend auf den Befehl ERSTELLEN.

Schritt 2: Strukturieren Sie Ihr Notizbuch

Legen Sie nun für jedes Schlagwort in alphabetischer Reihenfolge einen Reiter an. Klicken Sie dazu auf das Pluszeichen in der Leiste mit den Reitern und fügen so viele Trennlaschen ein wie notwendig. Im zweiten Schritt beschriften Sie die Reiter mit den jeweiligen Überschriften, zum Beispiel „Reisen, „Besprechungen“ und „Eventplanung“. Klicken Sie dazu doppelt auf den jeweiligen Reiter und benennen Sie die Abschnitte um.

Schritt 3: Legen Sie Seiten für die einzelnen Prozessschritte an

Im nächsten Schritt legen Sie nun zu jedem Thema Seiten für die einzelnen Prozessschritte oder Arbeitsaufträge an. Klicken Sie dazu auf das Pluszeichen unter dem Befehl SEITE EINFÜGEN am rechten Bildschirmrand. Sie können die jeweilige Seite beschriften, in dem Sie die Titelbezeichnung in die Titelleiste des Blatts einfügen, zum Beispiel „Flugreisen“, „Zugreisen“ oder „Hotelbuchung“.

Schritt 4: Beschreiben Sie die Prozesse

Beschreiben Sie nun die einzelnen Prozessschritte. Formulieren Sie sie so, dass eine völlig fach- oder unternehmensfremde Person genau nachvollziehen kann, was Sie machen muss, um diesen Prozess auszuführen. Geben Sie eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung und fügen Sie alle dafür notwendigen Links oder Dokumente direkt auf der Seite entsprechenden ein. Dies kann zum Beispiel so aussehen:

Kurierdienste

Bei Kuriersendungen innerhalb Münchens:

  • Fahrradkurier Müller, Telefon 089 23456789 anrufen.
  • Unbedingt Kundenummer vorab melden (438829).
  • Kurierquittung ausfüllen (Block liegt in Schreibtischschublade ganz oben), unterschreiben und dem Kurier mitgeben.

Bei Kuriersendungen innerhalb Deutschlands und Europas:

  • DHL-Sendung (Umschlag siehe Materialschrank, Formulare liegen daneben)
  • Bis 16 Uhr an Poststelle (Herr Schober) geben, nach 16 Uhr Sendung über Hotline anmelden (0800 200400600) und beim Empfang zur Abholung hinterlegen.

Bei Kuriersendungen außerhalb Europas:

  • FedEx (Verpackungsmaterial und Formulare sind bei der Poststelle)
  • Sendung über Hotline anmelden (0180 44241234) und beim Empfang zur Abholung hinterlegen.
  • Unbedingt Sendungsverfolgung auf Wiedervorlage nehmen!

Oder so:

Flugreise

  1. Genehmigung des Geschäftsführers (Name) einholen (siehe Formular).
  2. Genehmigung im Ordner „Reisen“ auf dem Laufwerk ablegen (Namenskonvention).
  3. Geeignete Flüge unter www.flug.de heraussuchen und mit der Reisekostenrichtlinie abgleichen.
  4. Die Buchung erfolgt direkt im Online Portal von Business Travel (Link: Intranet/Flugreisen/businesstravel).
  5. Bei Langstreckenflügen bitte unbedingt bei der Fluggesellschaft vegetarisches Menü vorbestellen!
  6. Flugdaten in den Kalender von Dr. Müller eingeben (Abflugzeit/Boarding, Abflugterminal/Gate, Ankunftszeit sowie Flugnummer).
  7. Wiedervorlage 1 Tag vor Abflug, dann Online-Check-In!
  8. Sitzplatz für Dr. Müller sollte immer am Gang sein, möglichst weit vorn. 
  9. Online-Ticket bitte im Kalender abspeichern und Dr. Müller in die Reisemappe legen.
  10. Unbedingt daran denken, ein Taxi/einen Fahrer zu buchen (nach Absprache mit Dr. Müller). Kontaktdaten siehe Taxi.

Mein Tipp: Beschreiben Sie lieber etwas ausführlicher, was im Einzelfall genau zu tun ist, sodass jeder und jede den Prozess auch nachvollziehen kann. Verzichten Sie auf zu knappe Stichpunkte, betriebsinterne Abkürzungen oder Fachbegriffe, die Neulinge noch nicht kennen könnten. Versetzen Sie sich auch immer in die Rolle desjenigen, der einen Begriff nachschlagen möchte: Nach welchen Stichwörtern wird er oder sie suchen? Was könnte seine Fragestellung sein?

Schritt 5: Vergeben Sie Zugriffsrechte für Ihr Office-Handbuch

Überlegen Sie, wer Zugriff auf Ihr Office-Handbuch erhalten sollte. Sie haben dabei folgende Optionen:

1. Vollständiger Zugriff mit Bearbeitungsmöglichkeit

Wenn Sie im Sekretariat mit einer Kollegin zusammenarbeiten und Sie das Office-Handbuch gemeinsam nutzen, sollten Sie es mit ihr teilen. Klicken Sie dazu auf Freigabe und wählen Sie die entsprechende Person über Ihr Adressbuch aus. Sie erhält dann einen Einladungslink zum Adressbuch per E-Mail zugeschickt. Ihre Kollegin hat dann die Möglichkeit, das Office-Handbuch mit den gleichen Rechten wie Sie zu bearbeiten. Das bedeutet, dass Sie eigenständig Eintragungen vornehmen, Ihre Notizen verändern oder auch löschen kann. Sie haben so die Möglichkeit, das Office-Handbuch gemeinsam aufzubauen, jederzeit zu ergänzen oder auch zu aktualisieren.

In OneNote sehen Sie übrigens anhand einer kleinen Randnotiz immer, wer die entsprechende Eintragung vorgenommen hat. Dort werden dann die Initialen der jeweiligen Person vermerkt, die den Inhalt geschrieben oder verändert hat.

2. Schreibgeschützter Zugriff

Ihre Urlaubsvertretung soll zwar alle Prozesse in Ihrem Office-Handbuch nachlesen, aber nichts verändern oder löschen können? Das gleiche mag für Ihren Chef oder die Kollegen aus den Abteilungen gelten. Wählen Sie also unter dem Menüpunkt FREIGABE den Befehl SCHREIBGESCHÜTZTEN LINK PER E-MAIL VERSENDEN aus. Dann öffnet sich eine E-Mail mit dem Link zu Ihrem Office-Handbuch, welche Sie lediglich noch an die Kollegin oder den Kollegen verschicken müssen.

Beachten Sie: Sowohl für den vollen als auch für den schreibgeschützten Zugriff muss das Notizbuch an einem Ort (Laufwerk/Sharepoint/Cloud) gespeichert sein, auf den der entsprechende Kollege Zugriff hat.

3. Seitenweiser Auszug

Wenn Sie einer Kollegin oder einem Kollegen nur eine bestimmte Seite zur Verfügung stellen möchten, können Sie das auch tun, ohne gleich den Zugriff auf das gesamte Office-Handbuch zu gewähren. Klicken Sie auf FREIGABE und wählen Sie PDF-DATEI SENDEN aus. Die aktuell angezeigte Notizbuchseite wird dann in eine PDF-Datei umgewandelt und an eine E-Mail angehängt, die Sie nur noch verschicken müssen. Wenn Sie unter dem Menüpunkt FREIGABE die Option SEITE PER E-MAIL VERSCHICKEN wählen, wird der Inhalt der aktuell angezeigten Notizbuchseite direkt in eine E-Mail hineinkopiert.

So stellen Sie sicher, dass Ihr Office-Handbuch immer up to date bleibt

Ein gutes Office-Handbuch ist immer up to date. Aktualisieren Sie es also kontinuierlich, am besten so: „

  • Sobald Sie einen Prozess in Ihrem Büroalltag durchlaufen, der bei Ihnen nicht oft vorkommt, prüfen Sie, ob die Prozessbeschreibung in Ihrem Office-Handbuch noch aktuell ist, und passen diese gegebenenfalls an. 
  • Nehmen Sie sich hin und wieder vor, einzelne Themenfelder auf Aktualität zu prüfen. 
  • Gehen Sie in den Wochen vor Ihrer längeren Urlaubsabwesenheit Ihr Office-Handbuch durch. Schauen Sie sich dann vor allem die Prozesse an, die während Ihrer Abwesenheit sicher vorkommen werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung den vollen Durchblick haben wird.
  • Wenn das Handbuch von mehreren Personen erstellt wurde, vereinbaren Sie klare Verantwortlichkeiten. Teilen Sie auf, wer welche Themen aktuell hält. Gerade im Team ist die Gefahr groß, dass jeder sich auf den anderen verlässt und damit einige Themen unten durchrutschen.


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