Notwendige Angaben für Geschäftsbriefe und E-Mail-Signatur

Welcher Name und welche Informationen auf Ihren Geschäftsbrief oder in Ihre E-Mail-Signatur gehören, das kann Ihr Chef nicht allein entscheiden, das ist genau geregelt.

Hintergrund ist nicht bürokratische Regelungswut.

Es geht vielmehr darum, die Geschäftspartner darüber zu informieren, mit wem genau sie Verträge schließen – und an wen sie sich in Streitfällen wenden können.

Hier sind die wichtigsten Punkte:

 

 

  • vollständiger Firmenname, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister eingetragen ist
  • Rechtsformzusatz
  • Sitz der Firma (zum Beispiel „Bonn“)
  • Registergericht am Sitz der Firma (zum Beispiel „Amtsgericht Bonn“)
  • Registernummer, unter der Sie ins Handelsregister eingetragen sind (zum Beispiel „HRB 12345“)


Ist Ihre Firma oder ein Gesellschafter eine GmbH oder AG, kommen noch Angaben zu den Geschäftsführern beziehungsweise Vorständen hinzu. Entnehmen Sie die Details der folgenden Übersicht. Sie müssen übrigens keine Angaben über das Kapital Ihrer Gesellschaft machen.

Das gehört zwingend auf Ihren Geschäftsbrief und in Ihre E-Mail-Signatur:

 

KleingewerbetreibenderFreiberuflerGesellschaft bürgerlichen RechtsPartnerschaftsgesellschaft
Bürgerlicher Name1 Vorname + Nachname1 Vorname + Nachname1 Vorname und der Nachname eines jeden GesellschaftersNachname von mindestens 1 Partner + Zusatz „& Partner“ bzw. „Partnerschaft“ + Berufsbezeichnung aller Partner

Beispiele (inklusive mögliche Geschäftsbeziehung)
Mode-Boutique Sarah FuchsCarla Fröhlich, HebammeSpedition Max Mayer & Hans Müller GbRKanzlei Krug & Partner, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer

 

 

Bei der GbR müssen mindestens ein Vorname und der Zuname eines jeden Gesellschafters angegeben werden, § 15b GewO. Nur der Vorname eines von mehreren Gesellschaftern reicht nicht aus. Ins Handelsregister eingetragene Unternehmen:

 

 

Gilt für alle FirmenAngabenBeipiele
OHG, KG, GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, GmbH, AGVollständige Firma mit Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen)Klangstation e. K.
Krause-Möbel GmbH
Möglicher Zusatz: Geschäftsbezeichnung, InhaberMusikfachgeschäft
Inhaber: Reinhard Mohr
Sitz der FirmaSitz: München
RegistergerichtAmtsgericht München
Handelsregister-Nummer
HRB 1357

 

GmbH

Bei einer GmbH & Co. KG, bzw. GmbH & Co. OHG ist der haftende Gesellschafter eine GmbH.

Weitere Pflichtangaben bei der GmbH sind alle Geschäftsführer und ggf. der Vorsitzende des Aufsichtsrats, jeweils mit Vor- und Nachnamen.

Beispiel
Geschäftsführer: Martha Richter, Jochen Schröder
Aufsichtsratsvorsitzende: Marie Bergmann

AG

Bei der AG müssen Vor- und Nachnamen aller Vorstandsmitglieder genannt werden. Der oder die Vorstandsvorsitzende muss als solche/-r bezeichnet werden. Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden dürfen ebenfalls nicht fehlen.

Beispiel

Vorstandsvorsitzende: Laura Peters
Aufsichtsratsvorsitzender Alexander Müller

Private Company Limited by Shares

Die Gesellschaftsform „Private Company Limited by Shares“ ist mittlerweile keine Seltenheit mehr, da viele Unternehmen ihren Hauptsitz im Ausland haben und eine Ltd. sind. Das gehört auf den Briefbogen einer Ltd.:

Vollständiger Firmenname, Sitz, Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung, Sitz, Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft, vollständige Adresse, Rechtsformzusatz, also „Ltd.“, die ausgeschriebenen Vor- und Zunamen der Geschäftsführer (directors).

Verstöße können teuer werden

Verstößt Ihr Unternehmen gegen die Vorschriften, kann das unangenehm werden: Es drohen Buß- und Zwangsgelder bis zu 5 000 Euro. Sie können in Rechtsscheinhaftung genommen werden. Das bedeutet: Wenn der Firmenname den Anschein erweckt, dass der Inhaber Kaufmann sei, dann wird er auch so behandelt. Das heißt: In diesem Fall gelten für ihn die strengeren Vorschriften des HGB. Ihr Unternehmen handelt unter Umständen wettbewerbswidrig und kann von Konkurrenten und Wettbewerbszentralen kostenpflichtig auf Unterlassung in Anspruch genommen werden. Ihr Unternehmen beziehungsweise Ihr Chef kann sogar schadenersatzpflichtig werden.




Angaben, Geschäftsbriefe, E-Mail, Korrespondenz
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