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Mit kleinen Office-Helfern zu mehr Effizienz

Eine Studie der Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft hat herausgefunden, was wir längst wissen: Sekretärinnen und Assistentinnen nehmen in der Beziehung zum Kunden eine Schlüsselrolle ein. 3M hat jetzt ein 5-Punkte System entwickelt, mit dem Sie noch fitter werden für die Herausforderungen im Office.

Briefe schreiben und Kaffee kochen - die althergebrachten Klischees zum Berufsbild Sekretärin und Assistentin haben längst ausgedient. Heute haben es die Office-Frauen mit weit vielfältigeren Aufgaben zu tun. Dabei helfen ihnen im täglichen Arbeitsalltag viele kleine Helfer - innovative Office-Produkte wie beispielsweise Post-it's von 3M. Das Unternehmen hat ein 5-Punkte-Programm erstellt, um Sekretärinnen und Assistentinnen mit Fachwissen und Organisationstalent zu unterstützen:


1. Keine Angst vor Neuem: Begreifen Sie neue Aufgaben und Verantwortungsbereiche als Chance und nicht als Belastung - auch wenn sie nicht zu Ihrer ursprünglichen Stellenbeschreibung passen. Vielleicht eröffnen sich neue Perspektiven für Ihre Kassiere. Nutzen Sie neue Spielräume offensiv aus.


2. Informationen einholen: Ihnen wurde die Planung einer Veranstaltung in alleiniger Verantwortung übertragen. Kümmern Sie sich zunächst um die Rahmendaten und überprüfen Sie, wann, wo und wie die Veranstaltung abgehalten werden soll. Anhand eines entsprechenden Verteilers können Sie kalkulieren, für wie viele Personen Sie das Meeting ausrichten. Stellen Sie Ihrem Chef Unterlagen mit allen Informationen zusammen und versehen Sie diese einfach mit einem neonfarbenen Post-it Note, auf Sie kurz die wichtigsten Angaben notieren.


3. Unterstützung erwünscht: Wenn Sie das Gefühl haben, dauerhaft in Arbeit zu versinken, könnte die Lösung "Delegieren" heißen. Für die Einarbeitung einer anderen Kollegin benötigen Sie jedoch viel Zeit. Um eine gründliche Einarbeitung zu garantieren, können Post-it Notes helfen - notieren Sie hier Erinnerungen mit wichtigen Aufgaben. Das hilft der neuen Kollegin beim Einstieg.


4. Wichtiges auf einen Blick: Sie erleichtern Ihrer Kollegin die Einarbeitungsphase, indem Sie ihr gezielt Unterlagen zusammenstellen. So kann sie sich einen Überblick über ihre neue Aufgabe verschaffen. Markieren Sie besonders wichtige Stellen innerhalb der einzelnen Dokumente mit Post-it Index. Die werden garantiert nicht übersehen und bieten Platz für zusätzliche Hinweise und Anmerkungen.


5. Augen und Herz offen halten:  Bei einer Kollegin, die erschöpft ist, weil der Tag so anstrengend war oder weil Sie gerade von einem unangenehmen Termin zurückkommt, hilft eine kleine Post-it Botschaft mit einem Stück Schokolade. Die kleine Aufmunterung bringt garantiert andere Gedanken und macht klar, dass im Job nicht nur die Arbeit zählt.


Weitere Informationen zu 3M und den Post-its unter ##link0## 

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