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Office-Star: Ein Arbeitsplatz mit wechselnder Besetzung

MICHAELA BREMS Für eine Agentur zu arbeiten, die Sport-Events ausrichtet, ist für die Office-Managerin geradezu ideal, so ist ihre Leidenschaft Teil ihres Berufs. Die traumhafte Lage in den bayerischen Voralpen beschert ihr noch dazu ein ganz besonderes Projekt: eines der ersten Coworking-Konzepte auf dem Land.

Michaela Brems

„Unsere tägliche Blitzlicht-Besprechung ist für mich das ideale Team-Meeting. In einer Viertelstunde sind alle über alles auf dem Laufenden.“ Michaela Brems, Office-Managerin bei der Flowmotion GmbH

Bergwandern, Skifahren, Mountainbiken, Fitness, das klingt nach einem reichen und anspruchsvollen Freizeitangebot. Für Michaela Brems ist es genau das, seit sie laufen kann – und heute ist es noch dazu ihr Arbeitsumfeld. Bei Flowmotion, einer Agentur für Live-Kommunikation, arbeitet die 32-Jährige seit fünf Jahren, für sie hat sich mit ihrem Job dort ein Kreis geschlossen. „Mein Berufswunsch war es immer, etwas mit Sport und Bewegung zu machen, das habe ich hier gefunden“, erzählt die gebürtige Tegernseeerin.

Berufswechsel durch Aha-Erlebnis

Allerdings hat sich die Idee vom Sport als Beruf verändert. Der aktive Part ist mittlerweile ihrer Freizeit vorbehalten, das planerische und organisatorische Drumherum ist heute ihre Aufgabe bei der Agentur. „Ursprünglich wollte ich gern Tanzkurse und Fitnesskurse geben, ich habe selbst jahrelang Ballett gemacht“, erzählt Michaela Brems.

Deshalb entschied sie sich nach der Mittleren Reife für eine Ausbildung zur Sport- und Fitness-Kauffrau; gejobbt hatte sie in dem Fitness-Bereich schon seit ihrem 15. Lebensjahr. Als sie im ersten Ausbildungsjahr war, gab es ein Aha-Erlebnis, das sie in Sachen Berufsperspektive ins Grübeln brachte. Eine Kollegin, Fitness-Trainerin, damals um die 40 Jahre alt, verletzte sich und konnte einige Wochen nicht arbeiten. „Da sie freiberuflich arbeitete, wie die meisten in diesem Berufsumfeld, bedeutete das eben auch sechs Wochen lang kein Geld.“ Die damals noch nicht 20-Jährige überlegte sich: „Wie lange kann ich den Sport-Job denn überhaupt machen, spätestens mit 50 ist doch Schluss ...?“ Es kamen noch ein paar Erlebnisse hinzu und allmählich rückte sie mehr und mehr ab von ihrem eigentlichen Berufswunsch.

Vom Sport in die Buchhaltung

Als in dem Fitness-Studio, in dem sie zeitweise arbeitete, die Inhaberin wegen Schwangerschaft für eine Weile ausfiel, übernahm sie deren Buchhaltungsaufgaben. Als Kauffrau hatte sie schließlich eine entsprechende Ausbildung. Die neue Aufgabe gefiel ihr: „Ich bin ein ordnungsliebender, perfektionistischer Mensch, deshalb passte das wohl so gut zu mir. Da habe ich beschlossen, ich möchte den Sport für die Freizeit behalten, aber keinen Job daraus machen.“

Bald entdeckte sie eine Stellenausschreibung für Terminierung in einem Physio-Studio und bekam den Job. Die Stellenausschreibung für eine Teamassistenz bei der Agentur Flowmotion fand sie 2014 online und bewarb sich auf der Stelle. Sie erinnert sich gut an das Bewerbungsgespräch mit Agentur-Chefin und heutiger Kollegin Anja Freitag, „das war noch in dem früheren Büro in der Seestraße, in einer absolut netten Atmosphäre“ – zwei Tage später kam der Anruf: „Wir wollen dich.“

Ein Glückstreffer, findet die gebürtige Oberländerin bis heute und erzählt von der ersten großen Herausforderung im neuen Job. „Die erste Veranstaltung, bei der ich das Flowmotion-Team unterstützen durfte, war das Mountainbike-Festival, an dem ich vorher selbst schon einmal teilgenommen hatte. Jetzt erlebte ich es hinter den Kulissen und war als Teil des Teams mit der Organisation und der Betreuung des Events beschäftigt. Das war eine intensive Zeit und ein richtig guter Einstieg.“

Vieles von dem, was sie gemacht habe, war eigentlich nicht wirklich geplant, sondern habe sich irgendwie ergeben, erzählt die Office-Managerin, „und das war immer alles gut.“ So klingt eine Optimistin – und eine, die ein Gespür hat für gute Gelegenheiten.

Coworking als ideale Ergänzung

Sie war deshalb auch gleich begeistert, als aus dem geplanten Umzug der Agentur – das Team brauchte mehr Platz – eine neue zusätzliche Geschäftsidee wurde: die Coworkerei. Geschäftsführerin Anja Freitag erzählt von der Suche nach einem neuen Büro, die in so bevorzugter Lage wie am Tegernsee keine einfache Angelegenheit ist. Da muss man auch in Alternativen denken können: „Irgendwann beschlossen wir, selber zu bauen. Doch das Grundstück, das uns gefiel, war zu groß für die Agentur allein. So entstand die Idee für die Coworkerei.“

Ende 2014 war das, konkret wurde die Planung Anfang 2015. „Dann ging alles recht fix“, erzählt Anja Freitag, „im Mai kam die Bodenplatte, anschließend wurde die Außenfassade innerhalb von fünf Tagen hochgezogen. Das ganze Team war dabei. Das war eine aufregende Startphase für unseren neuen Standort.“ Die Coworkerei wurde ein Geschäftsbereich der Agentur, auf 280 Quadratmetern entstanden helle, junge Räume für das eigene Team und für Menschen, die ein Büro (oder Besprechungs- beziehungsweise Veranstaltungsraum) auf Zeit mieten wollen.

Mit der Vermietung gab es von Anfang an keine Probleme, auch ohne große Werbung, erzählt Anja Freitag: „Wir hatten während der Bauphase lediglich ein Banner an der Straße aufgezogen ‚Hier entsteht die Coworkerei‘. Daraufhin meldeten sich schon viele, oft Pendler, die nicht mehr jeden Tag nach München reinfahren wollten.“ Ende September 2015 war auch der Innenausbau abgeschlossen und die Agentur konnte in die neuen Räume einziehen. Allein war das Flowmotion-Team keine Woche: Schon ab dem 1. Oktober folgten die ersten Mieter für die Coworkerei. Spätestens von diesem Tag an hatte Michaela Brems ein zusätzliches Projekt: die Organisation der Coworkerei, inklusive Rundum-Sorglos-Paket für alle Coworker.

Flowmotion GmbH

Das Unternehmen wurde 1998 von Florian Hornsteiner gegründet, zum Portfolio zählen Sport Events, Corporate Events und Public Events von der Jubiläumsfeier bis zur Gala, Messe- und Konferenzveranstaltungen.

Das Team beherrscht sämtliche Disziplinen der Live-Kommunikation: Konzept und Idee, Organisation und Projektmanagement, Location-Suche, und Dienstleisterausschreibung, Genehmigungsverfahren und Sicherheitskonzept, Gästemanagement und Ablaufregie, Künstler-Booking und Bühnenregie, Event Setup und Branding. Selbst organisierte Events sind das MTB-Festival am Achensee und der Sixtus-Lauf am Schliersee.

Heute wird die Agentur von Florian Hornsteiner und seiner Frau Anja Freitag geschäftsführend geleitet. Ende 2015 kam die „Tegernseer Coworkerei“ als Geschäftsbereich hinzu. Vermietet werden 15 Coworking-Arbeitsplätze (tage-, wochen- oder monatsweise) und vier verschiedene individuell gestaltete Besprechungsräume für zwei bis 25 Personen. Für Veranstaltungen bis 80 Personen kann das gesamte Erdgeschoss mit großzügigem Empfangsbereich, Bar und Wohnzimmer gebucht werden. Mehr unter: www.flowmotion.de.

Immer wieder neue Leute

Die Assistentin arbeitet in der Hauptsache den beiden Agentur-Geschäftsführern zu. Für die Coworkerei und die Corporate Events ist hauptsächlich Anja Freitag zuständig, Flori Hornsteiner ist Ansprechpartner für den Sport-Bereich. Michaela Brems assistiert bei allen Themen und unterstützt bei Bedarf auch das gesamte Flowmotion-Team, das aus insgesamt zehn Kolleginnen und Kollegen vor Ort besteht.

Freie Mitarbeiter werden für einzelne Veranstaltungen dazugebucht, die entsprechende Personalarbeit gehörte früher auch zu ihren Aufgaben. Doch seit es die Coworkerei gibt, hat die Assistentin den eigenen Aufgabenbereich verschlanken müssen. Die Personalarbeit wurde ausgelagert, die Buchhaltung hat die Agentur insgesamt effektiver organisiert. In dem hellen, freundlichen Working-Space auf drei Etagen sind zur Zeit zehn Plätze dauerhaft vermietet, alle fast schon seit drei Jahren, rund 60 „flexible Leute“ kommen hinzu, erzählt Michaela Brems. „Die buchen zum Beispiel eine Zehner-Karte, ähnlich wie ein Ski-Pass, und stimmen sich dann telefonisch mit mir ab, wann sie einen Arbeitsplatz brauchen.“

Michaela Brems führt das Terminbuch händisch. Das schätzen viele der Coworker, meint sie, denn eine persönliche Betreuung in einem solchen Umfeld hat heute eher Seltenheitswert. Wer sich bei Flowmotion als Coworker einbucht, hat nicht nur einen Schreibtisch mit WLAN, sondern immer auch jemanden vom Team als Ansprechpartner.

In das Thema Digital-Infrastruktur hat sich die Assistentin mittlerweile reingefuchst, und wenn es doch mal komplizierter wird, dann unterstützt Geschäftsführer Flori Hornsteiner. „Flori ist der Technik-Crack bei uns im Haus und weiß wirklich mit allem Bescheid.“

Doch meist ist sie genau die Richtige, wenn es ums Coworken geht. Neben dem Buchungs-Management für sämtliche Arbeitsplätze und für alle buchbaren Räume führt sie Interessenten durch das Haus und organisiert Tagungen von der Ausstattung bis zum Bestellen des Caterings.

Blitzlicht-Meeting einmal täglich

Ihren Arbeitstag beginnt die 32-Jährige gegen 8.30 Uhr. „Als Erstes mache ich einen Rundgang durch das Haus und schaue, ob alles in Ordnung ist.“ Michaela Brems checkt die Mails und Termine für einen ersten Überblick. Einmal am Tag findet mit möglichst allen Team-Mitgliedern ein „Blitzlicht“ im Stehen statt. In zehn, 15 Minuten berichten alle kurz, was sie gestern erledigt haben, was geplant ist, wo es eventuell hakt. Für Michaela Brems ist diese Form das ideale Team-Meeting: „Ich kann in dieser Runde auch mal sagen, das und das habe ich zu tun, dieses oder jenes ist mir zu viel; ich bräuchte jemanden, der mir etwas abnimmt.“

So werden auch Notwendigkeiten offenbar. Seit Kurzem hat die Assistentin eine Kollegin, die sie einen Tag in der Woche beim Office-Management und bei der Organisation der Coworkerei unterstützt und ansonsten bei der Event-Planung mitarbeitet.

Themen, die bewegen

Coworker sind jeden Tag da, zwei bis drei Tage sind meist gebucht mit Tagungen, die Michaela Brems in der Regel von Anfang bis zum Ende organisiert. Die Agenturarbeit hat Hochsaison von März bis einschließlich September. Ab Oktober beginnt eine etwas ruhigere Phase. „Da unterstütze ich das Team bei seinen Aufgaben, zum Beispiel bei der Recherche nach neuen Locations oder bei der Kundenbetreuung.“ Das sei nach fünf Jahren Zugehörigkeit natürlich alles längst Routine – und doch immer wieder anders, sagt die Office-Managerin. Den Slogan „Wir bewegen Menschen“ interpretiert Flowmotion emotional und physisch zugleich; bei vielen Events geht es in irgendeiner Form um Sport. Und das war schließlich genau das, was sich Michaela Brems als Beruf erträumt hatte.

Der Artikel stammt aus working@office 02.2019. Hier geht es zum Gratis-Test ...

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