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„Wie schön, dass wir uns getroffen haben“ – so halten Sie Kontakt für Ihren Chef: mit Mustern

Stellen Sie sich vor, Ihr Chef kommt von einer Geschäftsreise, Messe oder einem Symposium zurück und hat haufenweise Visitenkarten im Gepäck. Und er möchte gern „auf das Gespräch zurückkommen“. Oder eines Tages sagt er zu Ihnen: „Wir müssen uns bei dem Dr. Henrich noch mal melden.“ Jetzt sind Sie gefordert.

Für den Chef Kontakt halten

Wenn Ihr Chef Sie bittet, mit interessanten Gesprächspartnern den Kontakt für ihn zu halten, helfen Ihnen unsere zwei Muster.

3 Tipps, damit Ihnen die Kontaktpflege gelingt

1. Reagieren Sie schnell

Auch wenn eine solche E-Mail aus Ihrer Sicht keine Priorität hat, entfaltet sie ihre volle Wirkung nur, wenn sie kurz nach dem Treffen verschickt wird. Am besten versenden Sie sie ein, zwei Tage, nachdem Ihr Chef wieder im Büro ist.

2. Verschicken Sie die E-Mail aus dem Account Ihres Chefs

Sie formulieren, soweit es geht, E-Mails und Briefe für Ihren Chef, um ihn bestmöglich zu entlasten. Das können und sollten Sie auch bei dieser Art der Korrespondenz machen. Legen Sie jedoch Wert darauf, dass die E-Mail aus seinem Account verschickt wird und es so aussieht, als hatte er sie selbst geschrieben.

3. Helfen Sie dem Empfänger auf die Sprünge

Es ist nicht selbstverständlich, dass sich der Empfänger an Ihren Chef erinnert. Möglicherweise empfindet oder empfand Ihr Vorgesetzter den Kontakt als intensiver und nachhaltiger als der Angeschriebene. Setzen Sie in Ihrem Schreiben deshalb auf Eselsbrücken. Fragen Sie Ihren Chef nach Details, an die sich der Empfänger hoffentlich auch erinnert. 

2 Beispiele für eine Kontakthalte-E-Mail

Beispiel 1:

Kontakthalte-E-Mail nach Gespräch auf Messe

Leiter Technik und Vertrieb → Interessenten

Betreff: Unser Gespräch auf dem Messestand der Ludwig KG

Sehr geehrter Herr Esen,

danke schön, dass Sie sich gestern die Zeit genommen haben, sich detailliert über unsere Produktpalette zu informieren. Interessierte und fachkundige Gesprächspartner sind mir immer eine wahre Freude. So erging es mir gestern auch mit Ihnen. Danke für Ihre Fragen und Ihren Sachverstand.

Natürlich hätte ich unser Gespräch gern mit einer Zusammenarbeit gekrönt – aber was nicht ist, kann ja noch werden.

Wenn sich also im Nachhinein noch Fragen ergeben haben oder ich Ihnen irgendetwas zuschicken kann, um Sie von unserer Leistungsfähigkeit zu überzeugen, lassen Sie es mich bitte wissen.

Es grüßt Sie aus Berlin

Ludwig KG

ppa. Gert Mertens

Leiter Technik und Vertrieb

Beispiel 2:

Kontakthalte-E-Mail nach Empfang

Chef → Gesprächspartner

Betreff: Unser Gespräch beim Empfang der Stadt Bielefeld

Guten Tag, lieber Herr Dr. Paulsen,

wir haben uns letzte Woche beim Empfang im Rathaus kennengelernt und über den Ausbau der Fußgängerzone unterhalten. Sie erinnern sich?

Ich fände es schade, wenn unser Kontakt nach dieser Begegnung wieder abbräche, bevor er so richtig begonnen hat. Vielleicht ergeben sich ja in der Zukunft Themen und Potenziale, von denen unsere beiden Unternehmen profilieren können. Man weiß ja nie.

Wenn Sie Lust haben, das bei einem zwanglosen Essen herauszufinden, freue ich mich. Sie erreichen mich auf allen „Leitungen“ – siehe Signatur.

Es grüßt Sie

Lutz Hülsmann

Geschäftsführender Gesellschafter

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