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Kommunikationsmittel effizient einsetzen

Vom Telefon über die E-Mail zu Intranet und internen sozialen Netzwerken: Die Geschäftskommunikation kennt viele Wege. Bei der Auswahl des Kommunikationsmittels spielt vor allem der Faktor Zeit eine Rolle. Erfahren Sie anhand folgender Tipps, wie Ihnen die Informationsvermittlung künftig noch effizienter gelingt und welche Dos and Dont`s bei der Telefonkonferenz gelten.

Kommunikationsmittel effizient einsetzen

Zwar hat das Festnetz immer noch seinen festen Platz in den Unternehmen, daneben haben aber auch Mobilfunk und Internet-Telefonie große Bedeutung erlangt, sei es vom heimischen Büro oder unterwegs. Der Arbeitsplatz von heute bindet die Mitarbeiter nicht länger an das Büro, sondern ermöglicht flexible Arbeitsmodelle. Dabei bleibt der Mitarbeiter via Telefonkonferenzen in Kontakt mit Kunden und Kollegen.  

 

Vergleich E-Mail versus Telefon

Keine Frage, die Kommunikation per E-Mail ist schnell, einfach und fast universell. Sachverhalte können schriftlich fixiert und transparent abgearbeitet werden. Doch die E-Mail ist keine Allzweckwaffe und wird häufig falsch oder inflationär eingesetzt. Schätzungen zufolge erhalten Arbeitnehmer zwischen 50 und 100 Mails pro Tag. Dabei sind 61 Prozent aus Empfängersicht unnötig. Eine Studie der Hochschule AKAD Leipzig zeigt, dass Bürotätige im Schnitt einen ganzen Tag in der Woche mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen.

 

Hinzu kommt, dass oft ein stundenlanger E-Mail-Wechsel von Nöten ist, bis ein Sachverhalt tatsächlich geklärt ist - vor allem, wenn mehrere Personen involviert sind. Schneller und einfach geht es mit Telefonkonferenzen. Diese sind deutlich effizienter, denn Sachverhalte können schnell und unkompliziert mit allen Teilnehmern gleichzeitig geklärt werden.

 

Wann ist die E-Mail das geeignete Kommunikationsmittel?

  • Zum Verbreiten wertvoller Informationen an einen fest definierten Nutzerkreis, die keine Antwort erfordert.
  • Zum Erteilen einer Aufgabe mit klarer Aufteilung, am besten mit einem passenden Hinweis bereits in der Betreffzeile.
  • Zum Verschicken von Dokumenten.

Wann ist das Telefon die bessere Wahl?

  • Für die Echtzeit-Kommunikation über mehrere Standorte oder Stockwerke hinweg - bei mehreren Teilnehmern in Form einer Sofortkonferenz.
  • Offene Fragen wie "Kann ich helfen?" oder "weitere Ideen?" lassen sich am Telefon deutlich schneller klären als über E-Mail - auch über ein Audiomeeting.
  • Vertrauliche Informationen sind nach der Verbreitung an mehrere Personen via E-Mail nicht mehr geheim: Deshalb für sensible Themen besser zum Telefon greifen.

Fazit: Die Mischung macht`s

E-Mails werden auch weiterhin notwendig und nützlich sein - jedoch nicht als ausschließliches Kommunikationsmittel und nicht für alle Aufgaben eines Unternehmens. Zur schnellen Diskussion und Abstimmung mit mehreren Kollegen empfehlen sich vor allem Sofortkonferenzen.

 

Rob Gorby von Powwownow, Anbieter für Telefonkonferenzen, erklärt die Do's and Don'ts während  einer Telefonkonferenz:  

 

Dos:

  • Suchen Sie sich einen ruhigen Ort, an dem Sie nicht gestört werden.
  • Nennen Sie zu Beginn Ihren Namen bevor Sie sprechen.
  • Sprechen Sie die Konferenzteilnehmer mit ihrem Namen an, wenn Sie sich direkt mit jemandem unterhalten möchten. So kann derjenige dem Gesagten besser folgen und Sie müssen Fragen nicht wiederholen.
  • Machen Sie sich frühzeitig mit der Technik und den Funktionen Ihres Konferenztelefons vertraut. Zum Beispiel sollten Sie wissen, wo sich die Lautstärkeregler befinden und wie Sie das Telefon stumm schalten lässt.
  • Beachten Sie, dass andere Teilnehmer Sie nicht sehen und keine visuellen Hinweise wahrnehmen können, also weder Mimik noch Gestik noch Körperhaltung. Daher müssen Sie alles, was Sie zum Ausdruck bringen möchten, auch deutlich aussprechen. 

 

 

Don`ts:

  • Vermeiden Sie Orte mit schlechtem Handyempfang und lauten Hintergrundgeräuschen.
  • Reden Sie nicht durcheinander - Fragen und Aussagen müssen sonst wiederholt werden, wodurch sich Gespräche unnötig in die Länge ziehen.
  • Ändern Sie während eines Gesprächs nicht die Einstellungen Ihres Telefons. Dies könnte andere Teilnehmer unnötig stören.
  • Rascheln Sie nicht mit Papier in der Nähe des Mikrofons, schlürfen Sie keine Getränke und spielen Sie nicht mit Stiften. Denn solche Nebengeräusche hören die anderen Teilnehmer wesentlich lauter als es im gleichen Raum der Fall ist!
  • Nutzen Sie Stift und Papier für handschriftliche Notizen, ähnlich wie in persönlichen Meetings.
  • Schalten Sie andere nicht genutzte mobile Geräte aus und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Gespräch. Nur dann lassen sich die Effizienzvorteile vollständig nutzen. 

 

 

 

Weitere Infos unter www.powwownow.de.

 

 

 

 

 

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