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Knigge für E-Mails, Teil 2

Die E-Mail ist heute das Kommunikationsmittel Nr. 1 im Geschäftsleben. Auch wenn es noch keine offiziellen Regeln und Normen für die berufliche Korrespondenz über E-Mail gibt, sollten Sie einiges beachten.

Hier kommt der zweite Teil unserer dreiteiligen Serie über die nützlichen Tipps beim Versenden von E-Mails:


Keine BLOCKBUCHSTABEN:          

Wichtig ist die Form - wer beispielsweise seine Mails in Großbuchstaben verfasst, gilt als Schreihals. Einzige Ausnahme sind eventuell Firmennamen, die so geschrieben werden.


Kürzel vermeiden:                                                                        Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (gruß) oder cu (see you) sind nur unter privaten Freunden üblich. In der Geschäftswelt schreibt man Grüße aus, weil Wenig-Nutzer des Internets, sonst nur Bahnhof verstehen.


Weniger ist mehr:

Gruppen-Mails eignen sich gut, um Termine bekannt zu geben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Bei Massensendungen schicken Sie nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit, sondern schreiben in die Empfängerzeile die jeweilige Mail-Adresse und verstecken die anderen im "Adressbuch".


Smileys ja oder nein:                                                                     Wenn Sie in Ihren Business-Mails ernst genommen werden wollen, sollten Sie das Grinsegesicht vermeiden. Smileys lockern zwar die E-Korrespondenz auf, sind aber in privater E-Post angebrachter.


Prioritäten setzen:                                                                           Besonders beliebt ist es bei vielen, E-Mails mit höherer Priorität zu verschicken. Der Empfänger erhält eine rote Markierung oder ein Ausrufezeichen. Verzichten Sie besser darauf, denn wenn Ihre Nachricht nicht wichtig wäre, könnten Sie auch auf sie verzichten und hätten sie gar nicht erst versendet.


Intimitäten und Animositäten vermeiden:                                    Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der E-Post nichts verloren. Beachten Sie: E-Mails können immer abgefangen und mitgelesen werden. Das kann peinlich werden und ist nicht mehr so einfach aus der Welt zu schaffen.


Visitenkarte als Absender:                                                     Visitenkarten gehören zum Beruf - auch bei E-Mails. Privat kann man es mit der Signatur halten, wie man will, im Geschäftsleben gehört sie einfach zu jeder E-Mail dazu. Der Empfänger sollte Sie telefonisch erreichen können, ohne die Auskunft bemühen zu müssen. Dabei ist auf eine übersichtliche Anordnung zu achten: Name, ggf. Job-Titel, Telefonnummer, evtl. Handy-Nummer, auch die E-Mail-Adresse.


Quelle: inqua-buero Initiative Neue Qualität der Büroarbeit

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