Menu

Wie Sie aus dem Jahresgespräch mit Ihrem Chef das meiste für sich herausholen

Sie möchten optimal vorbereitet in das Jahresgespräch mit Ihrem Chef gehen und dabei eine „bella Figura“ machen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Gespräch souverän meistern, rhetorisch brillieren und sich von Ihrer professionellen Seite präsentieren.

Jahresgespräch mit dem Chef

Lesen Sie hier, wie Sie am meisten von einem Jahresgespräch mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef profitieren.

Von einem guten Jahresgespräch können Sie nur profitieren

Jahresgespräche mit dem Vorgesetzten können unangenehm sein, müssen aber nicht. Wenn Sie gut vorbereitet sind, einen selbstbewussten Blick auf sich und Ihre Arbeit haben, können Sie von einem solchen Gespräch nur profitieren.

  1. Sie werden gelobt. Das bleibt sonst vielleicht auf der Strecke. 
  2. Sie erhalten Feedback, um Ihre Arbeit zu verbessern.
  3. Sie selbst können Ihren Chef loben und konstruktives Feedback geben. Das ist gut für Ihre Zusammenarbeit. 
  4. Sie können Fragen stellen und Themen ansprechen, die sonst vielleicht zu kurz kommen.

Bitten Sie Ihren Chef um ein Jahresgespräch

Ein solches Gespräch ist bisher bei Ihnen nicht üblich? Ihr Chef spricht zwar mit seinen anderen Mitarbeitenden, aber nicht mit Ihnen?

Unsere Empfehlung: Fragen Sie Ihren Chef nach einem Jahres- oder Mitarbeitergespräch. Denken Sie daran: Sie können nur gewinnen.

Sie zeigen jeden Tag eine hohe Kompetenz in einer weiten Bandbreite an Problem- und Aufgabenstellungen. Wir möchten Sie unterstützen und noch erfolgreicher machen. Mit dem „Assistentinnen-Handbuch“. „JA, ich will mein Gratis-Test-Exemplar des „Assistentinnen-Handbuchs“ jetzt sofort testen!“

So könnten Sie formulieren:

Chef, Sie führen mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum Jahresende ein Mitarbeitergespräch. Bislang haben wir beide das nicht gemacht. Ich würde das sehr gern auch mit Ihnen führen. Mich interessiert Ihr Feedback zu meinen Leistungen in diesem Jahr. Ich möchte gerne erfahren, was ich besser machen kann und worauf es im nächsten Jahr ankommt. Dann kann ich Sie im nächsten Jahr noch besser unterstützen.

So bereiten Sie sich optimal auf das Jahresgespräch vor

Ihre optimale Vorbereitung auf das Gespräch ist das A und O. Lassen Sie sich nicht davon überraschen, welche Themen Ihr Chef ansprechen wird. Zeigen Sie Initiative.

Darüber sollten Sie sich vorab Gedanken machen:

  • Welche Wünsche habe ich an meinen Chef?
  • Was liegt mir auf dem Herzen?
  • Was ist im Jahr 2018 gut gelaufen? Habe ich etwas Außergewöhnliches geleistet?
  • Welche Fehler sind mir unterlaufen?
  • Wo habe ich Entwicklungsbedarf?
  • Was wünsche ich mir für das nächste Jahr/mittelfristig/langfristig?

Unsere Empfehlung: Je genauer Sie auf sich schauen, auch auf die vielleicht negativen Aspekte, desto professioneller und konstruktiver können Sie auch auf negatives Feedback reagieren.

Punkten Sie mit erreichten Zielen

Prüfen Sie, wenn möglich, anhand der Beurteilungsunterlagen aus dem letzten Jahr, welche Ziele Sie erreicht haben und wie sich das jeweilige Feedback umsetzen ließ.

Dann können Sie im Gespräch so trumpfen:

Wir hatten im letzten Jahr vereinbart, dass ich meine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse verbessere, um Sie besser unterstützen zu können. Das habe ich getan und fühle mich schon wesentlich sicherer bei dem Thema.

Checkliste: So bereiten Sie sich optimal vor

Darum geht esErledigt?

 Beurteilungsbogen aus der Personalabteilung besorgt und durchgearbeitet.

     ❑

Gesprächsleitfaden für Mitarbeitergespräche aus der Personalabteilung besorgt. 

     ❑

Besondere Leistungen, Zusatzaufgaben, Lob von Dritten, eigene Fehler, Konfliktsituationen notiert. 

     ❑

Leistungen und Ergebnisse notiert, auf die ich besonders stolz bin und die mein Chef unzureichend gewürdigt hat. 

     ❑

Was habe ich aus meinen Fehlern gelernt? 

     ❑

Was sind meine Wünsche an die Zusammenarbeit mit meiner Chefin/meinem Chef? 

     ❑

Lösungsvorschläge für Unstimmigkeiten erarbeitet.

     ❑

Welche Kritikpunkte aus dem letzten Jahr sollte ich noch einmal ansprechen?

     ❑

Welche Ziele für die fachliche und persönliche Entwicklung habe ich, und wie kann meine Chefin/mein Chef mich dabei unterstützen? 

     ❑

Welche neuen Aufgaben habe ich in diesem Jahr übernommen? 

     ❑

Welche zusätzlichen Qualifikationen habe ich erworben? Welche benötige ich noch?

     ❑

Sprechen Sie Themen aus dem letzten Jahr nur dann an, wenn Sie glauben, dass sich wirklich etwas verändern lässt. Falls nicht, bringt es nichts, sie wieder aufzuwärmen.

Besorgen Sie sich den Personalbeurteilungsbogen

Es ist üblich, dass für Jahresgespräche standardisierte Beurteilungsbögen verwendet werden. Falls Sie den Bogen nicht automatisch erhalten, fragen Sie spätestens zwei Wochen vor den Gesprächen in der Personalabteilung danach.

Muster-Beurteilungsbogen für ein Mitarbeitergespräch

1 = sehr gut, 2 = gut, 3 = befriedigend, 4 = unterdurchschnittlich

Darum geht es 1234
Arbeitsqualität:
Arbeitet der Mitarbeiter zuverlässig und fehlerfrei?
Arbeitet der Mitarbeiter effektiv?
Hält der Mitarbeiter Richtlinien und Vorgaben ein?
Führt der Mitarbeiter seine Arbeiten unter Kostengesichtspunkten aus?
Setzt der Mitarbeiter seine Fähigkeiten richtig ein?
Setzt der Mitarbeiter Prioritäten ein?
Arbeitsquantität:
Erfüllt der Mitarbeiter das vereinbarte Arbeitspensum?
Ist der Mitarbeiter dauerhaft belastbar?
Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen:
Unterstützt der Mitarbeiter seine Kollegen?
Ist er kollegial und hilfsbereit?
Verhält der Mitarbeiter sich im Team zielorientiert?
Hat der Mitarbeiter einen positiven Einfluss auf das Team?
Informationsverhalten:
Beschafft der Mitarbeiter sich aktiv Informationen?
Gibt der Mitarbeiter Informationen umfassend weiter?
Gibt er die Informationen rechtzeitig weiter?
Behält der Mitarbeiter vertrauliche Informationen für sich?
Kommuniziert der Mitarbeiter klar, eindeutig und punktgenau?
Konfliktverhalten:
Ist der Mitarbeiter bereit, Konflikte konstruktiv auszutragen?
Ist er kritikfähig und kompromissbereit?
Ist der Mitarbeiter durchsetzungsfähig?
Arbeitsorganisation:
Plant der Mitarbeiter seine Arbeit übersichtlich, und ist er organisiert?
Hält der Mitarbeiter Vorschriften und Richtlinien ein?
Beweist der Mitarbeiter Kostenbewusstsein?
Motivation:
Identifiziert sich der Mitarbeiter mit seinen Aufgaben?
Übernimmt er Verantwortung für seine Arbeitsergebnisse?
Setzt der Mitarbeiter sich eigene Ziele, die er verfolgt?
Zeigt der Mitarbeiter Eigeninitiative?
Steht er Veränderungen und Neuem aufgeschlossen gegenüber?
Handelt der Mitarbeiter selbstständig?
Treibt der Mitarbeiter Aufgaben und/oder Projekte voran?
Ist der Mitarbeiter lernbereit?
Bringt der Mitarbeiter neue, kreative Ideen ein?
Fachwissen:
Hat der Mitarbeiter gute aufgabenbezogene Fachkenntnisse?
Ist der Mitarbeiter bereit, sich in seinem Fachbereich weiterzubilden?
Vereinbarungen

Unsere Empfehlung: Bewerten Sie sich zur Vorbereitung in allen Bereichen selbst, ganz aus Ihrer persönlichen Sicht. Hinterher lohnt es sich, zu vergleichen: 

  • Wie haben Sie sich selbst bewertet?
  • Wie Ihr Chef?

Sie sehen sofort, an welchen Stellen Sie noch Potenzial haben. Vielleicht gibt es ein paar Bereiche, in denen Sie sich einfach „schlecht verkaufen“.

An diese Beurteilung schließen sich meist Felder an, die Sie und Ihr Chef gemeinsam ausfüllen:

  • Vereinbarungen für die Zusammenarbeit, Beispiel: Rücksprachen nur noch digital mit OneNote organisieren.
  • Vereinbarungen von Zielen und Aufgaben für das nächste Jahr – gegebenenfalls mit Anpassung des Gehalts, Beispiel: Vertretung einer Kollegin, die in Elternzeit ist. Ihr Gehalt wird um 400 Euro erhöht.
  • Vereinbarungen zu Entwicklungsmaßnahmen, Beispiel: Kurs „Business English“.  

Sprechen Sie im Jahresgespräch positiv über sich

Ihre Devise sollte lauten: „Nicht kleckern, sondern klotzen.“ Stellen Sie Ihr Licht nicht unter den Scheffel, reden Sie positiv über sich, statt sich kleinzumachen.

So nichtBesser so

Ich finde, dass ich das mit den Statistiken mittlerweile ganz gut hinbekomme.

Unsere Meinung: „Ganz gut“ ist nicht viel. Das ist gerade mal okay. 

Ich freue mich, dass ich die Statistiken im Griff habe und gut aufbereite.

Unsere Meinung: Ja, das ist selbstbewusst. 

Ich glaube, dass ich Ihre E-Mails etwas besser bearbeite als noch vor ein paar Monaten.

Unsere Meinung: „Ich glaube“ und „etwas“ ist nicht überzeugend. Horchen Sie in sich hinein und stehen Sie zu dem, was Sie können.

Ich habe die Bearbeitung Ihrer E-Mails optimiert, um Sie besser zu entlasten.

Unsere Meinung: Wenn Sie etwas verbessert haben, sagen Sie es. Ihr Chef kann immer noch protestieren. 

Wählen Sie im Jahresgespräch auch bei Fehlern und Schwächen eine positive Sprache

Es macht in der Wirkung auf Ihr Gegenüber einen großen Unterschied, ob Sie sagen „Ich fühle mich damit unsicher“ oder „Ich würde gern mehr Sicherheit erlangen“. Die positive Formulierung wirkt selbstbewusst und lösungsorientiert.

So nichtBesser so

Ich fühle mich wegen der vielen Fachbegriffe immer noch unsicher beim Protokollführen.

Unsere Meinung: „Und jetzt?“, denkt Ihr Chef …

Ich möchte noch mehr Sicherheit beim Protokollführen erlangen. Dazu werde ich mich mehr in die Fachbegriffe reinknien. 

Unsere Meinung: Problem erkannt, benannt und Lösung gefunden. Das ist konstruktiv. 

Mir ist klar, dass ich mit meinen Englischkenntnissen noch hinter Ihren Erwartungen herhinke.

Unsere Meinung: Destruktiv und negativ.

Bei meinen Englischkenntnissen bin ich auf einem guten Weg, sehe selbst aber noch einiges an Potenzial. Da bin ich dran.

Unsere Meinung: Selbstreflektiert und lösungsorientiert.

Jahresgespräch: So reagieren Sie professionell auf Kritik

Kaum jemand wird gerne kritisiert oder auf Fehler aufmerksam gemacht. Und gleichzeitig gilt: Niemand ist perfekt.

Und so kann es auch Ihnen passieren, dass Ihr Chef Sie im Laufe des Gesprächs kritisiert. Seien Sie darauf vorbereitet. Ihr Chef wird sich vermutlich Gedanken darüber gemacht haben, wir er seine Kritik am besten anbringt.

Und vielleicht ist das Ergebnis nicht optimal. Womöglich war die Kritik doch nicht so konstruktiv, die Worte nicht gut gewählt oder er trifft einen wunden Punkt.

Sehen Sie die Kritik, die Sie erhalten, als hilfreich an und legen Sie nicht jedes Wort auf die Goldwaage. Das führt schnell zu Verletzungen. Gestehen Sie Ihrem Chef zu, dass er nicht perfekt ist in seiner Kommunikation.

Mit diesen Tipps meistern Sie jedes Feedback:

1. Hören Sie aufmerksam zu und lassen Sie Ihren Chef ausreden. Notieren Sie sich die Kritikpunkte.

2. Denken Sie bei unangenehmer Kritik nicht gleich: „Das stimmt doch gar nicht. Was redet der denn da?“ Solche Gedanken hemmen Ihre Bereitschaft, weiter zuzuhören. Ersetzen Sie solche Gedanken durch ein neutrales „Aha!“.

3. Rechtfertigen Sie sich nicht. Ihr Chef will kein „Ja, aber“ hören. Nach einigem Nachdenken werden Sie wahrscheinlich doch ein Quäntchen Wahrheit in den Worten Ihres Chefs erkennen.

So könnten Sie reagieren:

Danke schön für Ihre Offenheit. Ich finde es gut, dass Sie mir sagen, wenn Sie mit etwas nicht zufrieden waren. Ich denke darüber nach.

4. Geben Sie sich nicht mit oberflächlichen Aussagen zufrieden. Lassen Sie sich konkrete Beispiele für Fehler oder Schwächen geben. Fragen Sie nach, um weitere Details zu erfahren oder wenn Ihnen etwas unklar ist. Nur so werden Sie das Feedback richtig verstehen und einordnen können.

5. Bringt Ihr Chef Kritik an, auf die Sie nicht vorbereitet sind, bitten Sie um Bedenkzeit. 

Vereinbaren Sie einen neuen Gesprächstermin:

Ich bin von dieser Kritik überrascht und würde das gern erst sacken lassen und darüber nachdenken. Können wir später noch einmal darüber sprechen?

6. Zeigen Sie sich lösungsorientiert. Statt lange auf bereits diskutierten Punkten herumzureiten, fragen Sie stattdessen, welche Lösungs- oder Verbesserungsvorschläge Ihr Chef hat. Machen Sie selbst konstruktive Vorschläge.

7. Besonders professionell ist es, wenn Sie am Ende des Gesprächs die Erwartungen Ihres Chefs noch einmal zusammenfassen. 

Damit signalisieren Sie, dass Sie verstanden haben und professionell mit der Kritik umgehen.

Herr Kramer, es stimmt, was Sie sagen. Ich bin manchmal unkonzentriert und muss unbedingt etwas dagegen unternehmen. Ich lasse mich zu leicht ablenken und sollte doch eine richtige Mittagspause machen.

8. Bei Kritikpunkten, die sich nicht sofort umsetzen lassen, vereinbaren Sie konkrete Ziele mit Ihrem Chef.

6 Beispiele für gelungene Reaktionen auf Kritik im Jahresgespräch

So nichtBesser so

Ich kann aber nichts dafür. Bei mir geht es zu wie in einem Taubenschlag. Ich werde ständig aus der Konzentration gerissen.

Unsere Meinung: Doch, Sie können etwas dafür. Sie lassen sich aus der Konzentration reißen und grenzen sich nicht ausreichend ab. 

Ja, das stimmt. Da habe ich mich ablenken lassen. Ich möchte lernen, mich besser abzugrenzen gegenüber den Kollegen, damit ich mich besser konzentrieren kann und solche Dinge nicht mehr passieren.

Unsere Meinung: Eine solche selbstreflektierte Meinung stellt jeden Chef zufrieden.

Das stimmt nicht, was Sie da sagen.

Unsere Meinung: Den Chef des Lügens zu bezichtigen, ist keine gute Idee.

Ich wusste nicht, dass das bei Ihnen so angekommen war. Möchten Sie meine Meinung dazu hören?

Unsere Meinung: Damit signalisieren Sie Kritikbereitschaft und zeigen sich gelassen. Gleichzeitig begeben Sie sich in ein Gespräch statt in die Konfrontation. 

Sie haben gar nichts dazu gesagt, dass ich zusätzliche Aufgaben übernommen habe, die durch die Elternzeit von Frau Schäfer angefallen sind.

Unsere Meinung: Das wirkt angriffslustig bis patzig. 

Wie möchten Sie die zusätzlichen Aufgaben in der Bewertung berücksichtigen, die ich durch die Elternzeit von Frau Schäfer übernommen habe?

Unsere Meinung: Diplomatie pur!

Ich hatte ja überhaupt keine Chance, das alles zu erledigen.

Unsere Meinung: Das ist keine Hilfe und klingt trotzig. 

Ja, das stimmt. Das habe ich nicht geschafft. Ich hatte zu der Zeit drei Projekte parallel. Ich hätte Sie darauf hinweisen müssen, dass ich das nicht alles schaffe. 

Unsere Meinung: Wow. Sehr gut formuliert. Und genau so hätte die Assistentin sich verhalten sollen. 

Ich hatte ja überhaupt keine Chance, das alles zu erledigen.

Unsere Meinung: Das ist keine Hilfe und klingt trotzig. 

Kann ich etwas tun, damit Sie langfristiger an mich delegieren? Ich würde gern die Qualität meiner Arbeit garantieren. 

Unsere Meinung: Sehr diplomatisch. Statt ihm den Schwarzen Peter zuzuspielen, fragen Sie ihn nach Lösungen. 

Wenn Sie mir in den Rücken fallen, kann ich mich bei den Kollegen nicht durchsetzen.

Unsere Meinung: Das ist nur anklagend.

Ich brauche Ihre Unterstützung, wenn ich mich gegenüber den Kollegen mehr abgrenzen soll. 

Unsere Meinung: Hier wird der Wunsch klar formuliert.


Halten Sie alle Vereinbarungen aus dem Jahresgespräch schriftlich fest

Der Beurteilungsbogen zwingt Sie dazu, schriftlich festzuhalten, was Sie und Ihr Chef vereinbart haben.

Bei einem Beurteilungsbogen handelt es sich um ein vertrauliches Dokument zwischen Ihnen und Ihrem Chef. Eine Ausfertigung des Bogens erhalten Sie und eine die Personalabteilung.

Jahresgespräch: Ihr Chef ist rundum mit Ihnen zufrieden?

Viele Assistentinnen sagen, dass ihr Chef immer mit allem zufrieden sei. Im Jahresendgespräch sei er meist kurz angebunden und sage: „Ja, das passt alles.“

Das ärgert viele Assistentinnen – und das zu Recht. Sie wünschen sich ein konkretes Feedback.

Stellen Sie selbst noch ein paar Fragen, damit Sie mehr herausfinden:

  • „Wie fühlen Sie sich durch mich im Tagesgeschäft entlastet?“
  • „Womit könnte ich Sie in Zukunft noch besser unterstützen?“
  • „Was sind Ihre Ziele im neuen Jahr? Wie kann ich Sie dabei unterstützen?“
  • „Wie zufrieden waren Sie mit meiner Assistenz beim Projekt X?“ 

Wenn Ihr Chef nichts kritisiert, lehnen Sie sich nicht einfach zurück nach dem Motto „Es ist ja alles in Ordnung“. Schließlich wissen Sie selbst am besten, wo Sie Schwächen haben.

Bügeln Sie sie aus, bevor Ihr Chef sie doch noch irgendwann bemerkt.

Und wenn er Sie über den grünen Klee lobt, sollten Sie trotzdem Ihr Feedback, Ihre Wünsche und Anregungen anbringen, wie Sie es vorbereitet haben.


Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

07.05.2019: Frankfurt, Kap Europa

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de