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Niemals von oben herab: So formulieren Sie interne Mitteilungen richtig

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie wirkungsvoll interne Mittelungen per E-Mail verfassen – und das, ohne dabei die Kolleginnen und Kollegen zu verärgern.

Mitteilung an Kollegen verfassen

Mit unserer Checkliste und den Musterschreiben verfassen Sie ganz leicht gelungene interne Mitteilungen per E-Mail.

So formulieren Sie eine gelungene interne Mitteilung

Sie müssen eine interne Mitteilung schreiben und wissen schon jetzt, dass sich einige darüber ärgern werden?

Die Aufregung können Sie reduzieren mit ansprechenden Formulierungen, die die Empfänger direkt ansprechen und keinesfalls von oben herab wirken. 

Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps sowie eine Checkliste und Musterformulierungen.

So geht’s:

So sollten Sie nicht formulieren …Besser so:

Wir bitten um Einhaltung der o. g. Vorgaben.

Meine Meinung: Das wirkt von oben herab. Warum das so ist? Keine direkte Ansprache und die Verwendung von zu vielen Substantiven. 

Bitte beachten Sie, dass alle Vorgaben dieser Information ab sofort gelten.

Meine Meinung: Die direkte Ansprache und die Alternative zu „Einhaltung“ machen atmosphärisch einen ganz neuen Satz daraus.

Hiermit informieren wir Sie über die neue Reisekostenrichtlinie.

Meine Meinung: „Hiermit“ ist der Klassiker unter den überflüssigen Wörtern. Wenn nicht hiermit, womit sonst? 

Diese E-Mail informiert Sie über die neue Reisekostenrichtlinie.

Oder: Ab dem ... gilt die neue Reisekostenrichtlinie.

Meine Meinung: Die Sie-Ansprache toppt „informieren wir Sie“. Das ist ansprechender.

Aus gegebenem Anlass möchten wir heute darauf hinweisen, dass die Sicherheitsvorschriften ohne Ausnahme einzuhalten sind.

Meine Meinung: Besser den Anlass nennen und außerdem besser schreiben, wie man spricht.

Es hat in letzter Zeit immer wieder Verstöße gegen die Sicherheitsvorschriften gegeben. Bitte halten Sie sich ausnahmslos an alle Vorgaben.

Meine Meinung: So formuliert, sorgt der Text für mehr Aufmerksamkeit – er ist im wahrsten Sinne des Wortes ansprechender.

Ihre Checkliste für gelungene interne Mitteilungen per E-Mail:

Prüfen Sie die E-Mail vor dem Versenden sorgfältig auf Rechtschreib- und Tippfehler. 

Verwenden Sie einen eindeutigen Betreff.

Formulieren Sie partnerschaftlich statt distanziert.

Verwenden Sie Verben statt Substantive. 

Der Chef sollte der Absender bei wichtigen Mitteilungen sein!

Legen Sie Wert auf eine respektvolle Anrede.

Beugen Sie Gerüchten vor – wenden Sie sich rechtzeitig an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 

Kommunizieren Sie pro Mitteilung nur ein Thema. 

Tipp: Mit diesem USB-Stick schreiben Sie die besten Weihnachts-E-Mails, -karten und -briefe aller Zeiten! Und nicht nur das: Sie haben zusätzlich noch 129 Muster für die wichtigsten E-Mails und Briefe im Büro jederzeit dabei.

Die 3 wichtigsten Musterschreiben für interne Mitteilungen

Ich habe die wichtigsten Themen für Sie aufgenommen und jeweils ein Musterschreiben daraus entwickelt.

Mit kleinen Anpassungen können Sie diese sofort übernehmen.

Interne Information über Urlaubssperre/Messeauftritt, Chef → Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Betreff: Urlaubssperre vom 1. bis 15. Oktober 20..

Liebe Kolleginnen und Kollegen, 

vom 16. bis 20. Oktober 20.. findet die „HighTec“-Messe in Köln statt , an der wir zum zweiten Mal teilnehmen werden.

Die Erfahrungen aus dem letzten Jahr führen dazu, dass wir eine Urlaubssperre für die Zeit vom 1. bis 15. Oktober verhängen müssen.

Die Vorbereitungen im letzten Jahr liefen nicht optimal und verursachten unnötig großen Stress bei vielen Beteiligten. Das möchte ich in diesem Jahr vermeiden.

Bitte planen Sie Ihren Urlaub so, dass die beiden Wochen davon ausgenommen sind. Sollten Sie bereits eine Reise gebucht haben, sprechen Sie mich bitte persönlich an.

Freundliche Grüße

Müllers Maschinen GmbH

Karl-Heinz Fischer

Geschäftsführung

Interne Information über neue Mitarbeitende, Personalleiterin → Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Betreff: Verstärkung unseres Marketing-Teams

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

unsere Marketingabteilung erhält „Zuwachs“. Wenn Ihnen ab dem 1. Oktober zwei unbekannte Gesichter auf dem Flur begegnen, wundern Sie sich nicht: Jasmin Schneider und Ole Bertrams werden die Marketingabteilung unterstützen.

Jasmin Schneider wird die Leitung des Web-Designs übernehmen und Ole Bertrams für die Kundenbetreuung in Süddeutschland verantwortlich sein.

Wir heißen die neuen Kollegen recht herzlich willkommen, wünschen beiden einen guten Start in unserem Unternehmen und freuen uns auf die Zusammenarbeit.

Freundliche Grüße

Schneider Automobiltechnik GmbH

Regine Kaiser

Leiterin Personal


Interne Mitteilung über Wechsel in der Personalleitung, Sprecher der Geschäftsführung → Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Betreff: Neue Personalleitung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am 15. Oktober 20.. übernimmt Dr. Sabine Tauber die Leitung des Personalbereichs. Dr. Sabine Tauber kommt aus Wiesbaden zu uns und ist eine erfahrene Personalerin.

Sie übernimmt die Position von Dr. Reinhard Thomas, der ab 15. Oktober 20.. unsere Tochtergesellschaft Medtec in Boston leiten wird.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Dr. Sabine Tauber und wünschen ihr einen guten Start in ihrem neuen Team sowie in unserem Unternehmen.

Dr. Reinhard Thomas danken wir sehr für die langjährige, bedeutende Unterstützung und wünschen ihm und seiner Familie einen gelungenen Start im Land der unbegrenzten Möglichkeiten.

Medizintechnik Auerwald KG

Ingo Niessen

Sprecher der Geschäftsführung


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