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Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung

Ab 1. Juli 2011 sollen Papierrechnungen mit elektronischen Rechnungen grundsätzlich gleichgestellt sein. Hierzu zählen alle Rechnungen im elektronischen Format, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, im Wege des Datenträgeraustausches oder per Computer-Telefax oder Fax-Server übermittelt werden.

Bislang wurden elektronische Rechnungen für steuerliche Zwecke nicht ohne weiteres anerkannt. Der Empfänger musste die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments gegenüber dem Finanzamt durch Nachweis eines qualifizierten digitalen Zertifikates belegen können. Künftig sollen Rechnungsempfänger selbst entscheiden können, wie die Anforderungen an elektronische Rechnungen zu erfüllen sind.


Anerkennung elektronischer Rechnungen

Voraussetzung für die Annerkennung elektronischer Rechnungen ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad. Grundsätzlich ist jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren geeignet, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Dies kann systemgestützt im Rechnungswesen oder durch manuellen Abgleich von Rechnungen mit geschäftlichen Unterlagen wie etwa Aufträgen, Kaufverträgen oder Lieferscheinen erfolgen. Auch Rechnungssteller können aufatmen: Sie können fortan auf ein qualifiziertes digitales Zertifikat verzichten.


Aufbewahrung der elektronischen Rechnung

Die elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in dem Format gespeichert werden, in dem die Rechnung ausgestellt bzw. empfangen wurde. Eventuelle Konvertierungen sind zusätzlich aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss dabei auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt.


Vor- und Nachteile der Änderungen

Ein Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen ist prinzipiell möglich, vorausgesetzt der Rechnungsempfänger erfüllt die so genannte Feststellungslast. Zu diesem Zweck sind wie bei der Papierrechnung Kriterien wie Unternehmereigenschaft des Leistenden oder Höhe der gesetzlich geschuldeten Steuer als Anspruchsvoraussetzung zu prüfen. "Die Neuregelungen bringen für Unternehmen nicht nur Vorteile", warnt Hans Jürgen Bathe vom Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC). "Die Kontrollbefugnisse des Fiskus werden deutlich erweitert." Finanzbeamte dürfen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau künftig neben elektronischen Rechnungen auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere oder Urkunden einsehen.


Ein Ausweg bleibt: Rechnungsempfänger müssen der Erstellung einer elektronischen Rechnung zustimmen und können im Zweifelsfall eine Papierrechnung verlangen. Nichtsdestotrotz sollten sich auch kleine und mittelgroße Unternehmen frühzeitig auf eine wachsende Zahl von elektronischen Rechnungen einstellen und entsprechende Vorkehrungen treffen.


Mehr zum Thema

Einen Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung des Bundesministerium der Finanzen finden Sie unter www.bundesfinanzministerium.de.


Über den BVBC

Der BVBC ist die zentrale Interessenvertretung der Bilanzbuchhalter und Controller in Deutschland mit derzeit rund 5.500 Mitgliedern. Der Verband diskutiert auf politischer und wirtschaftlicher Ebene neue Perspektiven des Finanz- und Rechnungswesens sowie Controlling und gestaltet diese maßgeblich mit. Mehr unter www.bvbc.de.

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