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Geschäftsessen

Fremdsprachen: Geschäftsessen

Geschäftsessen sind Events, die sorgfältig geplant und organisiert werden müssen. Hier finden Sie wichtige Tipps für Gestaltung und Ablauf.


Von der Wahl des Restaurants über die Einladung und Begrüßung der Gäste bis hin zur Sitzordnung - bei Geschäftsessen sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Je besser die Vorbereitung, desto gelungener der Ablauf und zufriedener die Gäste. In jedem Fall gilt es, für eine angenehme Atmosphäre zu sorgen.


Vorplanung: Klären Sie mit Ihrem "Auftraggeber" (z. B. Ihrem Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung) den Termin, den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen, die Gästeliste, den Anlass (z. B. zustande gekommener Geschäftsabschluss, Besiegeln einer Partnerschaft oder nur Projektbesprechung) sowie mögliche kulinarische Vorlieben oder etwaige Einschränkungen (Vegetarier, Diabetiker, eingeschränkte Mobilität …).


Wahl der Örtlichkeit

Steht der Termin fest, ist der erste Schritt die Auswahl der Örtlichkeit, damit Sie rechtzeitig reservieren können. Wählen Sie ein dem Anlass angemessenes Lokal. Wenn Sie kein "Stammlokal" oder ein Restaurant im Auge haben, das Sie bereits kennen, helfen einschlägige Restaurantführer. Gegebenenfalls gehen Sie dort zur Probe essen. Setzen Sie in jedem Fall auf bewährte Adressen und machen Sie keine Experimente.


Rahmenbedingungen

Lassen Sie sich die Örtlichkeiten zeigen und reservieren Sie einen separaten Raum beziehungsweise  zumindest einen geschützten Bereich. Klären Sie gegebenenfalls mit Ihrem Vorgesetzten, der die Gäste einlädt, ob es ein gemeinsames Menü geben soll oder ob den Gästen freie Wahl eingeräumt wird. Bei knapp bemessenem Zeitrahmen ist es sinnvoll, sich die Speisekarte vorab zu besorgen und die Gäste vorher verbindlich wählen zu lassen, damit Sie telefonisch vorbestellen können.


Detailplanung

Überlassen Sie nichts dem Zufall. Klären Sie im Restaurant Ihrer Wahl alle Details wie zum Beispiel:

- Anzahl der Gäste

- vorhandene Parkplätze

- Sitzordnung

- Tischdekoration

- Zeitrahmen (Ankunft, Ende)

- gemeinsames Menü oder freie Wahl? Getränke?


Unterstreichen Sie im Gespräch mit dem Ansprechpartner im Restaurant, dass Sie bevorzugt bedient werden möchten, und verabreden Sie ein unauffälliges Zeichen, mit dem Sie den nächsten Gang ordern. Klären Sie auch, ob Sie sich die Rechnung in die Firma schicken lassen oder ob vor Verlassen des Restaurants bezahlt wird. In jedem Fall sollte der Gastgeber den Zahlungsvorgang diskret abwickeln.


Ablauf

Sorgen Sie dafür, dass alles reibungslos abläuft. Vor allem bei sehr wichtigen Anlässen sollten Sie sich am Morgen des Termins telefonisch oder direkt vor Ort versichern, dass alles wie vereinbart vorbereitet ist. Erscheinen Sie vor den Gästen im Restaurant und begrüßen Sie jeden per Handschlag. Geleiten Sie jeden Gast zu seinem Platz. Falls sich die Gäste untereinander nicht kennen, ist es sinnvoll, einen Aperitif im Stehen einzuplanen, der mit ungezwungenem Smalltalk die Atmosphäre lockert. Klären Sie mit Ihrem Vorgesetzten, ob er vor Beginn des eigentlichen Essens eine kurze Ansprache halten möchte.


Übrigens: Bei großen Anlässen mit 50 oder mehr Gästen, ist es ratsam, sich von professionellen Event-Managern helfen zu lassen, die über entsprechende Erfahrung und Kontakte verfügen.


Satz- und Wortschatz

- Wir freuen uns, Sie am (Datum) um (Uhrzeit) ins Restaurant … zu einem gemeinsamen Business Lunch einzuladen.

- Parkplätze sind im Hof links/rechts des Restauranteingangs ausreichend vorhanden.

- Das Restaurant bietet auch Gerichte für Vegetarier und Diabetiker.

- Um Antwort wird bis zum … gebeten.

- Teilen Sie uns bitte bis zum … mit, ob Sie allein oder in Begleitung teilnehmen.

- Das Restaurant verfügt über einen barrierefreien Zugang.

Autor(en): Giselle Chaumien-Wetterauer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 11/2014

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