Menu

7 Muster für Absagen: Wie Sie nach erhaltenen Unterlagen freundlich „Nein danke“ sagen

„Schicken Sie uns Ihre Unterlagen gern per E-Mail zu“ – den Satz kennen Sie vielleicht auch. Und dann müssen Sie diesen Personen doch eine Absage schicken. Wenn Sie dafür nach alternativen Formulierungen suchen, haben wir die passenden für Sie parat.

Freundliche Absagen

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Absage formulieren, ohne dabei unfreundlich zu sein, helfen Ihnen die Ratschläge in diesem Beitrag.

Mit einer Absage sorgen Sie für Klarheit

Wenn Ihnen jemand unaufgefordert Unterlagen zuschickt, ist es nicht erforderlich, eine Absage zu schicken. Soweit die Theorie. In vielen Firmen und von einigen Chefs wird es dennoch gewünscht, dass Sie ein paar warme Worte des Dankes finden. Also heißt es, sich etwas Nettes aus den Fingern zu saugen. 

So sagen Sie nach Initiativbewerbungen freundlich und individuell ab.

Weitere Profi-Tipps von unseren Experten erhalten Sie hier.

Absagen auf erhaltene, angeforderte Unterlagen

Die meisten Assistentinnen sprechen täglich mit Anruferinnen oder Anrufern, die einen Service oder ein Produkt verkaufen oder einen Termin mit dem Vorgesetzten zum Kennenlernen vereinbaren möchten.

Ein Beispiel:

Frederike ist die Assistentin des Personalleiters und nimmt ein Telefonat entgegen. Ein Weiterbildungsanbieter möchte den Chef sprechen, um seine Trainings vorzustellen.

Frederike weiß, dass kein Bedarf an weiteren Anbietern besteht, da man seit Jahren sehr zufrieden mit den bisherigen Kooperationspartnern ist. Der Anrufer ist jedoch sehr nett und beharrlich.

„Okay“, sagt sie, „dann schicken Sie mir doch Ihre Unterlagen per E-Mail zu.“ Gleich am nächsten Tag erhält sie eine aufwändige Präsentation, die auf ihr Unternehmen abgestimmt zu sein scheint.

Sie zeigt die E-Mail noch ihrem Chef, aber der winkt sofort ab: kein Interesse. Jetzt muss Frederike dem netten Mann vom Vortag eine Absage schicken. Das gebietet die Höflichkeit.

Absagen: Lassen Sie sich zu nichts überreden

Wenn Sie wie Frederike wissen, dass Ihr Unternehmen ganz sicher kein Interesse an einer Kooperation hat, dann bitten Sie den Anrufer nicht, Ihnen Unterlagen zu schicken. Andernfalls tun Sie niemandem einen Gefallen – weder sich noch dem Dienstleister. Sie machen nur allen mehr Arbeit.

Absagen, wenn Ihr Chef Unterlagen angefordert hat

Einige Chefs sind ausgesprochen kommunikativ und gute Netzwerker. Was auf der einen Seite positiv erscheint, hat auf der anderen Seite den Nachteil, dass sie schlecht nein sagen können.

Diese Chefs bringen von ihren Reisen etliche Visitenkarten mit und haben unterwegs vielleicht gleich mehrmals „Ja, gerne, schicken Sie mir Ihre Unterlagen zu“ gesagt – ohne wirklich ernsthaft interessiert zu sein. Gilt dies auch für Ihren Chef, ist das in dem Augenblick die einfachere Variante für ihn. Ein Nein erscheint ihm zu unhöflich.

Die dann erforderlichen Absagen müssen Sie ganz besonders einfühlsam formulieren. Für alle Arten von Absagen liefert Ihnen dieser Beitrag die passenden Formulierungen. 

Die üblichen und die besten Formulierungen für Ihre Absagetexte im Vergleich

Diese Formulierungen wirken abgegriffen und oberflächlichSo formulieren Sie wirklich zeitgemäß und klar

Wir bestätigen dankend den Eingang Ihrer Unterlagen.

Meine Meinung: Die Top-Floskel – super altmodisch formuliert. Das liest sich, als könnten Unterlagen gehen. Und: Sie müssen nicht den „Eingang“ bestätigen. Sie antworten auf die erhaltene E-Mail; logisch, dass Sie die erhalten haben. 

Danke schön für Ihre Unterlagen.

Meine Meinung: Ein einfacher Dank reicht.

Wir haben im Augenblick keinen Bedarf.

Meine Meinung: „Augenblick“ suggeriert, dass Sie später Bedarf haben. Falls dem so ist, können Sie das auch so schreiben. Wenn Sie keine weiteren Angebote wünschen, dann fällt der Augenblick dem Rotstift zum Opfer. 

Wir benötigen keine xy.

Meine Meinung: Aus „Wir haben keinen Bedarf“ ist nun „benötigen“ geworden. Das Verb – ohne den Augenblick – macht den Satz sehr klar und eindeutig. So liest sich moderne Korrespondenz.

Vielleicht kommen Sie später noch einmal auf uns zu.

Meine Meinung: Tja, was will der Verfasser uns sagen? Der Empfänger weiß jetzt ganz sicher nicht, woran er ist. „Später“ und „vielleicht“ sind zudem sehr vage. Außerdem: „Auf uns zukommen“ ist eine altmodische Formulierung aus Zeiten ohne Briefpost und E-Mail.

Entweder ersatzlos streichen oder: Bitte melden Sie sich Ende Juli 20.. wieder bei uns.

Meine Meinung: Sie möchten keinen erneuten Kontakt? Dann machen Sie auch nicht das Angebot, erneut auf Sie zukommen zu können. Das ist keine Hilfe für den Anbieter. Sie stehlen ihm seine Zeit. Oder Sie formulieren, wenn Sie weiteren Kontakt wünschen, konkret, wann er sich bitte wieder melden möge.

Wir kommen zurück auf das mit Ihrer E-Mail unterbreitete Angebot.

Meine Meinung: Auf etwas zurückkommen, das unterbreitet wurde. Puh! Altmodischer Schreibstil par excellence. Das muss man erst mal können.

Vielen Dank für Ihre Unterlagen.

Meine Meinung: Das liest sich, als wäre der Text aus diesem Jahrtausend. Ist er auch. 

Wir möchten uns recht herzlich für die Zusendung Ihrer aussagekräftigen Unterlagen bedanken.

Meine Meinung: Der Schreibende möchte nicht, sondern tut es. „Zusendung“ – das ung-Wort macht den Satz behäbig. Und „aussagekräftig“ ist auch so ein typisches Floskelwort.

Danke schön für Ihr Angebot. Oder: Vielen Dank, dass Sie uns Informationsmaterial zu Ihrem Portfolio zugeschickt haben.

Meine Meinung: Beide Sätze sind direkt formuliert und verzichten auf das ebenso überflüssige wie unsinnige „möchten“. Das ist moderner und richtig. 

Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir im Augenblick …

Meine Meinung: Verzichten Sie auf die umständliche und überflüssige Einleitung „Wir müssen …“.

Danke schön für die sehr interessanten und professionell erstellten Unterlagen. Wir möchten trotzdem nicht davon profitieren, da wir xy nicht verwenden können/benötigen.

Meine Meinung: Diese beiden Sätze wirken freundlich und sind trotzdem klar. 

Absagen nach erhaltenen Unterlagen: 7 Muster

Absage nach auf ein Telefonat hin zugesandten Unterlagen, Assistentin → Dienstleister

Betreff: AW: Informationsmaterial Stendahl Consulting – unser Telefonat

Guten Tag, sehr geehrte Frau Freitag,

Sie waren so freundlich, mir nach unserem Telefonat letzte Woche Ihre Unterlagen zuzuschicken. Danke schön.

Wir haben Ihr Angebot intern „sacken lassen“. Es tut mir leid, dass wir in dem Bereich, in dem Sie aktiv sind und Ihre Schwerpunkte sehen, keinen Bedarf haben.

Freundliche Grüße

TANdoori. A.

Laura Schmitz

Assistenz Geschäftsleitung

Absage auf Unterlagen nach Telefonat – hat länger gedauert, Assistentin → Dienstleister

Betreff: Unser Telefonat vom 12. März 20..

Guten Morgen, sehr geehrter Herr Richter,

Sie hatten mir nach unserem Telefonat Ihre Unterlagen wie versprochen prompt zugeschickt. Danke sehr.

Entschuldigen Sie bitte, dass ich mich nicht früher dazu gemeldet habe; Ihre Unterlagen habe ich zwischenzeitlich an alle relevanten Kolleginnen und Kollegen in unserem Bereich weitergeleitet.

Die Resonanz ist leider nicht so, wie Sie sich das sicher wünschen. Keiner sieht eine Möglichkeit der Zusammenarbeit.

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich die Mühe gemacht und uns Ihre Unterlagen zugeschickt hatten.

Freundliche Grüße aus Köln

Schneider Automobiltechnik GmbH

i. A. Stefanie Meistermann

Assistenz Bereichsleitung Technik

Absage auf unaufgefordert zugeschickte Unterlagen – sehr klar und direkt, Assistentin → unbekannten Dienstleister

Betreff: AW: Ressourcen optimieren mit Jonas-Consulting

Sehr geehrter Herr Fischer,

Ihre Unterlagen, wie Sie sehen, haben uns erreicht und wurden auch schon gelesen. Das ist die gute Nachricht.

Die weniger gute ist: Ihr Portfolio ist für uns nicht interessant. Entschuldigen Sie bitte, dass ich das so offen formuliere, aber ich möchte Ihre Zeit nicht mit vagen Formulierungen strapazieren oder Sie hinhalten.

Haben Sie vielen Dank für Ihre Unterlagen und Ihre Zeit.

Freundliche Grüße

Schwertmann GmbH

i. A. Mareike Vossen

Absage nach Erhalt von Unterlagen, Chef hatte darum gebeten, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: AW: Unser Treffen „ManagerMeeting“ in Frankfurt am 15. Februar

Guten Tag, sehr geehrter Herr Abels,

Herr Wagner bittet um Entschuldigung, dass er sich nicht selbst bei Ihnen meldet, und lässt Sie sehr herzlich grüßen. Er ist im Augenblick viel auf Reisen.

„Auf Reisen“ hatten auch Sie einander getroffen und vereinbart, dass Sie ihm Unterlagen über Ihr Unternehmen schicken. Er hat sich alles angesehen und mich gebeten, Ihnen zu schreiben, dass er die Ausrichtung Ihres Angebots sehr gut findet, die Unterlagen professionell gestaltet sind und alles einen top Eindruck macht. Dennoch sind wir bei der Schnittger AG in diesem Businessbereich nicht aktiv.

Ob sich das ändert? Wir behalten Ihre Unterlagen und ich lege sie so ab, dass ich sie bei Bedarf schnell zur Hand habe.

Freundliche Grüße

Schnittger AG

i. A. Natascha Schmerle

Assistenz Uwe Wagner

Absage auf Angebot, Chefin hatte darum gebeten, Assistentin → Geschäftspartnerin

Betreff: AW: Unser Gespräch – Vernissage Holger Drechsler

Sehr geehrte Frau Bartels,

Sandra Kirschner hat mich gebeten, Ihnen auf Ihre E-Mail zu antworten, da sie momentan sehr viel unterwegs ist.

Ihre Unterlagen hat sie sich dennoch schon angeschaut. Momentan fällt ihr kein Thema ein, bei dem Sie miteinander arbeiten oder kooperieren könnten. Sie hat mich gebeten, Ihre Unterlagen aufzubewahren.

Wenn sich an unserer Ausrichtung etwas ändert und sich Kooperationsmöglichkeiten ergeben, melden wir uns.

Frau Kirschner lässt Sie sehr herzlich grüßen und hofft, Sie bei einer der nächsten Veranstaltungen in der Galerie Mayer wiederzusehen. Zur Finissage von Holger Drechsler kann sie leider nicht kommen.

Freundliche Grüße

Fischer Design GmbH & Co. KG

i. A. Isa Abels

Assistenz Dr. Sandra Kirschner

Absage auf Angebot nach Telefonat, Assistentin → Dienstleisterin

Betreff: AW: Unser Telefonat vom 5. Februar 20..

Guten Tag, sehr geehrte Frau Stödtner,

danke, dass Sie mir gleich nach unserem Telefonat Ihre Unterlagen zugeschickt haben.

Jetzt habe ich Sie schon eine Woche auf eine Antwort warten lassen und trotzdem keine guten Nachrichten für Sie.

Ich habe die Unterlagen unserem Geschäftsführer vorgelegt – das hatte ich Ihnen ja am Telefon versprochen. Leider hat er mich gebeten, Ihnen eine Absage zu schicken. Er sagt, er sähe keinen Bedarf. Entschuldigen Sie bitte, dass ich Ihnen nicht mehr dazu sagen kann.

Freundliche Grüße

Westfälisches Walzwerk

i. A. Birgit Schneider

Sekretariat Geschäftsleitung

Absage nach unaufgefordert zugeschickten Unterlagen, Assistentin → unbekannten Lieferanten

Betreff: AW: Kooperation Stingl-Technik GmbH

Guten Tag, sehr geehrter Herr Brettmann,

ich tue mich gerade etwas schwer, Ihnen eine Absage zu schicken, weil Ihre Unterlagen wirklich sehr beeindruckend und aufwändig erstellt sind. Ich muss es dennoch tun. Denn obwohl ich in mehreren Abteilungen recherchiert und nachgefragt habe, ergibt sich keine Möglichkeit der Kooperation. Unsere beiden Unternehmen scheinen einfach nicht für einander gemacht. Das ist sehr schade.

Ich hätte Ihnen gern eine erfreulichere E-Mail geschickt.

Freundliche Grüße

Standter Bräu GmbH

i. A. Tamara Rösner

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen

 

 

Ihre career@office 2019

07.05.2019: Frankfurt, Kap Europa

05.09.2019: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de