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Fremdsprachen: Richtig reklamieren

Grundsätzlich sollte der Käufer einer Ware die Lieferung bei Eingang prüfen. Welche Problemfälle sich dabei ergeben und wie Sie reagieren können, erfahren Sie hier. Plus: Richtig reklamieren in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.

Fremdsprachen: Richtig reklamieren

Grundsätzlich sollte der Käufer einer Ware die Lieferung bei Eingang prüfen. Welche Problemfälle sich dabei ergeben und wie Sie reagieren können, erfahren Sie hier.


Gerade im internationalen Handel kann es vorkommen, dass eine Lieferung nicht den Erwartungen entspricht. Bei der unerlässlichen Eingangskontrolle stellen Sie fest, dass ein anderer Artikel geliefert wurde, die Menge nicht stimmt oder die Qualität abweicht. In diesem Fall ist eine unverzügliche Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten erforderlich.


Reklamationsfall melden

Bei Beanstandungen ist der Lieferant schnellstens schriftlich (per Brief oder Mail, im Idealfall auf dem Lieferschein) zu benachrichtigen. Hier zwei mögliche Einleitungen:


  • Ihre Sendung vom … ist leider nicht zufrieden stellend.

  • Wir mussten leider feststellen, dass die gelieferte Ware nicht unserer Bestellung entspricht.

Praxis-Tipp: Trotz Ihrer möglichen Verärgerung ist ein freundlicher und sachlicher Umgangston selbstverständlich. Geben Sie stets Auftragsnummer und Lieferdatum an, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.


Falsche Ware - falsche Qualität

Wurde Ihnen eine falsche oder eine in der Qualität abweichende Ware geliefert, können Sie diese auf Kosten des Lieferanten zurücksenden und eine Ersatzlieferung verlangen. Wenn Sie jedoch bereit sind, die Ware ersatzweise anzunehmen, können Sie eine Preisminderung geltend machen. Für den Verkäufer ist dies meistens günstiger als der Aufwand für Rücknahme und erneute Sendung.


  • Leider enthielt das Paket statt der bestellten roten … grüne … . Wir würden diese übernehmen, wenn Sie uns hierfür einen Preisnachlass von 15 % gewähren, andernfalls müssten wir Ihnen die Ware zurücksenden und schnellstens Ersatz erhalten.

Falsche Menge

Ist die falsche Menge geliefert worden und kann dies zu Problemen bei Ihnen führen, z.B. zu entgangenen Umsätzen oder stockender Produktion aufgrund fehlender Teile, sollten Sie auf unverzügliche Nachlieferung zu einem von Ihnen festgelegten Termin bestehen.


  • Bei der Mengenprüfung mussten wir feststellen, dass 2 Losgrößen der … fehlen. Bitte liefern Sie uns die fehlenden Artikel bis zum … .  

Falls Sie sich die benötigte Ware aus Termingründen anderweitig beschaffen müssen, trägt der säumige Lieferant die eventuellen Mehrkosten.


  • Sollte die Fehlmenge nicht bis … bei uns sein, werden wir die Ware anderweitig besorgen. Eventuelle Mehrkosten müssten wir Ihnen dann leider in Rechnung stellen.

Defekte Ware

Wenn die gelieferte Ware zum Beispiel aufgrund einer beschädigten Verpackung Mängel aufweist, haben Sie folgende Optionen:


  • Rücksendung und Ersatzlieferung (Termin setzen!)

  • Annahme und Forderung eines Preisnachlasses

  • Reparatur auf Kosten des Lieferanten (sofern möglich)Rücksendung und Verzicht auf Ersatzlieferung (wenn Sie z.B. aus Termingründen die Ware anderweitig beschaffen müssen).


Beispiel


Betreff: Reklamation zu Auftrag Nr. B5645 v. 15.07.09
Von: dora.blank@yyy.com
Datum: 03.08.2009
An: m.seiler@xxx.com
CC: karl.hanns@yyy.com, mark.mutz@yyy.com

Hallo Herr Seiler,

Leider mussten wir bei der heute eingegangenen Lieferung feststellen, dass die Ware nicht unseren Vorgaben entspricht, da die Körnung des Pulvers zu grob ist.

Nach Rücksprache mit unserer Produktion könnten wir die Ware nach entsprechender Behandlung einsetzen. Für den Mehraufwand er-warten wir einen Preisnachlass in Höhe von 15 %. Andernfalls müssten wir Ihnen die Ware zurücksenden und auf Ersatzlieferung bis spätestens 07. August 2009 bestehen.

Geben Sie uns bitte umgehend Bescheid. Besten Dank.

Mit freundlichen Grüßen
Dora Blank
Abteilung Rohstoffeinkauf



 

Übersetzung herunterladen

Die Übersetzung dieses Beitrags in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch steht weiter unten zum Download bereit.

Autor(en): Giselle Chaumien-Wetterauer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 08/2009

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