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Fremdsprachen: Der optimale Zwischenbescheid

Wann ist ein Zwischenbescheid sinnvoll, und wie baut man ihn am besten auf? Tipps und Formulierungen dazu finden Sie in diesem Beitrag. Außerdem: Der optimale Zwischenbescheid in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.

Fremdsprachen: Der optimale Zwischenbescheid

Als Profi wissen Sie, dass ein Zwischenbescheid enorm wichtig sein kann. Damit können Sie beispielsweise im Laufe einer Reklamationsbearbeitung die Wogen glätten, indem Sie auch bei längerer Prüfung einer Beschwerde den Kunden auf dem Laufenden halten. Nur so stellen Sie sicher, dass er sieht: Sie setzen sich aktiv ein, um sein Problem zu lösen. Auch bei Bewerbungen ist ein Zwischenbescheid oft wichtig: weil die Bewerber häufig ungeduldig darauf warten, etwas zu erfahren – und weil angesichts der Vielzahl an Bewerbungen die meisten Auswahldurchgänge eine Weile dauern.


Check: Wann ist ein Zwischenbescheid nötig?

Wann ein Zwischenbescheid nötig oder sinnvoll ist, das können Sie anhand der folgenden Fragen herausfinden: Briefsorten prüfen: Welche Reaktionszeiten sind bei welchem Anlass wünschenswert? Wann sollte ein Zwischenbescheid eingeplant werden? Kommunikationsprobleme bei aktuellen und vergangenen Fällen untersuchen: Hätte ein Zwischenbescheid geholfen, die Probleme zu vermeiden? Wann hätte er geschrieben werden sollen? Wann hätte er geschrieben werden können?


Die Einleitung

Wann immer es möglich ist, sollten Sie einen Zwischenbescheid – wie jeden anderen Brief auch – mit einem Dank beginnen. Besonders günstig ist es, wenn Sie den Dank gleich mit einer Information verknüpfen. Bei einer Bewerbung zeigen Sie damit, dass Sie nicht die Zeit Ihres Gegenübers mit langwierigen Floskeln verschwenden. Bei einer Reklamationsbearbeitung erreichen Sie, dass der Dank glaubwürdig klingt. Nur dann kann er den Empfänger besänftigen.


  • Vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen, die Anfang dieser Woche bei uns eingetroffen sind.

  • Herzlichen Dank, dass Sie uns auf das Problem mit unseren Bestellnummern aufmerksam gemacht haben. 

Die zentrale Aussage

Die zentrale Aussage Ihres Zwischenbescheids beinhaltet in jedem Fall die konkrete Auskunft über den Zeitrahmen der Bearbeitung. Denn jeder Bewerber möchte so schnell wie möglich wissen, ob er zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird. Und jeder, der reklamiert, möchte sein Problem so schnell wie möglich gelöst sehen. Deshalb sollten Sie möglichst genau Auskunft über den zeitlichen Ablauf geben – und das auch gut begründen! Zwei Beispiele:


  • Wir haben so viele Bewerbungen bekommen, dass die sorgfältige Auswertung noch etwa drei Wochen in Anspruch nehmen wird. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir uns erst dann wieder bei Ihnen melden können.

  • Die Ersatzlieferung unseres italienischen Lieferanten trifft voraussichtlich Anfang nächster Woche bei uns ein. Dann gehen die ... aber sofort an Sie heraus – ich sorge persönlich dafür.

Unser Tipp: Geben Sie eine realistische Einschätzung des Zeitrahmens ab, kalkulieren Sie dabei aber nicht zu eng. Wenn Sie einen etwas längeren Zeitraum angeben, als Sie für realistisch halten, ersparen Sie sich Nachfragen. Die kommen sonst unweigerlich, sobald die Auswertung der Bewerbungen oder die Prüfung der Reklamation doch etwas länger in Anspruch nimmt als geplant.


Beispiel 


Karlsen Fix-Scan
Hauptstraße 2
44534 Lünen

Firma Muster
Frau Jutta Mustermann
Mustermannstraße 123
45678 Musterstadt

25. November 2008

Ihre Reklamation vom 23. November
Zwischenbescheid

Sehr geehrte Frau Breck,

entschuldigen Sie noch einmal wegen des Ärgers, den Sie wegen der Fehlfunktion Ihres Scanners hatten. Das Gerät wird zurzeit geprüft, und das Ergebnis werde ich spätestens übermorgen bekommen. Dann rufe ich Sie sofort an, und wir besprechen alles Weitere.

Freundliche Grüße
Isabell Hagers



Übersetzung herunterladen

Die Übersetzung dieses Beitrags in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch steht weiter unten zum Download bereit.

Autor(en): Giselle Chaumien-Wetterauer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 11/2008

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