Menu

Fremdsprachen: Auf Mahnungen reagieren

Normalerweise sind Sie diejenige, die mahnt. Doch was tun, wenn Sie selbst eine Mahnung bekommen - und darüber hinaus nicht gleich zahlen können? Hilfe bieten die folgenden Formulierungen und Tipps. Außerdem: Auf Mahnungen reagieren in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.

Normalerweise sind Sie diejenige, die mahnt. Doch was tun, wenn Sie selbst eine Mahnung bekommen - und darüber hinaus nicht gleich zahlen können? Hilfe bieten die folgenden Formulierungen und Tipps. Außerdem: Auf Mahnungen reagieren in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch.


Manche Unternehmen geben intern die Anweisung heraus, Rechnungen nie vor der ersten Mahnung zu bezahlen. Sofern Sie nicht in einer solchen Firma arbeiten, sind Ihnen Mahnungen wahrscheinlich vor allem als Absender vertraut, weniger als Empfänger. Da stellt sich die Frage: Wie geht man mit dieser ungewohnten Situation um? Wie reagiert man angemessen und lösungsorientiert auf eine zweite oder dritte Mahnung - vor allem dann, wenn man in Zahlungsschwierigkeiten steckt?

 

Die richtige Einstellung

Hier gilt, wie so oft in der Korrespondenz: Wechseln Sie zwischendurch einmal den Blickwinkel, versetzen Sie sich in den anderen hinein. Und dann schreiben Sie so, wie Sie selbst auch angeschrieben werden möchten.

Das bedeutet: Entschuldigen Sie sich ohne Ausflüchte, liefern Sie gute Gründe für die Zahlungsverzögerung (und eventuell für Ihr bisheriges Schweigen), und bieten Sie Lösungsmöglichkeiten an.

 

Entschuldigen Sie sich ohne Umschweife

Entschuldigen Sie sich sofort als Erstes, direkt zu Beginn Ihres Briefes. So erreichen Sie, dass der Empfänger - der sich vermutlich über Sie geärgert hat - wieder positiv eingestimmt wird. Dann hat das, was Sie danach vermitteln, bessere Chancen, wohlwollend gelesen zu werden. Und das beeinflusst wiederum, wie einfach Sie sich auf eine Lösung einigen können.


  • Es tut mir Leid, dass Sie auf Ihre Briefe noch nichts von mir gehört haben.

  • Entschuldigen Sie, dass wir Ihre Rechnung bislang nicht bezahlt haben.

  • Bitte entschuldigen Sie, dass Sie so lange auf unsere Zahlung warten mussten. 

Liefern Sie Gründe, und bieten Sie Lösungen an

Am wichtigsten ist dabei, dass Sie gute Gründe nennen - und dass Sie den schwarzen Peter für Ihr Versäumnis nicht jemand anderem in die Schuhe schieben. Das wirkt nicht nur unsympathisch, sondern auch unprofessionell.

Auch wenn Sie nicht sofort zahlen können: Bieten Sie eine konkrete Lösung an. Das kann beispielsweise ein fester Zahlungstermin sein oder eine sofortige Teilzahlung, wobei Sie für den Restbetrag um einen Aufschub bitten - wieder bis zu einem konkreten Termin.


  • Da mehrere unserer großen Kunden in letzter Zeit nicht termingerecht gezahlt haben, sind wir selbst ebenfalls in einen Zahlungsengpass geraten. Das ist selbstverständlich unser Problem, nicht Ihres. Wir hoffen dennoch, dass Sie uns mit einem Zahlungsaufschub bis zum ... entgegenkommen.

  • Unser Hauptkunde hat Konkurs angemeldet, und wir sind dadurch nicht in der Lage, sofort die gesamte Summe zu überweisen. Wären Sie mit einer Teilzahlung von ... Euro sofort und einer Restzahlung bis zum ... einverstanden? Damit würden Sie uns sehr helfen.

  • Nach einem Computerabsturz arbeiten wir zwar fieberhaft an der Rekonstruktion, konnten aber nicht verhindern, dass einige wichtige Angelegenheiten in der Zwischenzeit wegen fehlender Daten unter den Tisch gefallen sind. Wir werden die offene Rechnung jetzt sofort begleichen.


Beispiel 
Kradersin AG

Kradersin AG, Hellberg 4, 50127 Bergheim

Firma Mustermann
Herrn Frank Mustermann
Musterweg 12
12345 Musterstadt


4. März 2007

 

Rechnung Nr. 204753
Ihre Mahnungen vom 14.02. und 02.03.2007


Sehr geehrte Frau ...,

bitte entschuldigen Sie, dass wir auf Ihre erste Mahnung nicht reagiert haben. Es ist keine Entschuldigung, aber eine Erklärung: Einer unserer wichtigsten Kunden ist in Zahlungsschwierigkeiten geraten, was uns ebenfalls Probleme bereitet.

Wir können deshalb zurzeit nicht die gesamte Summe auf einmal zahlen. Sofort heute überweisen wir Ihnen ... Euro, möchten Sie aber um einen Zahlungsaufschub für die Restzahlung bitte, möglichst bis zum ...

Gern können wir uns auch telefonisch noch einmal darüber verständigen. Rufen Sie mich einfach unter ... an.

Freundliche Grüße

Gesine Hasel 



Übersetzung herunterladen

Die Übersetzung dieses Beitrags in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch steht weiter unten zum Download bereit.

Autor(en): Giselle Chaumien-Wetterauer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 03/2007


Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Karriere-Messe für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Save the date: Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

10.10.2018: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de