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Europäische Datenschutzgrundverordnung tritt in Kraft

In wenigen Wochen tritt die „Europäische Datenschutzgrundverordnung“ (DSGVO) in Kraft. Diese regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten – digital genauso wie in Papierform. Laut DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur für legitime Zwecke, zum Beispiel für Verträge, erfasst werden, und sie bedürfen besonderen Schutzes.

Europäische Datenschutzgrundverordnung tritt in Kraft

In einigen Fällen ist sogar die Einwilligung der betroffenen Person erforderlich. „Unternehmen müssen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen ergreifen, um diese neuen Datenschutzbestimmungen einzuhalten“, sagt Andreas Guhl, Legal Director bei Office Depot. Viele Unternehmen konzentrierten sich bei der Umsetzung der DSGVO vor allem auf digitale Daten, obwohl analoge Daten immer noch den Großteil aller personenbezogenen Daten ausmachten. Laut einer Bitkom-Studie sind mehr als die Hälfte aller Prozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen immer noch papierbasiert, so zum Beispiel bei Stundenzetteln, Rechnungen oder Verträgen. Für eine sachgerechte Handhabung der Daten ist vor allem die Aufbewahrung maßgeblich. „Ein übersichtliches Ablagesystem ist für den Datenschutz entscheidend“, so Guhl.

„Dokumente müssen nach Zweck und Anwendungsbereich sortiert werden. Es sollte bei jedem Datensatz protokolliert werden, dass die Einverständniserklärung der betroffenen Personen zur Datenerfassung vorliegt.“ So ist ein Nachweis der gesetzlichen Vorgaben gegeben. Werden diese nicht eingehalten, drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro bzw. vier Prozenz des jährlichen Umsatzes des betroffenen Unternehmens. Doch nicht nur die Aufbewahrung, auch die Entsorgung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, unterliegt bestimmten Richtlinien.

Diese dürfen nicht einfach im Firmenmüll entsorgt werden, sondern müssen so vernichtet werden, dass der Inhalt nicht mehr rekonstruierbar ist. „Dafür erforderlich sind Aktenvernichter, die mit unterschiedlichen Zerkleinerungsstufen angeboten werden“, weiß Andreas Guhl. „Sämtliche Informationen werden sicher entsorgt, ohne dass beispielsweise Identitätsbetrug möglich ist.“

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