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Erfolgreich Geschäftsbriefe verfassen

Papier mag geduldig sein, der Leser ist es nicht. Diese sieben Regeln helfen Ihnen, Ihre Geschäftsbriefe so zu schreiben, dass sie gut verstanden werden.

Erfolgreich Geschäftsbriefe verfassen

Der Geschäftsbrief ist in vielen Fällen ist die bessere Alternative zur E-Mail. Etwa als Anschreiben beim Versand von Material, als Zeichen der Wertschätzung oder um dem eigenen Anliegen Nachdruck zu verleihen. Und er garantiert Rechtssicherheit, die eine E-Mail heute nicht ohne Weiteres bieten kann.


Sieben Praxistipps

Doch es ist nicht immer einfach, alles richtig zu machen. Dr. Markus Nickl, Sprachexperte und Geschäftsführer der doctima GmbH, gibt Praxistipps.




1. Struktur erleichtert das Lesen

Eine klare Struktur macht Ihren Brief übersichtlicher. Trennen Sie Einleitung, Hauptteil und Schluss durch Absätze. Halten Sie den Einleitungsteil kurz: Hier machen Sie deutlich, in welcher Verbindung Sie zum Adressaten stehen. Im Hauptteil erklären Sie Ihr Anliegen, im Schluss fassen Sie das Wesentliche noch einmal zusammen und gehen kurz auf das weitere Vorgehen ein.


2. Kampf dem Amtsdeutsch

Ein bürokratischer Schreibstil ist Gift für jeden Geschäftsbrief. Dazu zählen Abkürzungen wie u.a., ggf., etc., aber auch Nominalstil und Passivformen. Wenn Sie sich um eine lebendige Sprache bemühen, werden Ihre Briefe lesbarer. Beispiel gefällig? Die Aussage  "Wir haben Ihr Geld heute überwiesen." ist verständlicher und freundlicher als "Der Betrag wurde termingerecht zur Zahlung angewiesen."


3. Verbindlich, aber nicht persönlich

Ein Geschäftsbrief ist nicht das gleiche wie eine E-Mail an einen guten Freund. Er ist gekennzeichnet durch eine gewisse persönliche Distanz, sollte aber deshalb nicht hölzern oder gar abweisend formuliert sein. Schreiben Sie freundlich und verbindlich, ohne emotional oder persönlich zu werden.


4. Machen Sie's kurz

Erleichtern Sie Ihrem Adressaten das Lesen! Achten Sie auf kurze und einfache Sätze. Hinterfragen Sie nach dem Schreiben jeden Satz: Was sagt er aus? Können Sie es einfacher sagen?


5. Sagen, was Sache ist

Sprechen Sie Ihr Anliegen deutlich an. Höfliches "Drumherumreden" führt nur dazu, dass Ihr Anliegen als weniger dringend wahrgenommen wird. Ganz gleich, ob Sie jemanden auffordern, eine Rechnung zu begleichen, ihm für etwas danken wollen oder um eine Kontaktaufnahme bitten: Schreiben Sie es höflich, aber deutlich und ohne Umschweife.


6. Orientieren Sie sich am Standard

Für Geschäftsbriefe gibt es feste Standards: Die DIN 676 legt zum Beispiel die Seitenaufteilung eines Briefs fest. Nicht alles ist verpflichtend, aber bei der Platzierung von Adresse, Datum, Ort oder Betreffzeile sollten Sie keine kreativen Experimente wagen.


7. Schnörkellose Gestaltung

Ein Geschäftsbrief muss auch optisch einen professionellen Eindruck machen. Verwenden Sie klassische Schriftarten wie Times New Roman oder Arial. Nutzen Sie Ihr Firmenbriefpapier mit dem Firmenlogo.


Ein schlichter, direkter und verbindlicher Stil hat übrigens noch einen besonderen Vorteil: Er ist auch für Nicht-Muttersprachler einfacher verständlich. Angesichts der steigenden Zahl international ausgerichteter Unternehmen wird dies immer wichtiger.


Weitere Informationen unter www.doctima.de.

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