Menu

Entspannt in den Urlaub starten

Sommerzeit ist Urlaubszeit: Während für die einen Erholung und Entspannung auf dem Programm steht, gilt es für die daheimgebliebenen Kollegen die Urlaubsvertretung zu managen. Mit diesen Tipps läuft die anstehende Urlaubsübergabe reibungslos ab.

Entspannt in den Urlaub starten

Ein Thema, das in der Sommerzeit jedes Jahr aufs Neue entsteht und dennoch häufig vernachlässigt wird, ist die Urlaubsübergabe. TechSmith gibt Tipps, damit die Einweisung der Vertretungen reibungslos verläuft und gleichzeitig nicht zu viel Zeit kostet.


1. Kommunikation

Informieren Sie Ihre Kollegen rechtzeitig über den anstehenden Urlaub und klären Sie, wer in Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernehmen kann.


2. Zeitmanagement

Priorisieren Sie die noch anstehenden Aufgaben und legen Sie einen Zeitrahmen fest, in dem diese Themen erledigt werden müssen. Eine Liste mit den wichtigsten Dingen, die Sie noch vor Ihrem Urlaub erledigen müssen, hilft dabei, den Überblick zu bewahren.


3. To Do-Liste

Eine übersichtliche Checkliste, in der die wichtigsten Aufgaben zu Beginn stehen, ist die halbe Miete. Listen Sie für die Urlaubsvertretung auf, welche Dinge während der Abwesenheit erledigt werden müssen, nennen Sie die verantwortlichen Personen für diese Aufgaben und setzen Sie eine Deadline, bis zu welchem Zeitpunkt das Thema erledigt werden muss.


4. Kontaktliste vorbereiten

Die Nennung der Ansprechpartner inklusive derer Kontaktdaten hilft dabei, die Übersicht zu behalten, an wen sich die Kollegen wenden müssen und wer mit weiteren Informationen behilflich sein kann.


5. Prozesse erklären

Wie bediene ich bestimmte Tools? Wo findet man welche Dokumente und wie gehe ich mit bestimmten Anwendungen um? Lange Erläuterungen und Beschreibungen kosten viel Zeit, wobei ein Bild, ein Screenshot oder eine kleine Grafik oftmals schon alles erklärt.

 

Mit Snagit kann man solche Aufnahmen schnell erstellen. Screenshots können durch Beschreibungen und Markierungen ergänzt werden. Das Einfügen von Pfeilen oder Hotspots erleichtert das Auffinden bestimmter Elemente zusätzlich. Und falls eine Beschreibung doch etwas aufwändiger ist, lassen sich mit Snagit auch kurze Bildschirmvideos samt Tonspur erstellen, die einen Vorgang näher darstellen.


6. Out of office

Urlaub bedeutet Erholung und wortwörtlich - Abschalten. Das gilt insbesondere für Laptop und Smartphone, die man am besten gar nicht in den Urlaub mitnehmen sollte. Die rechtzeitige Kommunikation Ihrer Abwesenheit und Klärung der Verantwortlichkeiten sollte sicherstellen, dass dies auch möglich ist. Während des Urlaubs hilft eine vorab eingestellte Out-of-Office-Meldung dabei, auf die Dauer der Abwesenheit hinzuweisen und die Kontaktdaten der Urlaubsvertretung zu hinterlassen.  




Weitere Informationen finden Sie unter www.techsmith.de.



 

Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Karriere-Messe für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Save the date: Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de